Odpowiedź:

Zakup kart podarunkowych w celu ich przekazania kontrahentom będzie stanowić koszt uzyskania przychodów, o ile wydatki na ten cel nie stanowią wydatków reprezentacyjnych.

 

Uzasadnienie:
Za koszt uzyskania przychodów uznaje się wydatek, który spełnia wymogi stawiane przez art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznym (tekst jedn.: Dz. U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) – dalej u.p.d.o.f.
Zgodnie z tym przepisem, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Jak wynika z treści ww. przepisu, wydatki spełniające definicję kosztu muszą pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami. Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzonym biznesem, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, z wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niemogące pomniejszyć przychodów.

Dodać należy, że na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W mojej ocenie wydatki na karty podarunkowe przeznaczone dla kontrahentów w celu zachęcenia ich do współpracy z Państwa firmą wykazują związek z przychodami. Wydatki tego rodzaju mają cel marketingowy i ostatecznie zmierzają do zwiększenia kwoty przychodów. Żaden przepis nie uzależnia możliwości zaliczenia ww. wydatków do kosztów od prowadzenia ewidencji osób obdarowanych (o ewidencję pozwalającej na ustalenie tożsamości osób obdarowanych mowa natomiast w ustawie o podatku od towarów i usług).

Jednakże o definitywnej kwalifikacji wydatków na zakup kart podarunkowych dla klientów przesądzi fakt, że nie są to wydatki na reprezentację. Stosownie bowiem do art. 23 ust. 1 pkt 23 u.p.d.o.f. nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Podkreślić należy, że u.p.d.o.f. nie definiuje ww. pojęcia ani też nie odsyła do innych przepisów prawa. Brak ustawowej definicji słowa „reprezentacja” oznacza, że należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Przenosząc tę definicję na grunt u.p.d.o.f. należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej zmierzające do stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę.

Celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie dobrego obrazu firmy, działalności podatnika, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami (klientami). Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy patrzeć właśnie przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny.

Jak wynika z powyższego jednoznaczne określenie, czy dany wydatek wpisuje się w wydatki reprezentacyjne wymaga  odrębnej oceny i jest możliwe na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów tych wydatków, ustalenia kręgu adresatów, okoliczności, w jakich dochodzi do wydatkowania środków.

Zakładając, że ww. wydatek w okolicznościach badanej sprawy nie ma cech reprezentacji wystawione na rzecz Państwa firmy noty obciążeniowe wraz z ewidencją zawierającą podpis osoby odbierającej kartę w wystarczający sposób dokumentuje fakt poniesienia kosztu i jego przeznaczenie.

Jak bowiem wynika z § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie wykonania prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz. U. z 2014 r. poz. 1037 z późn. zm.) – dalej r.p.k.p.r. podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, dokumenty celne, a także inne dowody, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

  • wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
  • datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
  • przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
  • podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych - oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.


Zakładać należy, że wystawione noty obciążeniowe zawierają ww. dane, stąd uznać je należy za dowód księgowy stanowiący podstawę ujęcie wydatku na zakup kart podarunkowych w kosztach uzyskania przychodów, o ile oczywiście karty te nie noszą cech wydatków na reprezentację.

Marek Jurek, autor współpracuje z publikacją Vademecum Głównego Księgowego
Odpowiedzi udzielono  14.10.2016 r.