W praktyce prawidłowe ustalenie tych elementów ma kluczowe znaczenie, ponieważ nieprecyzyjne określenie zakresu użytkowania domowego biura może prowadzić do sporów z organami skarbowymi, a nawet utraty prawa do preferencyjnych rozliczeń. W niniejszym artykule analizujemy najważniejsze aspekty podatkowe związane z prowadzeniem działalności w wydzielonej części mieszkania, wskazując, jakie obowiązki wiążą się z takim rozwiązaniem oraz jakie zasady warto stosować, aby zminimalizować ryzyko błędów.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, powinien, w myśl powołanego przepisu, spełniać łącznie następujące warunki:

  • pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
  • nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 u.p.d.o.f.,
  • być właściwie udokumentowany.

W sytuacji gdy w mieszkaniu wydzielona jest część powierzchni przeznaczona na prowadzenie działalności gospodarczej, spełnia ona niewątpliwie wymagane warunki do proporcjonalnego rozliczenia kosztów. Kluczowe znaczenie ma jednak określenie, jaka część lokalu przypada na działalność gospodarczą. Ustalenie tej powierzchni powinno być rzetelne i wiarygodne. Najczęściej stosowaną metodą jest klucz powierzchniowy, czyli wyliczenie udziału powierzchni pokoju wykorzystywanego do działalności w stosunku do całkowitej powierzchni mieszkalnej lokalu.

Stanowisko to potwierdza interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 18 września 2025 r. (sygn. 0115‑KDIT3‑4011‑627‑2025‑3‑RS) w której organ jednoznacznie wskazał, że wydatki związane z utrzymaniem mieszkania (w tym czynsz, energia elektryczna i cieplna, woda, koszty przyłączenia Internetu) oraz odsetki od kredytu hipotecznego zaciągniętego na zakup lokalu, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej na działalność gospodarczą.

W konsekwencji, przy prowadzeniu działalności w części mieszkania klucz powierzchniowy stanowi uznawaną przez organ metodę określenia proporcji kosztów, które mogą zostać wliczone do kosztów uzyskania przychodu – o ile są racjonalnie uzasadnione i odpowiednio udokumentowane.

Działalność gospodarcza prowadzona w mieszkaniu - czytaj więcej w LEX >

 

Amortyzacja mieszkania – tu przepisy są kategoryczne

Zgodnie z art. 22c pkt 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, amortyzacji nie podlegają budynki mieszkalne wraz z dźwigami, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej, jeśli są wykorzystywane w działalności gospodarczej lub wynajmowane.

Oznacza to, że nawet po zmianie charakteru lokalu z mieszkalnego na użytkowy czy też wydzielenia części, nie można dokonywać jego amortyzacji. Stanowisko to potwierdza interpretacja dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 15 lutego 2022 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.32.2022.1.AW), w której organ jednoznacznie wskazał, że przepisy wykluczają możliwość amortyzacji lokali mieszkalnych wykorzystywanych w działalności gospodarczej lub wynajmowanych, a zmiana przeznaczenia lokalu nie ma wpływu na ten status.

Podsumowując, przekształcenie lokalu mieszkalnego w użytkowy nie zmienia jego statusu podatkowego w zakresie amortyzacji – w świetle obowiązujących przepisów nie można go wliczyć do kosztów uzyskania przychodów. 

 

Kredyt na mieszkanie używane w działalności – część odsetek w kosztach

Często zdarza się, że lokale, w których prowadzona jest działalność gospodarcza, są nabywane przy wsparciu kredytu. W takim przypadku wydatki związane z kredytem, takie jak odsetki czy opłaty, mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, proporcjonalnie do części lokalu wykorzystywanej w działalności.

Stanowisko to znajduje potwierdzenie w interpretacji indywidualnej dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 20 października 2023 r., nr 0112‑KDIL2‑2.4011.642.2023.1.MC, w której organ uznał możliwość proporcjonalnego zaliczenia odsetek od kredytu hipotecznego do kosztów uzyskania przychodów działalności gospodarczej, odpowiadającej części lokalu wykorzystywanej w działalności.

Oznacza to, że podatnik może uwzględnić wydatki związane z finansowaniem lokalu w kosztach prowadzonej działalności, jednak jedynie w zakresie odpowiadającym faktycznie wykorzystywanej powierzchni. Takie podejście zapewnia zarówno zgodność z przepisami, jak i realne odzwierciedlenie kosztów działalności w prowadzonej księgowości. W praktyce oznacza to możliwość optymalizacji podatkowej przy jednoczesnym zachowaniu pełnej zgodności z obowiązującymi regulacjami podatkowymi.

Wykorzystywanie mieszkania w działalności gospodarczej - czytaj więcej w LEX >

 

Przedsprzedaż
PIT. Komentarz [PRZEDSPRZEDAŻ]
-15%
Przedsprzedaż
PIT. Komentarz [PRZEDSPRZEDAŻ]

Jadwiga Glumińska-Pawlic, Aleksander Werner

Sprawdź  

Cena promocyjna: 296.65 zł

|

Cena regularna: 349 zł

|

Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 244.3 zł


Prawo do odliczenia VAT – fiskus wymaga rzetelności

Prawo do odliczenia VAT przysługuje wyłącznie wtedy, gdy zakupione towary i usługi służą czynnościom opodatkowanym. Jeżeli więc część mieszkania jest wykorzystywana wyłącznie do działalności, podatnik może odliczyć część podatku naliczonego od wydatków związanych z utrzymaniem tej części lokalu.

