W komunikatach zawarte są informacje przypominające o konieczności dochowania należytej staranności przy weryfikacji warunków uprawniających do zwolnienia lub zastosowania preferencyjnej stawki przy poborze podatku u źródła (WHT).
- Nie jest do końca jasne, czy takie ostrzeżenie oznacza automatycznie, że rozliczenia WHT danego podmiotu będą w niedługim czasie podlegały weryfikacji organów – twierdzi Agata Oktawiec, doradca podatkowy, partner w PwC, ekspert w zakresie międzynarodowego prawa podatkowego. Jej zdaniem, na pewno jednak z perspektywy odpowiedzialności osobistej jest to istotna okoliczność, która może wpływać na to, czy ewentualne nieprawidłowości w rozliczeniach mogą być przez organy podatkowe uznane za zawinione.
- W sytuacji otrzymania takiego ostrzeżenia warto więc dokonać samokontroli, czy płatnicy mają wdrożone odpowiednie procedury dotyczące procesu weryfikacji możliwości zastosowania obniżonych stawek WHT i czy są one przestrzegane w praktyce – radzi Agata Oktawiec.
Czytaj w LEX: Rozliczanie należności opodatkowanych „u źródła” krok po kroku >
Problem jest istotny. Jak bowiem potwierdza Marcin Zarzycki, adwokat doradca podatkowy, partner w LTCA, w ostatnim czasie widzimy lawinowy wzrost liczby kontroli w zakresie rozliczeń zagranicznych, a wraz z nim coraz bardziej dolegliwe sankcje, które są nakładane na podatników.
- Pewną nowością w zakresie kontroli są natomiast pisma wysyłane taśmowo przez Lubelski Urząd Skarbowy (który obecnie jest właściwy w sprawach podatku u źródła), w których urzędnicy informują, że wiedzą o naszych wypłatach i przypominają o obowiązku dochowania należytej staranności – zaznacza Marcin Zarzycki. Czemu ma służyć taka korespondencja? Czy jest to tylko swego rodzaju straszak na podatników, czy pójdą za tym faktyczne kontrole?
Zobacz również:
Podatnikom coraz trudniej udowodnić należytą staranność >>
Dochowanie należytej staranności ważne nie tylko dla VAT >>
- Trudno znaleźć jednoznaczną odpowiedź, niemniej jednak jest to kolejny argument ku temu, aby dokonać weryfikacji naszych rozliczeń zagranicznych i przyjrzeć się dokładniej zagadnieniu należytej staranności w podatku u źródła – podkreśla nasz rozmówca.
Marcin Zarzycki potwierdza - zagadnienia dotyczące WHT stanowią w ostatnich latach „gorący” temat zarówno dla organów podatkowych (które znacząco zwiększyły swoją aktywność w obszarze kontroli tego zagadnienia), jak i dla przedsiębiorców, którzy jako płatnicy muszą wykonywać szereg obowiązków związanych z obliczaniem i pobieraniem podatku oraz kompletowaniem odpowiedniej dokumentacji.
Czytaj w LEX: Obowiązki dokumentacyjne związane z poborem podatku u źródła >
Problematyczna dokumentacja dla potrzeb WHT
Kluczowe problemy praktyczne, z którymi mierzyli się dotychczas polscy płatnicy, dotyczyły w szczególności zakresu należności podlegających opodatkowaniu WHT (m.in. w zakresie usług niematerialnych, czy też należności licencyjnych), wymogu posiadania oryginałów certyfikatów rezydencji, czy też kwestii związanych z koniecznością dopłaty podatku z własnych środków i tzw. ubruttowienia należności. Od 2019 r. lista problemów związanych z rozliczaniem transakcji zagranicznych w aspekcie podatku u źródła została natomiast jeszcze wydłużona. Ministerstwo Finansów postanowiło wtedy dokonać rewolucyjnych zmian, które w sposób znaczący wpływają na zakres obowiązków związanych z poborem WHT. Podstawą do wprowadzenia zmian jest z jednej strony skala dokonywanych wypłat zagranicznych (szacowana na kilkadziesiąt miliardów złotych rocznie) oraz z drugiej strony, konieczność dokładniejszej weryfikacji przez organy podatkowe stosowania zwolnień, czy też stawek obniżonych przez podatników. Kluczową zmianą od 1 stycznia 2019 r. jest wprowadzenie obowiązku dochowania tzw. należytej staranności, który obecnie wynika wprost z przepisów ustaw CIT i PIT, a jego stosowanie nie zostało w żaden sposób ograniczone zarówno w stosunku do zakresu, jak i wartości dokonywanych wypłat. Problem jednak w tym, że wiadomo, jak udowodnić, że należyta staranność została dochowana.
Problematyczne dochowanie należytej staranności
Konsekwentnie, każdy podmiot dokonujący obecnie wypłat na rzecz kontrahentów zagranicznych z tytułu należności podlegających podatkowi u źródła ma obowiązek dochowania należytej staranności, a jej brak będzie skutkował niemożliwością zastosowania preferencyjnych stawek opodatkowania lub zwolnień z podatku (a w konsekwencji poborem podatku w stawce podstawowej, a więc co do zasady 19 lub 20 proc.). Powstaje więc pytanie, czym jest ta należyta staranność i w jaki sposób mamy jej dochować?
