Jednym z celów zmian przewidzianych w projekcie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw jest usprawnienie pozyskiwania odpisów aktów stanu cywilnego. Obecnie obowiązujące przepisy umożliwiają uzyskanie takich odpisów wyłącznie po złożeniu wniosku do urzędu stanu cywilnego, co wiąże się z czekaniem na jego rozpatrzenie.
Trzeba być osobiście i długo czekać
Obecnie wniosek o odpis aktu stanu cywilnego składany jest osobiście, co wiąże się z koniecznością stawiennictwa w urzędzie lub online, za pośrednictwem e-usługi. Każdy jest rozpatrywany przez urzędnika stanu cywilnego, co wiąże się z koniecznością oczekiwania na odpis.
Resort planuje, że w celu ułatwienia uzyskania odpisu, wprowadzona zostanie możliwość pobrania go za pomocą dedykowanej do tego celu usługi elektronicznej, bezpośrednio z rejestru stanu cywilnego. Warunkiem koniecznym będzie posiadanie środka identyfikacji elektronicznej, np. profilu zaufanego lub profilu osobistego wydawanego z dowodem osobistym, pozwalającego na uwierzytelnienie zainteresowanego w usłudze elektronicznej.
Elektroniczna forma na razie ograniczona?
Urzędy stanu cywilnego wydają rocznie ok. 5 mln odpisów, które zawierają ogromne ilości danych osobowych. Obecnie elektroniczne odpisy nie mogą być wykorzystywane w postępowaniach sądowych, więc obniża to liczbę przypadków, w których takie rozwiązanie będzie skuteczne.
Według Sławomira Wojciechowskiego, kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli, liczba osób, które obecnie komunikują się z organami administracji publicznej w formie elektronicznej, poprzez ePUAP, jest niewielka w stosunku do ogólnej liczby spraw załatwianych na podstawie odpisów aktów stanu cywilnego. - Z tego względu proponowana e-usługa będzie możliwa do wykorzystania przez niewielki odsetek obywateli - uważa.
Obecne procedury uzyskiwania odpisów aktów stanu cywilnego, kiedy to wydaje je każdorazowo urzędnik i wymagane jest osobiste stawiennictwo wnioskującego, obciążają obywateli i samorządy, ale przede wszystkim powodują koszty dla państwa - generuje się olbrzymią liczbę dokumentów, które są potrzebne tylko do załatwienia określonej sprawy.
Czytaj też: Przepisy o informatyzacji postępowań w sądach administracyjnych już obowiązują>>
Urzędy powinny komunikować się między sobą bez udziału obywateli
Samorządy od dawna postulują, żeby wprowadzić bezpośrednią komunikację pomiędzy urzędami obsługującymi sprawy, w których potrzebne są odpisy akt stanu cywilnego, bez pośrednictwa obywateli.
Z danych statystycznych wynika, że ok. 75 proc. odpisów pobieranych jest po to, aby przedłożyć je w innych instytucjach, główne w ZUS, sądach i opiece społecznej. - W wymienionych przypadkach obywatel wykorzystywany jest przez administrację jako listonosz, który musi dostarczyć dokument z instytucji A do instytucji B, żeby potwierdzić dane osobowe. Często w tym celu musi wziąć w pracy dzień urlopu i spędzić połowę dnia w urzędzie – mówi Sławomir Wojciechowski.
Jak podkreśla, prawo powinno umożliwiać realizację poszczególnych spraw administracyjnych i sądowych za pomocą elektronicznych odpisów aktów stanu cywilnego. Żeby w sposób rzeczywisty wpłynąć na poprawę jakości świadczonych usług w administracji przez wyeliminowanie udziału obywatela w procesie dostarczania danych z instytucji A do B oraz obniżyć koszty funkcjonowania administracji, powinno skomunikować się systemy teleinformatyczne. - Tak, aby mogły wymieniać się informacjami bez udziału klienta. To byłaby rewolucja, dzięki której zniknęłoby 3,5 mln odpisów - zaznacza Sławomir Wojciechowski.
Czytaj też: Rejestr Danych Kontaktowych umożliwi bezpośredni kontakt urzędnika z obywatelem>>
Będzie możliwość zapłacenia za odpis
Usługa elektroniczna będzie przewidywała możliwość dokonania opłaty za wydanie odpisu. Odpisy stanu cywilnego będą opatrywane kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną ministra właściwego do spraw informatyzacji, a opłata skarbowa za wydanie odpisu będzie stanowiła dochód organu, który sporządził akt stanu cywilnego, a nie tak jak w przypadku odpisów wydawanych przez kierowników urzędów stanu cywilnego – tego organu, który wydał odpis. W związku z tym, konieczna będzie także nowelizacja ustawy o opłacie skarbowej.
Profil zaufany warto mieć
Według informacji resortu cyfryzacji z Profilu Zaufanego korzystają już 3 miliony Polaków (dane z marca br.). Minister cyfryzacji Marek Zagórski podkreśla, że wciąż przybywa spraw, które można załatwić dzięki profilowi. Podpis zaufany to podpis elektroniczny, którym możemy podpisać się na pismach, podaniach czy wnioskach składanych do podmiotów publicznych.
Na stronie Ministerstwa Cyfryzacji jest podpowiedź, jak założyć Profil Zaufany TUTAJ
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
