E-administracja wciąż napotyka na bariery techniczne, prawne i mentalne. Pandemia wymusiła powszechniejsze korzystanie z elektronicznych form kontaktów, nie tylko towarzyskich, ale także urzędowych i oficjalnych. Lawinowo wzrosła popularność wielu e-usług oferowanych przez urzędy administracji.

Niestety, nadal nie można w pełni korzystać z możliwości zdalnego załatwiania spraw. Na przeszkodzie wciąż stoją niedobory sprzętowe, brak interoperacyjności, konieczność wspomagania systemów informatycznych „ręcznie” lub papierowo. Do tego przepisy w sposób szczegółowy określają katalog spraw realizowanych za pośrednictwem e-usługi, nie ma więc możliwości swobodnego rozszerzenia ich zakresu.

Czytaj w LEX: Tymczasowy profil zaufany z perspektywy jednostek samorządu terytorialnego >

 


Papier wciąż rządzi

Według dr. Krzysztofa Świtały z katedry Prawa Informatycznego na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Warszawie, istotnym problemem jest nadal "papierowość" niektórych procedur, a także brak odpowiedniego sprzętu i oprogramowania w niektórych podmiotach publicznych. Jego zdaniem konieczne są zmiany w szczegółowych przepisach proceduralnych i niektórych regulacjach wewnętrznych wymuszających niejako analogowe załatwianie wybranych spraw.

- Wniosku o paszport nie da się złożyć online, choć gdyby taka możliwość istniała, przyspieszyłoby to całą procedurę. Obywatel byłby wzywany do urzędu tylko w celu pobrania od  niego cech biometrycznych i ewentualnego późniejszego osobistego odbioru dokumentu. Natomiast jest możliwe sprawdzenie online czy paszport jest już gotowy do odbioru – mówi.

Czytaj w LEX: Odmrażanie pomocy społecznej - wytyczne i praktyka >

Inny przykład - płatnicy składek ZUS mają możliwość złożenia wniosku o zaświadczenie o niezaleganiu w opłacaniu składek przez platformę PUE ZUS. Nie ma jednak takiej możliwości jeśli ktoś nie jest płatnikiem, a potrzebuje zaświadczenia o niefigurowaniu w Rejestrze Płatników Składek ZUS, np. w ramach procedur Prawa zamówień publicznych. - Wnioski o wydanie tego dokumentu złożyć możemy tylko papierowo – mówi dr Świtała.

Czytaj w LEX: Okiem IOD-a: publikowanie danych w BIP a RODO >

Konieczne zmiany przepisów

Dorota Zmarzlak, wójt Izabelina, reprezentująca Związek Gmin Wiejskich w zespole ds. cyfryzacji Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu podkreśla, że systemy nie są aktualizowane i dostosowywane do zmian norm prawnych, a rozproszenie, niedopracowanie oraz wielość rozwiązań nie sprzyjają procesowi informatyzacji. - Warto tu wspomnieć o konieczności wprowadzenia zmian legislacyjnych. Pomimo świetnych pomysłów dotyczących informatyzacji procesów w administracji, finalnie nie ma szans na ich realizację, ponieważ w ustawach mamy zapisane, że wymagana jest forma papierowa - mówi. 

Agata Grzegorczyk, rzecznik prasowy Urzędu Miasta Gdyni zaznacza, że prawo w sposób szczegółowy określa katalog spraw realizowanych za pośrednictwem e-usługi i nie ma możliwości swobodnego rozszerzenia ich zakresu. - Rozszerzenie e-usług wymaga zmiany przepisów prawa – mówi.

Czytaj w LEX: Archiwizacja dokumentacji elektronicznej w zamówieniach publicznych >

Brak integracji między systemami, brak pieniędzy

Jak wyjaśnia dr Krzysztof Świtała, usługa elektroniczna to nie tylko „front-end” w postaci ePUAPu czy jego pokrewnych systemów, nakładek (np. obywatel.gov.pl) czy podstawowy system obiegu dokumentów. Wiele podmiotów nadal boryka się z brakiem interoperacyjności pozwalającej na automatyczną swobodną wymianę danych między systemami teleinformatycznymi powstającymi w różnych okresach polskiej informatyzacji - wyjaśnia. I dodaje, że często są luki w procesie przesyłania danych, powodujące konieczność ręcznego przenoszenia części zasobów na informatycznym nośniku danych (np. płyta DVD/Blu-Ray) czy po prostu na kartce papieru.