W praktyce najwięcej wątpliwości budzi ustalenie proporcji. Organy podatkowe dopuszczają różne metody, także metrażową, pod warunkiem że obiektywnie odzwierciedla ona rzeczywistą skalę wykorzystania mieszkania w działalności. W interpretacji indywidualnej wydanej przez dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej 6 grudnia 2024 r., nr 0112-KDIL1-2.4012.476.2024.2.PM, organ podkreślił, że sposób określenia części podatku naliczonego podlegającej odliczeniu musi być możliwie najbardziej wiarygodny i rzetelny, tak aby zapewniał odliczenie wyłącznie tej części podatku, która pozostaje w związku z czynnościami opodatkowanymi. Zwrócono uwagę, że ustawodawca nie wskazał konkretnych metod przypisania wydatków do działalności gospodarczej, dopuszczając zarówno metody powierzchniowe, jak i inne – pod warunkiem, że są precyzyjne i jednoznacznie uzasadnione. Jednocześnie organ stwierdził, że stosowanie wyłącznie metody czasowej nie jest prawidłowe, gdyż nie gwarantuje odliczenia jedynie tej części podatku, która związana jest z czynnościami opodatkowanymi. W konsekwencji, choć podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od kosztów użytkowania mieszkania wykorzystywanego w działalności gospodarczej, to proponowana metoda proporcjonowania oparta wyłącznie na czasie faktycznego użytkowania nie spełnia wymogów przewidzianych w ustawie o VAT.

 

VAT od mediów – najlepiej z podlicznikiem

W przypadku wydatków związanych z dostarczaniem mediów do domu lub mieszkania, w którym podatnik zarówno mieszka, jak i prowadzi działalność gospodarczą, najkorzystniejszym rozwiązaniem jest montaż liczników (podliczników) w pomieszczeniach wykorzystywanych do celów firmowych. Takie rozwiązanie zapewnia najwyższą precyzję rozliczeń – pozwala bowiem jednoznacznie ustalić faktyczne zużycie energii, wody czy gazu w ramach działalności gospodarczej, a co za tym idzie, dokładnie określić kwotę VAT, która może zostać odliczona.

Jeżeli jednak instalacja liczników nie jest możliwa ze względów technicznych czy ekonomicznych, zasadne staje się zastosowanie metody szacunkowej, np. współczynnika metrażowego. Pozwala ona proporcjonalnie przypisać zużycie mediów do części mieszkania wykorzystywanej na cele firmowe. Choć metoda ta nie daje tak dużej dokładności jak pomiar oparty na licznikach, jest powszechnie akceptowana przez organy podatkowe, pod warunkiem że sposób wyliczenia jest racjonalny, udokumentowany i stosowany w sposób konsekwentny.

W praktyce oznacza to, że podatnik powinien wybrać metodę, która najlepiej odzwierciedla rzeczywiste wykorzystanie mediów w działalności. Niezależnie od przyjętego rozwiązania kluczowe jest, aby sposób ustalania proporcji był obiektywny, rzetelny i możliwy do obrony w przypadku ewentualnej kontroli podatkowej. Dzięki temu możliwe jest bezpieczne i zgodne z przepisami odliczenie podatku naliczonego od wydatków związanych z eksploatacją lokalu wykorzystywanego zarówno do celów prywatnych, jak i służbowych.

Czytaj też w LEX: Limity podatkowe w 2026 roku >

 

Podatek od nieruchomości – nie zawsze trzeba płacić stawkę dla przedsiębiorców

Choć przepisy przewidują wyższe stawki podatku od nieruchomości związanych z działalnością gospodarczą, nie oznacza to, że samo prowadzenie firmy w mieszkaniu automatycznie przekłada się na wyższy podatek. Decydujące jest bowiem faktyczne przeznaczenie lokalu.

NSA w wyroku z 23 lutego 2020 r. (sygn. II FSK 2064/19) podkreślił, że o gospodarczym charakterze części budynku mieszkalnego świadczą przede wszystkim działania przedsiębiorcy, takie jak ujęcie tej części w ewidencji środków trwałych, dokonywanie odpisów amortyzacyjnych czy zaliczanie wydatków z nią związanych do kosztów uzyskania przychodów. Sytuacja zmienia się dopiero wtedy, gdy część mieszkania jest trwale zaadaptowana na cele działalności i nie pełni już funkcji prywatnych. Wtedy ta wydzielona część powinna zostać objęta stawką właściwą dla firm, podczas gdy reszta mieszkania nadal pozostaje opodatkowana preferencyjnie.

Czytaj też w LEX: Opodatkowanie podatkiem od nieruchomości budynków i lokali związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej >