Po tym jak kierownik urzędu stanu cywilnego (USC) zarejestruje urodzenie, małżeństwo lub zgon, przekaże zainteresowanemu bezpłatnie odpis skrócony aktu. Za każdy kolejny odpis aktu zazwyczaj trzeba zapłacić opłatę skarbową. Odpis można otrzymać w formie papierowej lub elektronicznej. Wniosek o odpis aktu stanu cywilnego można złożyć osobiście lub przez pełnomocnika.

 


Jak otrzymać odpis aktu stanu cywilnego?

Wniosek o odpis aktu stanu cywilnego można uzyskać przez internet, w urzędzie i listownie.

Jeśli chcemy złożyć wniosek przez internet – potrzebny będzie profil zaufany lub e-dowód wraz z czytnikiem i potwierdzonym profilem zaufanym. Pozwalają one potwierdzić tożsamość.

Dokumenty – załączniki do wniosku niezbędne do uzyskania odpisu trzeba przygotować tylko, jeśli akt dotyczy osoby z dalszej rodziny, która nie jest współmałżonkiem, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwem lub osoby spoza rodziny - dokument, który potwierdzi interes prawny.

Jeśli dotyczy wnioskodawcy, współmałżonka lub rodzeństwa, wstępnych lub zstępnych – nie trzeba dołączać do wniosku dokumentu potwierdzającego interes prawny.

Sprawdź w LEX: Co powinien zrobić kierownik USC, jeżeli wnioskodawca wnioskujący o wydanie aktu urodzenia babci, na potwierdzenie pokrewieństwa przedstawił zagraniczne dokumenty, które nie zawierają tłumaczenia i są nieczytelne? >

Pełnomocnik musi przygotować pełnomocnictwo i dowód opłaty za pełnomocnictwo. Jeśli płaci się za odpis przelewem bankowym – potwierdzenie przelewu.

Czytaj w LEX:  Sporządzenie i prowadzenie aktów stanu cywilnego >

Lista danych potrzebnych do wniosku

Do odpisu własnego aktu urodzenia potrzebna będzie data i miejsce urodzenia, seria i numer dokumentu tożsamości.

Do odpisu własnego aktu małżeństwa potrzebna będzie data i miejsce urodzenia, seria i numer dokumentu tożsamości, data i miejsce zawarcia małżeństwa, imię i nazwisko współmałżonka plus jego inne dane, na przykład numer PESEL.

Do odpisu aktu urodzenia innej osoby potrzebne będzie imię i nazwisko tej osoby, miejsce i data urodzenia. Można też podać inne dane, na przykład numer PESEL.

Sprawdź w LEX: Kto jest uprawniony do uzyskania odpisu aktu urodzenia? >

Do odpisu aktu małżeństwa innej osoby potrzebne będą dane tej osoby: imię i nazwisko, miejsce i data urodzenia, data i miejsce zawarcia małżeństwa, imię i nazwisko współmałżonka. Można też podać inne dane, na przykład numer PESEL.
Do odpisu aktu zgonu potrzebne będą dane zmarłego: imię i nazwisko, miejsce i data urodzenia, data i miejsce zgonu. Można też podać inne dane, na przykład numer PESEL.

Sprawdź w LEX: Czy urząd stanu cywilnego może wydać odpis zupełny aktu małżeństwa kancelarii prawnej, która w imieniu wierzyciela posiadającego nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, chce wystąpić do sądu o dokonanie rozdzielności majątkowej dłużnika? >

Ile kosztuje odpis aktu stanu cywilnego?

Za odpis skrócony aktu stanu cywilnego (także za odpis wielojęzyczny w formie papierowej) zapłacimy 22 zł, za odpis zupełny aktu stanu cywilnego – 33 zł. Dodatkowo 17 zł trzeba zapłacić za pełnomocnictwo.

Jeśli wysyła się wnioski online, są do wyboru 2 sposoby płatności: płatność online, jednak najpierw trzeba sprawdzić, czy urząd, do którego składa się wniosek, przyjmuje płatności online, oraz czy dany bank udostępnia taką płatność.  Opłata za odpis aktu zostanie powiększona o koszt poniesiony przez operatora płatności - 59 groszy.

Druga forma płatności przy wnioskowaniu przez internet to przelew bankowy lub pocztowy. Zanim przejdzie się do wniosku, należy przygotować potwierdzenie przelewu w formie elektronicznej.

Odpis aktu można dostać bezpłatnie na przykład w sprawie uzyskania dowodu osobistego lub paszportu, świadczenia socjalnego, pomocy społecznej, ZUS (ubezpieczenia społecznego, ubezpieczenia zdrowotnego), alimentów, przyznania: opieki, kurateli, adopcji, zatrudnienia, wynagrodzenia za pracę.

Zobacz procedurę w LEX: Postępowanie w sprawie z wniosku o sprostowanie aktu stanu cywilnego >

Jak długo czeka się na odpis?

Jeśli akt jest w elektronicznym centralnym rejestrze stanu cywilnego otrzyma się go w ciągu 7 dni kalendarzowych od dnia, w którym złożono wniosek. Akty są sporządzane w rejestrze od 1 marca 2015 roku. Akty sporządzone w papierowych księgach przed tą datą muszą być do niego przeniesione, więc może to zająć więcej czasu.