Sprawdź w LEX: Jak organ może skutecznie doręczyć decyzję za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w przypadku nieposiadania przez podatnika konta ePUAP? >

Dorota Zmarzlak potwierdza, że na przełomie lat wdrożono wiele różnych aplikacji, programów służących do obsługi zadań własnych i zleconych samorządów, które nie dają szansy na integrację. Dodaje też, że realizacja projektów z zakresu cyfryzacji urzędu wymaga dużych nakładów finansowych i często urzędów zwyczajnie na to nie stać. - A dofinansowania, które uda się pozyskać, pozwalają na realizację części usług lub realizację ich w partnerstwie z innymi urzędami, co zazwyczaj prowadzi do wdrożenia produktu nie do końca zgodnego z oczekiwaniami danej jednostki - tłumaczy.

Hanna Piórecka-Nowak, rzecznik prasowa Urzędu Gminy i Miasta Czerwionka-Leszczyny podkreśla, że pojawiały problemy techniczne dotyczące np. wniosków o wydanie dowodu osobistego. - Tutaj jako przyczynę można wskazać zarówno sprzęt, jak i umiejętności cyfrowe. Choć warto podkreślić, że problemy np. z przesłaniem zdjęcia w odpowiedniej jakości dotyczyły także młodych użytkowników internetu. W tej sytuacji interweniowaliśmy telefonicznie, a ostatecznie w bezpieczny sposób umawialiśmy się z klientem osobiście - mówi.

Czytaj też: ZUCH pomoże samorządom osiągnąć wyższy poziom technologiczny>>

Podpis elektroniczny z problemami

Sekretarz miasta Płocka Krzysztof Krakowski zwraca uwagę na problem związany z podpisem elektronicznym. W jednym z przetargów wystąpiła sytuacja krytyczna, bo wymagane były dwa podpisy ze strony kontrahenta, a tylko jedna osoba była dostępna, bo drugiej skończyła się ważność podpisu.  - Zastanawialiśmy się, czy nie byłoby korzystnie wprowadzić w skali kraju rozwiązania, żeby podpis kwalifikowany był ustawowo powiązany z rejestracją działalności gospodarczej – mówi sekretarz Płocka. Jak wyjaśnia, wtedy każdy przedsiębiorca musiałby go posiadać, jako warunek prowadzenia działalności, co minimalizowałoby tego typu problemy i byłoby olbrzymim ułatwieniem przy zawieraniu umów np. właśnie przy przetargach.

Czytaj w LEX: Pełnomocnictwo w postępowaniach prowadzonych z użyciem środków komunikacji elektronicznej >

Również Agata Grzegorczyk, podkreśla, że największym problemem w początkowej fazie pandemii w Gdyni był brak możliwości uzyskania profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego koniecznego do załatwiania spraw drogą elektroniczną. – Zamknięte były urzędy, ZUS-y, Urzędy Skarbowe, a nie wszystkie banki mają udostępnioną usługę potwierdzania podpisu online – mówi.

Wciąż jest niska świadomość

Krzysztof Krakowski jest zdania, że wciąż za mała jest świadomość wśród przedsiębiorców i mieszkańców. Jak podkreśla, władze miasta zamierzały od września tego roku wprowadzić w ostatnich klasach szkół podstawowych, a także w szkole średniej, w ramach przedmiotu informatyka, lekcje na temat funkcjonowania e-administracji.

– Uczniowie to bardzo dobry „kanał komunikacyjny”, żeby przez nich przekazać do rodziców i dziadków, na przykład, że nie muszą jechać do urzędu, tracić czasu na parkowanie i wnosić opłaty, a mogą z domu załatwić sprawy urzędowe – wyjaśnia. - Gdyby wcześniej była prowadzona taka edukacja przez dzieci, żeby informacja poszła do domu, żeby uświadamiały rodziców, to byłoby nam łatwiej realizować e-usługi – dodaje.

Czytaj w LEX: Elektronizacja postępowania administracyjnego – sądownictwo administracyjne 2.0 >

Dorota Zmarzlak podkreśla, że wiele prób wprowadzenia e-rozwiązań, które skończyły się niepowodzeniem doprowadziło do tego, że mieszkańcy nieufnie podchodzą do kolejnych e-usług w administracji. - Potrzeba sprawnych, przemyślanych rozwiązań centralnych oraz skutecznej promocji. Nadal jest taka mentalność w społeczeństwie, że jak interesant ma coś na papierze, to znaczy, że coś ma naprawdę. A poza tym nadal ludzie niechętnie oddają  swoje dane elektroniczne, to kwestia zapewne edukacji i pewnej kultury bycia w społeczeństwie informacyjnym - mówi.

