Wnioskodawca w miejscu zatrudnienia pełni funkcję inkasenta-kontrolera poboru energii elektrycznej, w szczególności układów pomiarowych i odczytów wskazań liczników indywidualnych odbiorców, liczników firmowych, z innego obrotu energią, a także liczników na mikroinstalacje usytuowane w różnych miejscowościach położonych w dalszej odległości od miejsca zatrudnienia, których odczyty wykonywane są, jak wskazuje wnioskodawca, praktycznie każdego dnia miesiąca. Za wykonywaną pracę otrzymuje wynagrodzenie ustalone w umowie o pracę. Wnioskodawca zawarł z pracodawcą dodatkową umowę o używanie samochodu prywatnego do celów służbowych w ramach jazd lokalnych, gdzie miesięczny limit został ustalony na 300 km. Zwrot kosztów samochodu do celów służbowych następuje według stawek określonych m. in. w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy.
Zwrot kosztów pracownikowi jako dodatkowy przychód?
Pracodawca zgodnie z umową ma obowiązek zwrócić pracownikowi utracone przez niego koszty w następnym miesiącu kalendarzowym w terminie wypłaty wynagrodzenia w następstwie złożonego przez pracownika pisemnego oświadczenia obejmującego jazdy pozalokalne ze wskazaniem miejscowości, do których pracownik pojechał wraz ze szczegółowymi danymi odnoszącymi się poszczególnych podróży. W podsumowaniu kwoty za cały miesiąc wnioskodawca dolicza kwotę ryczałtu za jazdę lokalną w kwocie ok. 300 zł, która może ulec zmianie w razie nieobecności pracownika w pracy. Tym sposobem pracodawca wypłaca pracownikowi comiesięczny ryczałt za używanie samochodu pracownika podczas przejazdów lokalnych oraz zwraca koszty przejazdu samochodem prywatnym wykorzystywanym w celu wykonywania pracy poza miejscem zatrudnienia (przejazdy pozalokalne). Pracodawca wnioskodawcy traktuje zwrot kosztów pracownikowi jako jego dodatkowy przychód i odpłatne świadczenie pieniężne, a samych wyjazdów pracownika do punktów odczytów liczników nie uważa za podróż służbową w rozumieniu kodeksu pracy.
Zobacz procedurę w LEX: Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy >
Negatywne skutki dla pracownika wykorzystującego prywatny samochód
Wnioskodawca nabrał wątpliwości co do skutków podatkowych wskazanych czynności, dlatego też zwracając się do dyrektora KIS zadał pytanie, czy dokonywany przez pracodawcę na rzecz wnioskodawcy zwrot kosztów przejazdu samochodem prywatnym wykorzystywanym w celu wykonywania obowiązków pracowniczych stanowi przychód wnioskodawcy zgodnie z przepisami ustawy o PIT.
Zobacz procedurę w LEX: Rozliczanie przejazdów w podróżach służbowych >
Sam wnioskodawca wychodził z założenia, że zwrot kosztów korzystania z samochodu prywatnego dla celów pracodawcy powinien być neutralny podatkowo, ponieważ nie stanowi korzyści majątkowej, nie powiększa jego majątku, nie stanowi także przychodu, a jedynie rekompensatę, wyrównanie kosztów poniesionych w interesie pracodawcy. Jest to jedynie zwrot kosztów poniesionych w wyniku używania swojego prywatnego samochodu dla celów służbowych. Jak wskazał wnioskodawca, to pracodawca jest co do zasady zobowiązany do ponoszenia kosztów związanych ze świadczeniem pracy przez pracownika, dlatego też same koszty nie stanowią ani wypłaty pieniężnej, ani świadczenia w naturze ani ekwiwalentu dla pracownika. Podkreślić również należy, co jest zgodne z twierdzeniem wnioskodawcy, że to pracownik dokonuje świadczenia na rzecz pracodawcy, który zamiast zapewnić pracownikowi samochód celem wykonania obowiązków pracowniczych, wyrównuje wydatki ponoszone przez pracownika w celu realizacji jego obowiązków pracowniczych.
