Według Ministerstwa Inwestycji i Rozwoju, naukowcy tworzący Pracownię Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego, która od 8 lat bada język polskich firm i urzędów przekonują, że standard prostej polszczyzny nie wymaga nowych aktów prawnych, tylko zmiany praktyki.

Jak nam mówi prof. dr hab. Włodzimierz Gruszczyński z Instytutu Języka Polskiego PAN, do niedawna wykładowca Wydziału Nauk Humanistycznych Uniwersytetu SWPS, zmiany widać na przykład w urzędach skarbowych. - Ich komunikaty są bardziej zrozumiałe, jesteśmy więc chyba na dobrej drodze – dodaje.

Jednak w opinii Szymona Osowskiego, prawnika, prezesa zarządu Sieci Obywatelskiej Watchdog, zmian w formułowaniu pism urzędowych nie widać. Jak ocenia, pisma są raczej pisane tak, żeby spowodować odczucie, że odbiorca nie ma racji. - Żeby obywatel poczuł siłę argumentacji – mówi.

Zdaniem Katarzyny Szymkowskiej, naczelnik Wydziału Gospodarki Nieruchomościami Urzędu Miasta w Tychach, trudny język można zastąpić prostszą formą, czego jej urząd jest dowodem. Gdyby urzędnicy wychodzili z innego założenia, to nie podjęliby się udziału w przedsięwzięciu, bo...

…Tychy stawiają na jasne i klarowne pisma!

Proste: „odmawiamy sprzedaży” zamiast dotychczasowego „urząd… w związku z… informuje…, że nie wyraża zgody”, jasne: „zgadzamy się” – w miejsce „została wyrażona zgoda”. To zmiany, jakie zaszły w ostatnim czasie w Tychach. Magistrat jako pierwszy w Polsce rozpoczął w 2018 roku szkolenia dla pracowników w zakresie „Prostego języka urzędowego”. Podczas warsztatów urzędnicy poznali techniki, dzięki którym trudne i skomplikowane zagadnienia, można opisać zrozumiałym, łatwo przyswajalnym językiem.

- Chcemy, by nasi mieszkańcy czytając pismo z urzędu miasta, nie zastanawiali się, co autor miał na myśli. Chcemy, by tekst był jasny, klarowny i przede wszystkim zrozumiały dla każdego – mówi  prezydent Tychów Andrzej Dziuba.

Rocznie z tyskiego magistratu do mieszkańców i innych podmiotów kierowanych jest blisko 100 tysięcy listów. Najwięcej wysyła ich Wydział Podatków i Opłat oraz Wydział Gospodarki Nieruchomościami. To właśnie od tych wydziałów rozpoczęto urzędową językową rewolucję, stopniowo dobre praktyki będą wdrażane w kolejnych.

- Mamy świadomość, że to trudny i długoterminowy projekt wymagający nie tylko zdobycia nowych umiejętności, ale tak naprawdę zmiany sposobu myślenia. Jesteśmy jednak zdeterminowani i otwarci – liczymy że mieszkańcy docenią nasz wysiłek – mówi Aneta Luboń–Stysiak, sekretarz miasta Tychy.

 


Wszyscy nadal się uczą

Jak podkreśla Katarzyna Szymkowska, wszyscy w urzędzie nadal uczą się, jak pisać krótkie i zwięzłe informacje w taki sposób, żeby odbiorca je rozumiał, a pismo zawierało wszystko, co trzeba. - To inne, nowe pisanie, przychodzi nam coraz łatwiej. Jestem przekonana, że pisma pisane do mieszkańców prostym językiem, są dla nich zrozumiałe. Nie mamy sygnałów, że jest inaczej. I wiemy, że warto zmieniać nawyki – podkreśla. Dotychczas łącznie w szkoleniach i warsztatach uczestniczyło w urzędzie 149 pracowników. W tym roku kontynuowany będzie cykl dla pozostałych wydziałów UM Tychy.

Cały cykl szkoleniowo-warsztatowy prowadzony jest pod czujnym okiem językoznawców z Pracowni Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego. Prowadzący szkolenie dr Tomasz Piekot uważa, że dobra firma po prostu nie chce marnować czasu swoich klientów. - Woli, by jak najszybciej załatwili konieczne sprawy i wracali dopiero wtedy, kiedy czegoś faktycznie potrzebują - podkreśla. Jego zdaniem organizacje o takim podejściu radzą sobie o wiele lepiej od tych, które pozostają przy książkowym, rozwlekłym, zapożyczonym z urzędowego, stylu komunikowania. - Cieszę się, że Tychy jako pierwsze w Polsce miasto to dostrzegły i liczę, że za ich przykładem pójdą inne miasta - mówi.