Sprawdź w LEX: W jaki sposób należy liczyć termin złożenia wniosku i czasu na jego zweryfikowanie w wypadku wniosku złożonego za pośrednictwem platformy e-PUAP? >

Ogromny przyrost korzystania z usług online

Jak się okazuje podczas pandemii wiele osób założyło Profil Zaufany, również w jego nowej postaci tymczasowej. Bardzo popularna stała się usługa skierowania pisma ogólnego do urzędu zastępująca skutecznie klasyczne biuro podawcze.

Urząd Miasta Płocka zelektronizował zamówienia publiczne, otwarcia ofert są transmitowane na You Tube, wszystkie zamówienia są przyjmowane w formie elektronicznej na specjalnie zakupionej przez urząd platformie. Krzysztof Krakowski nie przypuszczał, że będzie taki pozytywny odzew z rynku. – Dużo przedsiębiorców mówi nam, że elektronizacja zamówień publicznych dała szansę firmom, które wcześniej nie brały udziału w przetargach, biorąc pod uwagę koszty dojazdu i przywiezienia dokumentów, liczyły się dla nich takie koszty logistyczne - wyjaśnia.  

Sprawdź w LEX: Zasada pisemności a elektronizacja zamówień publicznych >

Jak podkreśla, w czasie pandemii dużo większe było zainteresowanie usługami online ze strony mieszkańców. O około sto procent wzrosła w czasie pandemii korespondencja prowadzona przez nich z urzędem miasta przez ePUAP. Bardzo rozwinęły się usługi online w wydziale komunikacji - zgłoszenia nabycia i zbycia pojazdu, które miasto zinformatyzowało w sposób maksymalny. Znacznie rozwinęły się usługi związane z geodezją, które były stopniowo rozwijane w formie elektronicznej wcześniej. – Przed pandemią sprawy związane z geodezją były załatwiane online incydentalnie, obecnie myślę, że nastąpił wzrost 3- 4-krotny załatwiania tych spraw przez internet, a obecnie zgłoszenia robót geodezyjnych w formie papierowej są incydentalne, tak samo jak przyjmowanie opłat, które jest zinformatyzowane – podkreśla.

Rezerwacja wizyt w urzędzie

Michał Łakomski, pełnomocnik prezydenta Poznania ds. Smart City wśród najczęściej załatwianych online spraw wymienia sprawy obywatelskie, w tym USC, i z zakresu uprawnień komunikacyjnych. - W czasie lock down-u (niewychodzenia z domu), przy ograniczonym dostępie do budynków urzędu, znacząco wzrosła liczba osób rezerwujących wizytę. Sama usługa rezerwacji wizyt wzrosła 10-krotnie w porównaniu kwietnia do maja - dodaje.

Iga Kmiecik, rzecznik prasowy Urzędu Miasta Jarosławia informuje, że o 115 proc. w porównaniu do I kwartału 2020 roku wzrosła w  II kwartale liczba wniosków o udzielenie dostępu do konta umożliwiającego korzystanie z usług E-Jarosławia. - Najpopularniejsze e-usługi w okresie marzec-czerwiec 2020 to wnioski o wydanie: dowodu osobistego, odpisu aktu stanu cywilnego oraz zgłoszenia: urodzenia dziecka i pobytu stałego – wymienia. Dla przykładu wniosków o dowód osobisty online złożono w urzędzie od marca do czerwca 10 razy więcej niż w lutym.

Agata Grzegorczyk do listy najpopularniejszych usług elektronicznych dodaje składanie zawiadomień o nabyciu lub zbyciu pojazdu, zgłoszenia meldunkowe i wydawanie zaświadczeń z ewidencji ludności. - Przed pandemią mieszkańcy korzystali z e-usług, ale nie w takim zakresie jak obecnie - podkreśla.

Sprawdź w LEX: Czy zeskanowany wniosek o ustalenie prawa do zasiłku rodzinnego oraz dodatków do zasiłku rodzinnego wysłany mailem należy traktować jako prawidłowo złożony? >

Gdyńskie statystyki mówią same za siebie – przykładowo do 12 marca złożono online 510  zawiadomień o nabyciu lub zbyciu pojazdu, od 13 marca do 12 czerwca – 2 240, do 12 marca wpłynęło 610 wniosków o wydanie dowodu osobistego oraz zgłoszeń jego utraty lub uszkodzenia, od 13 marca do 12 czerwca – 2 390.