Doręczenia podatnikom pism przez organy podatkowe w trakcie prowadzonych postępowań stanowią niezwykle ważny aspekt. Dzień doręczenia wyznacza bowiem moment, od którego zaczynają biec terminy na wniesienie przez podatnika pisma procesowego, w szczególności środka odwoławczego – m.in. zażalenia czy odwołania. Problematyczna okazuje się też zasada, zgodnie z którą podatnik w toku prowadzonego postępowania podatkowego jest związany narzuconymi przez ustawy terminami, natomiast organy podatkowe, pomimo wyznaczonych ram czasowych, w szczególności na prowadzenie postępowania podatkowego czy kontroli, często przedłużają ten okres, prowadząc je znacznie dłużej niż zostało to przewidziane przez ustawodawcę.
- Jest to o tyle istotne, że niedotrzymanie przez podatnika terminu na wniesienie np. odwołania od decyzji spowoduje, że wnoszony środek odwoławczy nie odniesie skutku prawnego. Co prawda, przepisy ordynacji podatkowej przewidują możliwość przywrócenia takiego terminu na wniosek, jeśli zainteresowany udowodni, że uchybienie nie nastąpiło z jego winy, niemniej jednak w praktyce wymaga to zaistnienia szczególnych okoliczności – tłumaczy Wojciech Majkowski, doradca podatkowy, dyrektor w zespole ds. CIT w KPMG w Polsce
Czytaj w LEX: Doręczenia w postępowaniu podatkowym – najczęstsze nieprawidłowości >
Zobacz również:
Zmiany w prawie dokładają obowiązków księgowym >>
Fiskus próbuje zarabiać na złym prawie >>
Zasada oficjalności doręczeń cały czas obowiązuje
W postępowaniu podatkowym (analogicznie w kontrolach podatkowych i celno-skarbowych) obowiązuje zasada oficjalności doręczeń, w myśl której organy podatkowe doręczają pisma za pokwitowaniem, jedynie za pośrednictwem Poczty Polskiej lub upoważnionych pracowników.
Jak jednak podkreśla Wojciech Majkowski, szczególnie ta ostatnia możliwość może być kłopotliwa. Zdarza się bowiem, że podczas wizyty pełnomocnika w urzędzie, pracownik bez uprzedzenia doręcza pełnomocnikowi pismo. Nierzadko, pracownicy organu wybierają się również do siedziby podatnika lub jego pełnomocnika do doręczeń, gdzie doręczają pismo pracownikowi upoważnionemu do odbioru korespondencji. Odmowa odbioru może spowodować, że pismo zostanie uznane za doręczone, a to z kolei jest równoznaczne z rozpoczęciem biegu terminów procesowych.
- Taki sposób doręczania pism jest wykorzystywany przez urzędników skarbowych w sprawach, w których bliski jest termin przedawnienia zobowiązania podatkowego czy też z innych powodów urząd chce zakończyć postępowanie – podkreśla Wojciech Majkowski.
Zobacz procedurę w LEX: Elektroniczna administracja podatkowa >
Problemy z korespondencją w czasie pandemii
Robert Gniezdzia, radca prawny, partner w kancelarii Chmielniak Adwokaci, zwraca dodatkowo uwagę, że pandemia zmieniła sposób funkcjonowania przedsiębiorstw, w tym także kancelarii. Tam gdzie jest to możliwe pracownicy pracują zdalnie minimalizując ryzyko przenoszenia zakażeń. W przypadku izolacji lub kwarantanny może to oznaczać, że nie będzie możliwości zapewnienia obsady w biurze, także po to aby móc odebrać papierowo dostarczaną korespondencję.
Czytaj w LEX: Epidemia (COVID-19) a tok postępowań cywilnych i sądowoadministracyjnych >
- Wiele kancelarii wypracowało już mechanizmy pozwalające na minimalizowanie ryzyka doręczenia pisma w sposób uniemożliwiający nadanie mu dalszego biegu niemniej wygląda na to, że stan epidemii stał się w wielu obszarach doskonałą furtką do zagrań nie do końca fair co powoduje, że w określonych sytuacjach faktycznych pełnomocnicy muszą liczyć się z utratą terminu lub jego istotnym skróceniem, gdzie strata jednego dnia przy i tak krótkich terminach może być dużym obciążeniem – zaznacza Robert Gniezdzia.