Skoro pracodawca nie zapewnia samochodu służbowego, zwraca poniesione koszty przejazdu własnym, prywatnym samochodem. Finansowanie kosztów jest równoznaczne z wypełnieniem przez pracodawcę ustawowego obowiązku prawidłowej organizacji efektywnej, wydajnej i rzetelnej pracy. Wnioskodawca zwrócił także uwagę na fakt, że cała sytuacja powoduje dla niego ujemny bilans, ponieważ dodatkowo ponosi koszty paliwa, eksploatacji samochodu i częstszych napraw serwisowych. Wskazane koszty nie mogą stanowić przychodu, który jest świadczeniem poniesionym w interesie pracodawcy, przynoszącym konkretną i wymierną korzyść. Na potwierdzenie swojej tezy wnioskodawca odwołał się do wyroku WSA w Bydgoszczy z 8 czerwca 2021r. sygn. I SA/Bd 223/21.
Z argumentacją wnioskodawcy nie zgodził się dyrektor KIS, uznając je za nieprawidłowe (interpretacja indywidualna z 30 grudnia 2022r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.778.2022.2.GG).
Problematyczna szeroka definicja przychodu pracownika
Dyrektor KIS w pierwszej kolejności wskazał na generalną zasadę opodatkowania podatkiem dochodowym określoną w ustawie o PIT. Wynika z niej, że opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkie uzyskane przez podatnika w danym roku korzyści majątkowe, z wyjątkiem wyłączonych z opodatkowania na mocy ustawy. Przychodem ze stosunku pracy i stosunków pokrewnych są wszelkiego rodzaju wypłaty i świadczenia skutkujące u podatnika powstaniem przysporzenia majątkowego mającego swoje źródło w stosunku pracy lub stosunku pokrewnym łączącym pracownika z pracodawcą. Jak wskazał dyrektor KIS, szerokie zdefiniowanie pojęcia przychodu pracownika skutkuje powstaniem obowiązku jego zwiększenia zawsze wtedy, kiedy pracownik uzyska od pracodawcy realną korzyść mającą wymiar finansowy.
Odnośnie samej możliwości używania samochodów osobowych, motocyklów i motorowerów niebędących własnością pracodawcy do celów służbowych na podstawie zawartych umów cywilnoprawnych, dyrektor KIS odwołał się do przepisów ustawy o transporcie drogowym z 6 września 2001 r., wskazując dodatkowo, że sam zwrot wydatków używania przez pracownika pojazdu do wyjazdów lokalnych stanowi dodatkowe świadczenie otrzymywane przez pracownika od pracodawcy.
Zobacz również: NSA: Zaległe składki do ZUS zapłacone przez płatnika nie są przychodem byłego pracownika >>
Zwrócone pracownikowi koszty – opodatkowane czy zwolnione z PIT
Organ interpretujący zauważył, że w sytuacji nieotrzymania zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów, byłby on zobowiązany do pokrycia ich z własnych środków, tak więc jeśli odmówi przyjęcia świadczenia - nie uniknie dodatkowego wydatku. Jednoznacznie uznał zwrot kosztów poniesionych przez pracownika tytułem wykorzystywania prywatnego samochodu osobowego do celów służbowych związanych z działalnością pracodawcy za dodatkowe świadczenie, a w konsekwencji za przychód podlegający opodatkowaniu w rozumieniu przepisów ustawy o PIT. Jedyne zwolnienie wskazanych kosztów z opodatkowania podatkiem dochodowym, zgodnie z przepisami ustawy o PIT, obejmuje swoją dyspozycją wyłącznie określone kategorie osób enumeratywnie wymienione w odrębnych ustawach, do której to kategorii, zdaniem organu interpretującego, wnioskodawca się nie zalicza. Co więcej, fakt zawarcia odrębnej umowy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem odnośnie kwestii wykorzystywania prywatnego samochodu dla celów służbowych, mimo, że związany z pozostawaniem pracownika w stosunku pracy, nie ma znaczenia.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
