Obsługa faktur to u księgowych jedno z bardziej czasochłonnych zajęć. Robotyzacja bardzo w tym pomaga i księgowi jej się nie boją. Częste zmiany w prawie powodują jednak konieczność nieustannych aktualizacji systemów finansowo-księgowych. Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wkrótce stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców, w założeniu ma pomóc księgowym i uprościć rozliczenia. W praktyce, w nowych e-fakturach trzeba będzie podawać dużo więcej szczegółowych informacji o transakcjach niż teraz. Wygląda więc na to, że fakturowanie i obsługa faktur będzie cały czas głównym zajęciem księgowych.

Czytaj w LEX: Krajowy System e-Faktur – kontekst prawny, wyzwania techniczne i konsekwencje praktyczne dla przedsiębiorców >>>

Czytaj w LEX: Jak zdobywać klientów z polecenia do biura rachunkowego? >>>

Obsługa faktur zabiera dużo czasu

Z najnowszej edycji raportu pt. Nowoczesne narzędzia w księgowości - gdzie jesteśmy i co nas czeka w przyszłości? przygotowanego przez redakcje LEX, Prawo.pl  i Wolters Kluwer Polska, wynika, że wprowadzanie dokumentów do systemu i obsługa faktur zajmuje księgowym najwięcej czasu w pracy. Taką odpowiedź wskazało 47,92 proc. badanych. Wynik nie jest zaskakujący i trudno o inny, patrząc chociażby na ostatnie zmiany w przepisach podatkowych. Obsługa faktur nie polega jedynie na przepisaniu kilku kwot do programu komputerowego. Pracownicy działów księgowości muszą wykonać o wiele więcej żmudnych czynności. Trzeba chociażby sprawdzić, czy rachunek, na który kontrahent prosi o dokonanie wpłaty, znajduje się na tzw. białej liście. Jeśli go nie tam nie będzie a przelew zostanie zrealizowany, przy większych kwotach, trzeba go będzie wyłączyć z kosztów uzyskania przychodów.
Ryzyko jest więc duże. Sprawdzać trzeba również, czy faktura nie obejmuje przypadkiem zakupu tzw. towarów wrażliwych, które wymagają z kolei zastosowania mechanizmu podzielonej płatności. W takim przypadku trzeba robić dwa przelewy – jeden w kwocie netto na bieżące konto kontrahenta, drugi na rachunek VAT. Takich dodatkowych obowiązków jest jeszcze więcej. Ciekawostką jest, że póki co, żadna z badanych firm nie korzysta z KSeF. Wśród ankietowanych zdecydowanie dominuje postawa, że nawet nie rozpoczęto przygotowań do wdrożenia.

Ściągi księgowego w LEX:

Automatyzacja zadań ma swoje dobre strony

Jako najbardziej przydatne funkcjonalności z zakresu robotyzacji prac księgowych badani wskazywali księgowanie wyciągów bankowych (59 proc.) oraz wystawianie faktur (53 proc.). Branża dobrze ocenia działanie jednolitych plików kontrolnych. Badani zwracają jednak uwagę, że to za mało. Okazuje się, że potrzebne byłyby także automatyczne weryfikatory stosowania obniżonej stawki VAT czy aplikacje do rozliczania umów leasingowych. Badani jako korzyści z wdrożenia nowoczesnych narzędzi księgowych widzieli przede wszystkim oszczędność czasu (78 proc.) i możliwość pracy z dowolnego miejsca (59 proc.). Lepsza komunikacja z klientem pojawia się aż w 48 proc. wskazań biur rachunkowych.

 

 

Mimo dostrzegania zalet, część firm nie planuje jednak inwestycji i zakupów nowoczesnych narzędzi księgowych. Z raportu wynika, że powodem są przede wszystkim wysokie koszty. Wskazuje na nią 72 proc. firm z księgowością wewnątrz organizacji i 45 proc. biur rachunkowych. Pojawiają się także obawy o błędy, jakie mogą być popełniane przez automaty.

Zobacz również: MF: System KSeF działa, dane są bezpieczne >>

Czytaj w LEX: Organizacja pracy w dziale finansowo-księgowym przy wykorzystaniu nowoczesnych narzędzi >>>

Komunikacja z klientami głównie online

Na uwagę zasługują także wyniki raportu dotyczące komunikacji online z klientem. Niemal połowa badanych docenia możliwość automatycznej wysyłki wiadomości SMS i e-maili do klientów. Duże znaczenie ma także panel online służący do komunikacji. To bardzo dobry wynik – księgowi chcą rozmawiać z klientami, dzielić się z nimi wiedzą, informować o zmianach w prawie, podpowiadać, jak przygotowywać dokumenty. W tym zakresie z pomocą może przyjść im Tax Alert – przygotowane przez Wolters Kluwer Polska rewolucyjne narzędzie do automatycznej komunikacji z klientami i budowania relacji. Więcej informacji o Tax Alert na stronie produktu: https://www.wolterskluwer.com/pl-pl/solutions/lex/tax-alert

