W codzienności księgowej jednostki wystawiają i otrzymują całą masę dowodów księgowych wskazanych przez ustawę o rachunkowości. Mogą to być przykładowo dowody zewnętrzne obce otrzymane od kontrahentów, zewnętrzne własne przekazywane w oryginale kontrahentom czy wewnętrzne dotyczące operacji wewnątrz jednostki. Oczywiście podstawą zapisów w księgach będą również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe zbiorcze służące dokonaniu łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, dowody korygujące poprzednie zapisy, dowody zastępcze, tj. wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego oraz dowody rozliczeniowe, czyli ujmujące już dokonane zapisy według kryteriów klasyfikacyjnych.
Czytaj więcej: Dowody księgowe - przechowywanie - komentarz praktyczny >>>
Dowody księgowe – podstawowe wymogi
Ustawa o rachunkowości narzuca określone wymagania w odniesieniu do dowodów księgowych. Wymagania te mają charakter formalny (określenie z jakich elementów powinien się składać dowód księgowy, aby był kompletny), jednak nadrzędnym wymogiem stawianym dowodom księgowym jest ich rzetelność (dowody te muszą być zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują).
Czytaj też: Dowody księgowe - charakterystyka w podziale na rodzaj dokumentowanego zdarzenia >>>
Zasady dokumentowania transakcji
Mając na uwadze właśnie te postanowienia ustawy o rachunkowości, istotnego znaczenia nabierają metody zapewnienia ujęcia w księgach jednostki tylko takich dowodów, które spełniają warunki zarówno ich kompletności jak i zapewnienia, aby księgi opierały się na dowodach rzetelnych. Oczywiście takim pierwszym etapem sprawdzenia co najmniej formalnej poprawności danych dowodu księgowego odbywa się w trakcie jego dekretacji, jednak etap ten nie może zamykać procesu weryfikacji rzetelności i prawidłowości dowodu księgowego. Pojawia się tutaj problem natury praktycznej.
Zobacz również: NSA: Ciężar dowodu spoczywa na członku zarządu >>
Czytaj też: Nieprawidłowości w korygowaniu błędów w dowodach księgowych - PORADNIK >>>
Kontrola dokumentów księgowych
Otóż przepisy ustawy o rachunkowości nie precyzują, jak jednostka powinna przeprowadzać kontrolę dowodów i jak ją udokumentować, przy czym sprawdzanie dowodów księgowych i ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych musi obejmować kontrolę merytoryczną, formalnoprawną i rachunkową oraz dekretację dowodów. Zatem system zapewnienia rzetelności zapisów księgowych jednostka musi stworzyć samodzielnie. Dzieje się to głównie poprzez ustalanie wewnętrznego sposobu (systemu) kontroli dekretacji dowodów oraz poprzez opracowywanie szczegółowych procedur.
WZORY DOKUMENTÓW:
- Dowód księgowy będący podstawą zapisów w PKPiR >
- Dowód księgowy nr z dnia pokrycia kosztów >
- Wykaz osób upoważnionych do dokonywania kontroli dowodów księgowych pod względem merytorycznym >
- Wykaz osób odpowiedzialnych za kontrolę dowodów księgowych pod względem celowości, gospodarności i legalności >
Oczywiście nie ma jednego schematu przeprowadzania kontroli dowodów księgowych w jednostce, bo zapewne będzie się on różnił (i to znacznie) chociażby z uwagi na wielkość jednostki. Inna będzie organizacja kontroli merytorycznej, formalnej czy też rachunkowej w małych, średnich czy też dużych firmach. Wielkość jednostki nie będzie jedynym czynnikiem wpływającym na sposób organizacji procesu kontroli dowodów księgowych. Obok wskazanych czynników na sposób organizacji kontroli dowodów księgowych wpływ będzie miało także zautomatyzowanie procesów, rodzaj używanego oprogramowania księgowego (np. systemu ERP), jak i przewaga technik informatycznych nad procesami „ręcznymi”. Nie bez znaczenia będą również tak oczywiste czynniki jak przedmiot sprzedaży czy charakter zawieranych transakcji (np. krajowe/międzynarodowe). Jeśli nałożymy na to jeszcze wymagania przepisów podatkowych, dochodzimy do wniosku, że stworzenie procedur kontrolnych w zakresie prawidłowości dowodów księgowych może być nie lada wyzwaniem.
Obowiązki kierownika jednostki
Ponieważ kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą o rachunkowości, w tym również z tytułu nadzoru, ma on zarówno obowiązek, jak i prawo, podejmować decyzje, kto w danej jednostce powinien wykonywać poszczególne czynności z zakresu kontroli i zatwierdzania dokumentów przed ujęciem ich w księgach rachunkowych. Informacja na ten temat powinna znaleźć się w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów. Obowiązki w tym zakresie powinny również zostać ujęte w zakresach czynności poszczególnych pracowników.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