Czytaj: Wobec powyższego postanowiono, jak poniżej – urzędy muszą zmienić język w pismach>>

„W związku z powyższym” można? Można!

Dostaliśmy wzory kilku pism, które wydaje tyski urząd miasta obecnie oraz wzory starych dokumentów w tych samych sprawach. Okazuje się, że można…

Wyrażenie „Na podstawie powołanej na wstępie ustawy (…) przysługuje możliwość zwrotu” stosowane kiedyś w zawiadomieniu urzędowym, zastąpiono zwykłym „Może się pan ubiegać o zwrot”. Na końcu pisma wyróżniono słowa „Podstawa prawna”, gdzie wskazano konkretny przepis właściwej ustawy z podaniem numeru i daty Dziennika Ustaw. Poprzednio „Działając na podstawie art… ustawy…” straszyło adresata na początku pisma.

„W związku z powyższym w przypadku zainteresowania przedmiotową nieruchomością należy złożyć stosowny wniosek. Natomiast w przypadku rezygnacji prosimy o pisemną informację” można z łatwością zamienić na „jeśli nie zamierza pan złożyć wniosku o zwrot nieruchomości, prosimy o pisemną informację”.

Odmowę sprzedaży lokalu można wyrazić w trzech słowach: „odmawiamy Panu sprzedaży”, dodając na początku „niestety”. Poprzednio wola urzędu uzewnętrzniona była rozciągłym zwrotem: „Urząd Miasta Tychy Wydział Nieruchomości w związku ze złożonym wnioskiem o (…) informuje, że gmina jako właściciel nie wyraża zgody…”.

Standard prostej polszczyzny nie wymaga nowego prawa

Aktem prawnym, który w obszarze języka zachęca do dostępności i prostego języka jest sama ustawa o języku polskim. Ochrona języka polskiego jest w niej określana w szczególności przez dbanie o poprawne używanie języka i doskonaleniu sprawności językowej jego użytkowników oraz stwarzanie warunków do właściwego rozwoju języka jako narzędzia międzyludzkiej komunikacji. Prowadzone w ministerstwie prace nad ustawą o dostępności mają uszczegółowić ten obowiązek poprzez praktykę publikacji informacji o prowadzonej działalności w formie dostępnej dla osób z niepełnosprawnościami.

Ministerstwo Inwestycji i Rozwoju promuje wprowadzenie standardu prostego języka (plain language) między innymi w ramach programu Dostępność Plus. Wyniki badań, materiały szkoleniowe i efekty programu "Prosto i kropka" są widoczne bardziej, dzięki zainicjowanemu przez MIiR "Partnerstwu na rzecz dostępności", które jest dobrowolną, otwartą  deklaracją podjęcia starań o pełną dostępność - także w obszarze komunikacji.

Czytaj też:  Narodowy Instytut Samorządu Terytorialnego zachęci do prostego języka w urzędach>>

Coś drgnęło, ale wskazane zachęty

- Nie prowadziliśmy badań porównawczych, trudno więc powiedzieć o wymiernych zmianach, jak sytuacja poprawiła się w ciągu ostatnich lat -  mówi. Jednak – jego zdaniem – z obserwacji i doświadczeń własnych oraz opinii z zewnątrz wynika, że „coś drgnęło” i wiele instytucji dostrzega, że pisma, które urzędy kierują do odbiorców, powinny być dla nich zrozumiałe.

– Zwracają na to uwagę zwłaszcza instytucje komercyjne, np. jeśli jeden bank ogłasza nowe wzory pism, bo ma to ułatwić klientom zrozumienie informacji i uczynić usługi bardziej dostępnymi, to inne banki też chcą uprościć pisma, żeby być konkurencyjnymi – wyjaśnia. Z urzędami państwowymi jest nieco inaczej, ale też stopniowo zmiany się dokonują. Według eksperta wskazane byłyby zachęty ze strony władz, które obligowałyby urzędy do dbania o zrozumiałość pism.

O co chodzi urzędowi, czyli wciąż niejasno

Zdaniem Szymona Osowskiego pisma znacznie wydłuża liczba powoływanych artykułów prawnych czy orzecznictwa, które dodatkowo cytowane są bez wyjaśnienia, czego dotyczą. - Sieć Obywatelska Watchdog udziela około 2 tysięcy porad rocznie i na podstawie obserwacji można stwierdzić, że w większości pism z odpowiedzi urzędników na pytania mieszkańców trudno wywnioskować jednoznacznie, jakie stanowisko urząd zajmuje - mówi.