Czytaj w LEX: Biuro rachunkowe i kancelaria podatkowa z perspektywy klienta - poradnik >>>

Czytaj w LEX: Jak przejść z papierowego do nowoczesnego biura rachunkowego - nowe technologie w biurze rachunkowym >>>

Cyfryzacja księgowości jest nieunikniona

- Czy tego chcemy, czy nie, w najbliższych pięciu latach praca biur rachunkowych będzie zmieniała się pod kątem automatyzacji procesów, w związku z tym warto inwestować w nowe rozwiązania i być obecnym w procesie tych zmian – mówi Beata Boruszkowska, prezes zarządu Krajowej Izby Biur Rachunkowych. Jej zdaniem, koszty wdrożenia systemów powinniśmy traktować jako inwestycję. - Zwracam na to uwagę, gdyż obawiam się, że wycofanie się z tych trendów może okazać się bardzo ryzykowne dla naszego biznesu i za chwilę możemy nie nadążyć za tym, co się dzieje. Mam doświadczenie we wprowadzaniu nowych rozwiązań w biurze rachunkowym i zgadzam się, że to trudny proces, wymagający konsekwencji i dużej uważności w jego wdrażaniu. Z reguły ogrom bieżących obowiązków właścicieli biur rachunkowych powoduje, że nie mamy ochoty dezorganizować tego, co obecnie dobrze działa, boimy się zmian, kosztów i tego, że nasza propozycja spotka się z niezrozumieniem pracowników oraz klientów. Niestety brak działania w tym zakresie może być zgubny i koniecznie powinniśmy znaleźć czas na nowoczesne narzędzia – zaznacza Beta Boruszkowska.

Zapis się na szkolenie: Jak pozbyć się nadgodzin w biurze rachunkowym? >>>

 

Rachunkowość - aspekty prawne i podatkowe

Maria Supera-Markowska

Sprawdź  

Barbara Misterska-Dragan, prezes Krajowej Rady Biegłych Rewidentów, przewiduje z kolei, że na pewno coraz więcej powtarzalnych zadań będzie wykonywanych przez algorytmy. Zapewne rozwiązania technologiczne automatyzujące pracę będą coraz bardziej dostępne cenowo, dzięki czemu wzrośnie liczba firm, które będą je stosować. Nadal będzie rozwijać się analiza danych, ostatecznie interpretowanych jednak przez księgowego czy biegłego rewidenta. - Program komputerowy będzie więc dostarczał informacje, ale ich zrozumienie będzie wymagało pracy człowieka. Nie ma też już chyba odwrotu od rozwiązań chmurowych, zamiast przechowywania danych bezpośrednio w firmie – zauważa Barbara Misterska-Dragan.

Czytaj w LEX: Biuro rachunkowe i kancelaria podatkowa - utrzymanie dotychczasowych klientów >>>

Czytaj w LEX: Zespół księgowy w organizacji - czyli skąd się biorą i jak pokonać trudności we współpracy z innymi działami? >>>

Jak księgowi radzą sobie z tymi wszystkimi wyzwaniami?

Dr Andrzej Pałys, doradca podatkowy, praktyk projektów z obszaru technologii podatkowych, zwraca uwagę, że księgowi przede wszystkim zdejmują ze swoich barków ciężar komunikacji z klientami. Badanie wskazuje, że coraz powszechniejsze stają się portale online, zastępujące komunikację mailową – pozwalają one na ustrukturyzowanie sposobu, w jaki klienci dostarczają dokumenty, i zapewniają wszystkim stronom szybki i ciągły dostęp do nich. Nie do przecenienia są także korzyści z posiadania automatycznego systemu przypominania klientom (np. przez SMS) o konieczności przesłania dokumentów, czy o tym, że w portalu czekają na nich przygotowane deklaracje.

- Wszystkie te, relatywnie proste, usprawnienia oszczędzają księgowym czas, niezbędny do śledzenia zmian w  przepisach. Co ciekawe, widać wyraźną różnicę w tym zakresie między biurami księgowymi i podatkowymi a wewnętrznymi działami podatków. Z tych drugich, jedynie niewielka część wskazuje na problemy w  komunikacji i gromadzeniem dokumentów – zwraca uwagę dr Andrzej Pałys.

Pełną wersję raportu Nowoczesne narzędzia w księgowości - gdzie jesteśmy i co nas czeka w przyszłości? można bezpłatnie pobrać tutaj >>

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.