Przesyłanie faktur w formie elektronicznej wymaga uprzedniej zgody odbiorcy. Co istotne przepisy nie określają żadnych szczególnych wymogów dotyczących samej formy i treści akceptacji wysyłania, w tym udostępniania faktur w formie elektronicznej. Szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażenia lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej. Potwierdził do dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 13 sierpnia 2020 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.333.2020.2.JG. Organ podatkowy podkreślił jednak, że konieczne jest zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury.

Autentyczność pochodzenia faktury i integralność treści jest niezbędna

Ze stanowiska skarbówki wynika, że przez autentyczność pochodzenia rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy lub wystawcy faktury. Wynika to z treści art. 106m ust. 2 ustawy o VAT. Natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać (art. 106m ust. 3 ustawy o VAT).

Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. Mówi o tym art. 106m ust. 4 ustawy o VAT.

Czytaj w LEX: Przechowywanie dokumentów księgowych w formie elektronicznej >

 


Istotne pojęcie kontroli biznesowych

Jak wynika z interpretacji, pojęcie kontroli biznesowych należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności co do tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, że nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury, aż do końca okresu przechowywania. Zdaniem skarbówki, kontrola biznesowa powinna dawać pewną ścieżkę kontrolną, dzięki której można powiązać fakturę ze stanowiącą podstawę jej wystawienia dostawą bądź usługą.

Czytaj w LEX: Jak przejść z papierowego do nowoczesnego biura rachunkowego - nowe technologie w biurze rachunkowym >

Kontrole biznesowe powinny także być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.

Zobacz również: Skarbówka podpowiada, jak uniknąć dzielenia płatności >>

Wiarygodna ścieżka audytu musi być zapewniona

Pojęcie wiarygodnej ścieżki audytu, zdaniem dyrektora KIS, oznacza, że związek pomiędzy dokumentami uzupełniającymi oraz realizowanymi transakcjami jest łatwy do prześledzenia (dzięki posiadaniu dostatecznych danych dla powiązania dokumentów), zgodny z ustalonymi w przedsiębiorstwie procedurami oraz odzwierciedla procesy, które faktycznie miały miejsce.

Sprawdź w LEX: Czy na oświadczeniu o przesyłaniu faktur w formie elektronicznej konieczne jest wskazanie podstawy prawnej?  >

Organ podatkowy tłumaczy, że ścieżka audytu dla celów podatku VAT powinna zapewnić możliwy do skontrolowania związek pomiędzy fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług tak, aby umożliwić sprawdzenie, czy faktura odzwierciedla fakt, że dostawa towarów lub świadczenie usług miały miejsce. Przy czym środki, przy wykorzystaniu których podatnik może wykazać powyższy związek, pozostawia się uznaniu podatnika.

Czytaj w LEX: Zagubienie, zniszczenie i inne przyczyny braku faktury – praktyczne wskazówki na gruncie podatków i rachunkowości >

 


Technologiczne sposoby przesyłania faktur

Z art. 106m ust. 5 ustawy o VAT wynika dodatkowo, że poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury elektronicznej są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

  1. kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub
  2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa dotycząca tej wymiany przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Jak tłumaczy dyrektor KIS, powyższy przepis określa technologiczne sposoby przesyłu faktur w postaci elektronicznej, które mocą ustawy uznane zostały przez prawodawcę za zapewniające autentyczność pochodzenia i integralności treści faktur elektronicznych. Wykorzystując jedną z powyższych metod, podatnik może mieć pewność, że zapewnia spełnienie wymaganych cech faktur. Wskazane metody są jednak tylko przykładowym wyliczeniem, co oznacza że podatnik może zastosować inne, dowolne środki zapewnienia autentyczności i integralności faktury.

Czytaj w LEX: Odmowa przyjęcia faktury - skutki praktyczne >