W przypadku złożenia wniosku w USC, w którym jest akt w formie papierowej, ale nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru – otrzyma się go w ciągu 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku. Jeśli złoży się wniosek w USC, który nie ma aktu w formie papierowej i nie został on jeszcze przeniesiony do rejestru – termin to 10 dni roboczych od dnia, w którym złożono wniosek.

Formy otrzymania odpisu aktu

Odpis aktu stanu cywilnego skrócony i zupełny można dostać w wybranej przez siebie formie: papierowej lub elektronicznej. Dokument elektroniczny będzie podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który potwierdza jego autentyczność. Jeśli składany został wniosek o odpis w formie elektronicznej – trafi na skrzynkę Gov (ePUAP) wnioskodawcy.

Jeśli odpis zostanie wydany automatyczne, w miejscu podpisu urzędnika będzie elektroniczna pieczęć ministra cyfryzacji. To także podpis kwalifikowany. Wielojęzyczne odpisy skrócone można dostać tylko w formie papierowej.

Jak wysłać wniosek o odpis aktu stanu cywilnego przez internet?

Na stronie gov.pl tutaj należy kliknąć przycisk Wyślij wniosek, zalogować się profilem zaufanym lub e-dowodem, wtedy przechodzi się do wniosku. Następnie należy wybrać, w jaki sposób będzie odebrany odpis aktu. Można to zrobić osobiście – w dowolnym USC, do którego wysyłany jest wniosek, pocztą tradycyjną – na adres, który podany zostanie we wniosku (jest to bezpłatne) lub na swoją skrzynkę Gov (ePUAP). Na skrzynkę nie jest jednak możliwe otrzymanie wielojęzycznego odpisu skróconego.

Następnie należy wypełnić wniosek – wpisać dane i dołączyć załączniki. Potem trzeba wybrać cel wydania odpisu, przy czym w niektórych sytuacjach wymagane będzie uzasadnienie. Jeśli opłata za odpis jest wymagana – trzeba dodatkowo wybrać sposób płatności. Potem już tylko sprawdzenie, podpisanie wniosku elektronicznie podpisem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym (jeśli wybrano płatność online, ta opcja będzie niedostępna). Jeśli wniosek zostanie poprawnie wypełniony i wysłany do urzędu – na skrzynkę Gov (ePUAP) przyjdzie urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP).

Kto może uzyskać odpis aktu stanu cywilnego?

Uzyskać odpis aktu stanu cywilnego może każda osoba, której akt dotyczy, jej małżonek, zstępni (czyli dzieci, wnuki), wstępni (czyli rodzice, dziadkowie), rodzeństwo, przedstawiciel ustawowy (na przykład rodzic) lub opiekun.

Sprawdź w LEX: Czy można wydać odpis aktu zgonu osobie, która zgłaszała zgon i na wniosku podała, że odpis potrzebny jest jej w celach prywatnych wskazując, że osoba zmarła jest jej wujem? >

Może go również uzyskać osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu. Chodzi o  uzasadnienie interesu, który wynika z przepisów prawa, i przedstawienie odpowiednich dokumentów – na przykład zobowiązanie sądu.

Sprawdź w LEX: W jaki sposób interesant powinien uzasadnić interes prawny, w przypadku składania wniosku o wydanie odpisów aktów stanu cywilnego bratanków potrzebnych do złożenia u notariusza w sprawie poświadczenia aktu dziedziczenia?

Odpis aktu stanu cywilnego może także dostać sąd, prokurator, organizacja społeczna, jeśli uzasadni to swoimi celami statutowymi i przemawia za tym interes społeczny oraz instytucja administracji publicznej (na przykład urząd gminy), jeżeli jest to konieczne do realizacji jej ustawowych zadań.      

 

Prawo o aktach stanu cywilnego

Podstawą prawną uzyskania odpisów aktów stanu cywilnego jest Prawo o aktach stanu cywilnego.

Rodzaje odpisów, jakie można uzyskać

odpis skrócony aktu: 

  • o    urodzenia,
  • o    urodzenia dziecka, które urodziło się martwe,
  • o    małżeństwa,
  • o    zgonu,

 

wielojęzyczny odpis skrócony aktu (nie wymaga tłumaczenia, może być ci potrzebny, gdy będziesz załatwiać sprawy za granicą):

  • urodzenia, 
  • małżeństwa, 
  • zgonu,

odpis zupełny aktu  

  • urodzenia, 
  • małżeństwa, 
  • zgonu, 
  • zgonu osoby o nieustalonej tożsamości.

Odpis skrócony aktu stanu cywilnego pokazuje aktualną treść aktu. Uwzględnia zmiany, jakich dokonano w akcie.

Odpis zupełny aktu stanu cywilnego zawiera więcej informacji niż odpis skrócony – stanowi dokładne powtórzenie treści aktu stanu cywilnego z chwili jego sporządzenia wraz z treścią późniejszych wpisów - zmian.

Więcej informacji na stronie gov.pl tutaj