I tutaj spotykamy się z pierwszym problemem, albowiem przepisy obligują nas do dochowania należytej staranności, ale pojęcie to w żadnym miejscu nie zostało zdefiniowane. Marcin Zarzycki zwraca uwagę, że ustawodawca ograniczył się jedynie do wskazania, że płatnicy mają obowiązek dochowania należytej staranności, bez jednoczesnego wskazania, jakie czynności powinny zostać dokonane, aby obowiązki w tym zakresie mogły zostać uznane za spełnione. Gdzie zatem szukać informacji i wytycznych w tym zakresie? Zdaniem Marcina Zarzyckiego, w pierwszej kolejności powinniśmy odnieść się do praktyki organów podatkowych i sądów administracyjnych (przez ostatnie 2,5 roku pojawiło się całkiem sporo różnych stanowisk, które nakreślają ogólna linie interpretacyjną tego pojęcia). Drugim krokiem może być zweryfikowanie wytycznych wskazanych w projekcie objaśnień podatkowych Ministerstwa Finansów z 19 czerwca 2019 r., gdzie znajdziemy szereg informacji o tym, w jaki sposób najprawdopodobniej owa należyta staranność będzie definiowana (na marginesie należy jednak zaznaczyć, że wciąż jest to projekt, a nie finalne objaśnienia, a ostateczna wersja objaśnień ma pojawić się dopiero w 2022 r.).
Jednak zdaniem Marcina Zarzyckiego, podejście prezentowane przez organy podatkowe sprowadza się do tego, że wykazanie należytej staranności będzie dla wielu podmiotów zadaniem niemożliwym do wykonania. W konsekwencji może prowadzić do uniemożliwienia stosowania stawek obniżonych lub zwolnień z podatku oraz ewentualnie do powstawania po stronie płatników odpowiedzialności zarówno podatkowej jak i karnoskarbowej – konkluduje Marcin Zarzycki.
Czytaj w LEX: Należyta staranność w VAT >
Przesłanki dochowania należytej staranności
Jak z kolei tłumaczy Piotr Rzepka, specjalista ds. prawa podatkowego w TwentyTwenty Tax&Legal, dochowanie należytej staranności będzie bardziej wymagające w przypadku, gdy odbiorcą płatności jest podmiot powiązany lub podmiot mający siedzibę w raju podatkowym. Ponadto, jak wskazano w projekcie, „przy ocenie dochowania należytej staranności należy brać pod uwagę charakter oraz skalę działalności prowadzonej przez płatnika, […] i możliwość faktycznego uzyskania informacji”.
- Jak się wydaje, zgodnie z intencją twórców projektu objaśnień, dochowanie należytej staranności w transakcji z podmiotem niepowiązanym, mającym siedzibę w kraju który nie jest rajem podatkowym, może się opierać w przeważającej mierze na informacjach dostępnych publicznie. W bardziej wrażliwych i budzących wątpliwości stanach faktycznych, podmiot może zwrócić się do kontrahenta z prośbą o udzielenie dodatkowych informacji. W niektórych przypadkach, wystarczające będzie pozyskanie certyfikatu rezydencji lub w niektórych dopuszczalnych przypadkach, jego kopii – zwraca uwagę Piotr Rzepka. Natomiast w przypadku podmiotów powiązanych, należyta staranność według projektodawcy może wymagać uzyskania dokumentów i informacji dotyczących przepływów finansowych, czy roli podmiotów w strukturze grupy.
Czytaj w LEX: Zastosowanie tzw. look-through approach przez polskiego płatnika podatku u źródła (WHT) >
Piotr Rzepka podpowiada, że na potrzeby kontroli warto archiwizować dokumenty i pozyskane informacje - również te dostępne publicznie. Ponadto, jak wskazuje MF w projekcie swoich objaśnień, istotnym będzie, aby gromadzone dokumenty spełniały następujące wymogi:
- dokonana została ich weryfikacja pod kątem zgodności ze stanem faktycznym np. poprzez porównanie danych otrzymanych od kontrahenta z upublicznionymi danymi,
- płatnik dokonał weryfikacji rezydencji podatkowej odbiorcy należności,
- status kontrahenta jako podatnika został zweryfikowany.
Kolejnym ważnym elementem może być przygotowanie odpowiedniej procedury.
Błędy w rozliczeniach WHT będą drogo kosztować
Za błędy w rozliczeniach w zakresie podatku u źródła grozi przede wszystkim odpowiedzialność podatkowa. W tym zakresie polskie podmioty działają w charakterze płatnika, który musi pobrać podatek i wpłacić podatek do urzędu. Konsekwentnie, jeżeli podatek zostanie pobrany w stawce obniżonej lub firmy zastosują zwolnienie, a organ podatkowy stwierdzi, że podmiot nie był do tego uprawniona (bo np. należyta staranność nie została dochowana), konieczna będzie dopłata różnicy w podatku (pomiędzy tym faktycznie pobranym a stawką podstawową) wraz z odsetkami. Nie możemy również zapominać o odpowiedzialności karnoskarbowej. Praktycznie każda nieprawidłowość, która może wystąpić w zakresie rozliczeń podatku u źródła znajduje swoje odzwierciedlenie w odpowiednich przepisach kodeksu karnego skarbowego. Kary będą więc grozić nie tylko w przypadku, gdy w ogóle nie pobierzemy podatku, ale również wówczas, gdy pobierzemy go w za niskiej wysokości lub nie wykonamy obowiązków informacyjnych. Warto mieć na uwadze, że kary mogą sięgać nawet kilkunastu milionów złotych.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