- Duża tu jest rola mieszkańców, którzy sami mogą „naciskać” na władze samorządowe, żeby pisma do nich kierowane były pisane tak, żeby wiedzieli, co z nich wynika - uważa. Jednak jego zdaniem dobre praktyki, jak w Tychach, rozprzestrzenią się. – Takie perełki trzeba promować – dodaje.

Według niego w akcje uświadamiające, że język urzędowy powinien być upraszczany, należy dużo inwestować. – Jakikolwiek by nie był koszt takich działań, to i tak będzie mniejszy, niż poszukiwanie potem pomocy prawnej przez mieszkańców – podkreśla.

Dostępność i dostępność cyfrowa

Resort rozwoju podkreśla, że projekt ustawy o dostępności cyfrowej (projekt przyjęty przez rząd, trwają nad nim prace w Sejmie) i projekt ustawy o dostępności (MIiR opracowuje projekt po konsultacjach publicznych i uzgodnieniach międzyresortowych) dodaje wymóg, aby osoba z niepełnosprawnościami otrzymywała informacje w formach dostępnych dla potrzeb osób z niepełnosprawnościami takich jak: nagranie audio, nagranie wizualne treści w Polskim Języku Migowym, wydruk w systemie Braille’a lub wydruk z wielkością czcionki wygodną do czytania w określonym czasie od zgłoszenia takiej potrzeby.

MIiR stosuje w swojej korespondencji szablon pisma spełniającego reguły dostępności i oferuje doświadczenia w tym zakresie całej administracji publicznej. Udostępnia szablony, prowadzi szkolenia, żeby było to łatwiejsze dla urzędów i zobowiązujące dla wewnętrznych procedur w formie przystąpienia do Deklaracji na rzecz prostego języka. Ten dokument popularyzuje i zachęca do jego promocji w ramach programu Dostępność Plus. Jeszcze zanim nastąpią  zmiany prawne, polski język urzędowy może ulec zmianie i powinien zbliżyć się do standardu prostego języka - bo celem jest komunikacja – uważa resort.

Czytaj też: Premier Mateusz Morawiecki zainaugurował Dostępność plus>>

Na fejsie się da, czyli zrozumiałość tekstu można zmierzyć

W opinii Szymona Osowskiego o niechęci władzy do zmiany komunikacji w indywidualnych sprawach obywateli świadczy to, że są miejsca, gdzie komunikaty są formułowane w sposób dostępny. - Czytając profile np. mediów społecznościowych urzędów, można zaobserwować, że władza potrafi w prosty sposób przekazywać informacje dla społeczeństwa – mówi. Jak dodaje, jeżeli w sprawach indywidualnych osoba dostaje pismo z kilkoma stronami treści, to nie jest to komunikacja właściwa. Co ważne, pisma formułowane są przez prawników, którzy używają hermetycznego języka.

Kilka lat temu w ramach grantu finansowanego przez Narodowe Centrum Nauki, a realizowanego na Uniwersytecie SWPS, zespół naukowców z różnych ośrodków stworzył Jasnopis http://jasnopis.pl/ - narzędzie informatyczne, które mierzy zrozumiałość tekstu, wskazuje jego trudniejsze fragmenty i proponuje poprawki.

Obecna wersja jest dostępna bezpłatnie dla każdego, jednak zespół wraz z uczelnią, już jako spółka, szykuje rozszerzenie działalności i zamierza oferować firmom i urzędom wersje dedykowane użytkownikom. - Zdajemy sobie sprawę, że aktualna wersja ma niedogodności dla firm i urzędów, bo na przykład nie zapewnia bezpieczeństwa danych, a niektórych zniechęca to, że trzeba anonimizować dane – mówi Włodzimierz Gruszczyński.

Zobacz też w LEX:

Niezrozumienie treści pouczenia a okoliczności wskazujące na brak winy w uchybieniu terminu. - Postanowienie Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie

Ocena dochowania terminu do wniesienia odwołania a niezrozumienie doniosłości skutków prawnych decyzji. Niedopuszczalność przywrócenia terminu ustawowego z urzędu. Niedopuszczalność weryfikacji decyzji ostatecznej przez organ odwoławczy. - Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gliwicach

Niezrozumnienie treści pisma jako przesłanka przywrócenia terminu do wniesienia zarzutów na postępowanie egzekucyjne. - Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie

Koszty postępowania administracyjnego

Na jakie pisma urzędowe należy udzielić odpowiedzi w terminach 7, 14 i 30 dni?