Nie jest możliwe zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów poprzedniego miesiąca kosztu, który został udokumentowany fakturą otrzymaną już po wyłączeniu możliwości dokonania zapisów w zamkniętym okresie. Wcześniejsze zamknięcie ksiąg rachunkowych danego miesiąca, np. do 5 dnia roboczego następnego miesiąca, uniemożliwia dokonanie jakichkolwiek zapisów w księgach po ich zamknięciu. Tym samym, nie jest możliwe zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów w tym zamkniętym okresie kosztu, który został udokumentowany fakturą otrzymaną już po wyłączeniu możliwości dokonania zapisów w zamkniętym okresie. Pomimo tego, że koszt dotyczył zamkniętego miesiąca i mógłby zostać potrącony z przychodami przy obliczaniu zaliczki na podatek dochodowy narastająco za ten miesiąc, gdyby księgi były jeszcze otwarte, to jednak brak możliwości ujęcia kosztu w księgach rachunkowych uniemożliwia uwzględnienie tego kosztu przy opłacaniu zaliczki na podatek dochodowy.

Czytaj w LEX: Nieprawidłowości w korygowaniu błędów w dowodach księgowych >>>

Czytaj w LEX: Faktury korygujące w księgach rachunkowych >>>

Ważny moment zamknięcia ksiąg rachunkowych

Jeśli podatnik do momentu zamknięcia ksiąg rachunkowych danego miesiąca nie dysponuje fakturą, ani innym dokumentem spełniającym warunki przepisów o rachunkowości dla uznania go za prawidłowy dowód księgowy, może on jedynie utworzyć rezerwę na zobowiązania, albo raczej dokonać biernego rozliczenia międzyokresowego kosztów, w celu wykazania prawidłowej sytuacji finansowej i majątkowej.

Ustawa  o podatku dochodowym od osób prawnych nie uznaje za koszt uzyskania przychodów rezerw, innych niż uznane przez tę ustawę za koszt podatkowy (art. 16 ust. 1 pkt 27 ustawy o CIT). Dotyczy to także biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów, które są swego rodzaju rezerwami, a ponadto zostały wymienione  w art. 15 ust. 4e ustawy o CIT.

Zobacz również: Niektórzy podatnicy CIT mogą płacić zaliczki uproszczone >>

Czytaj w LEX: Bierne rozliczenia międzyokresowe kosztów a koszty podatkowe w podatku dochodowym od osób prawnych >>>

Rozwiązanie rezerwy a koszty uzyskania przychodów

Zatem w sytuacji, gdy faktura wpłynęła już po zamknięciu miesiąca, to księgowe ujęcie kosztu (podatkowego) następuje poprzez rozwiązanie rezerwy (biernego rozliczenia międzyokresowe kosztu), a to jest możliwe dopiero w miesiącu otrzymania faktury.

Organy podatkowe uważają, że za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień, na który ujęto dany wydatek w księgach rachunkowych jako koszt, ale nie jako rezerwę, czy bierne rozliczenie międzyokresowe kosztów. Z literalnego brzmienia przepisu art. 15 ust. 4e ustawy o CIT wynika jednoznacznie, że ustawodawca uzależnia moment, w którym wydatek staje się kosztem uzyskania przychodów od momentu ujęcia go w księgach zgodnie z zasadami ustawy o rachunkowości. Przy czym nie chodzi w tym przypadku o jakiekolwiek ujęcie wydatku w księgach (np. na koncie rozliczeń międzyokresowych kosztów), tylko jego ujęcie jako kosztu.

 

Dowód księgowy jest konieczny

Warunkiem zaksięgowania jakiegokolwiek zdarzenia w księgach rachunkowych jest posiadanie dowodu księgowego, zawierającego co najmniej elementy wskazane w art. 21 ustawy o rachunkowości. Wskazane byłoby dość ostrożne podejście do kwestii dokumentowania kosztów uzyskania przychodów dowodami zastępczymi w przypadku braku faktury, ponieważ nie można wykluczyć próby kwestionowania prawidłowości tych dowodów lub uzasadniania, że koszt ujęto w drodze utworzenia rozliczeń międzyokresowych kosztów lub rezerwy, a to wyklucza uznanie kosztu za koszt uzyskania przychodów.

Czytaj w LEX: Nota obciążeniowa (księgowa) - przypadki i zasady wystawiania >>>

Czytaj w LEX: Korygowanie błędów w księgach rachunkowych >>>

Trzeba jednocześnie pamiętać, że za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów pośrednio związanego z przychodami uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), a w razie ich braku - innego dowodu, z wyjątkiem rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4d-4e ustawy o CIT).

Jednostki stosujące zasady rachunkowości powinny w trakcie roku w ustalonym przez siebie terminie zamykać księgi miesiąca. Polega to na wyłączeniu możliwości dokonywania zapisów lub korekty zapisów w księgach danego okresu. Brak możliwości dokonywania zapisów w zamkniętym okresie, uniemożliwia z kolei ujęcie kosztu (dla celów podatkowych) w tym miesiącu, którego dotyczy, ponieważ, mimo tego, że z punktu widzenia zasad rachunkowości rezerwy tworzy się w ciężar kosztów, to nie są one uznawane za koszt uzyskania przychodów.