Skarbówka niechętna korespondencji online
Oczywiście, od pewnego czasu organy podatkowe mogą doręczać pisma za pomocą środków komunikacji elektronicznej, za pośrednictwem portalu podatkowego (lub elektronicznej skrzynki podawczej) za urzędowym poświadczeniem odbioru. Doręczanie pism elektronicznie jest jednak możliwe, jeśli strona wniesie o takie doręczenia, wyrazi na nie zgodę lub po prostu złoży podanie w formie dokumentu elektronicznego.
Zobacz procedurę w LEX: Elektroniczne doręczanie pism podatkowych >
Zdaniem Wojciecha Majkowskiego, dla profesjonalnych pełnomocników (na których ciąży obowiązek posiadania adresu elektronicznego) doręczenia drogą elektroniczną stanowią, szczególnie w dobie pandemii, spore uproszczenie. Eliminują bowiem ryzyko, że dokumenty zaginą, a odbiór pisma, tak jak w przypadku doręczeń tradycyjnych można awizować przez 14 dni. Dodatkowo, pisma te są oznaczone sygnaturą danej sprawy, zatem łatwo jest ustalić, czego dotyczy, a fakt dostępności pisma od razu w formie elektronicznej, umożliwia przekazanie go w prosty sposób zainteresowanym daną sprawą osobom, unikając przy tym konieczności skanowania go, co w przypadku dużych objętościowo pism stanowi obecnie wyzwanie.
Sprawdź w LEX: Jakie działania powinien podjąć organ podatkowy w sytuacji, gdy spółka zmieniła adres siedziby i nie odbiera pism? >
Problemy techniczne utrudnią wymianę listów
Oskar Wala, doradca, podatkowy, menedżer w zespole ds. CIT w KPMG w Polsce, zaznacza jednak, że zgodnie z ordynacją podatkową, jeśli pojawią się problemy techniczne w postaci np. awarii systemu e-PUAP, które uniemożliwiają organowi podatkowemu doręczenia podatnikowi pisma w sposób elektroniczny, organ podatkowy doręcza pisma tradycyjne.
Jak się jednak okazuje, w praktyce takie postępowanie organów podatkowe generuje po stronie podatników oraz ich profesjonalnych pełnomocników nie lada problemy. Zdaniem Oskara Wali, pełnomocnicy nie są obecnie przygotowani na odbiór pism papierowo, gdyż w biurach z uwagi na pandemię pracuje mocno ograniczona liczba pracowników. Ci zaś, którym niespodziewanie zostanie doręczone pismo, będą musieli je zeskanować, przekazać zainteresowanym sprawą osobom oraz dokonać ich archiwizacji, pilnując przede wszystkim terminu.
Sprawdź w LEX: Czy doradca podatkowy prowadzący biuro rachunkowe ma obowiązek posiadać adres elektroniczny? >
Co istotne, pisma, przy których zwykle zdarzają się problemy techniczne, to niestety nie jednostronicowe wezwania, lecz obszerne decyzje czy protokoły kontroli, zawierające często kilkaset stron.
- Dodatkowo, gdyby wziąć pod uwagę fakt, że pełnomocnicy prowadzą jednocześnie nawet kilkanaście postępowań, skala problemu robi się istotna. W rezultacie, kiedy zaskoczeni pełnomocnicy otrzymają pismo drogą pocztową, muszą oddelegować do prac administracyjnych innych, akurat przebywających w biurze, pracowników i powierzyć im zeskanowanie pisma (co zwiększa także ryzyko błędów ludzkich), zainteresowani muszą pracować na nieczytelnej i nieedytowalnej wersji pisma, a w konsekwencji i tak już krótki czas na złożenie odpowiedzi czy wniesienie środka odwoławczego zostaje dodatkowo ograniczony – zauważa Wojciech Majkowski. Dodaje również, że, jak wynika z jego praktyki, takie postępowanie organów podatkowych jest nagminne.
Źródłem problemów jest także fakt, że organy podatkowe w żaden sposób nie informują podatnika elektronicznie, że określona korespondencja zostanie wysłana tradycyjnie. Zdaniem naszych rozmówców, nie wymaga to ze strony organów dużego wysiłku, a jednocześnie znacznie ułatwiłoby pełnomocnikom reakcję i organizację pracy.
Zobacz linię orzeczniczą w LEX: Skuteczne doręczenie pisma w siedzibie organu podatkowego >
Zaufanie do organów podatkowych pod znakiem zapytania
Jak twierdzi Wojciech Majkowski, postępowanie skarbówki jawnie przeczy zasadzie prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie do organów podatkowych, która będąc jedną z naczelnych zasad postępowania podatkowego, ma za zadanie stanowić ochronę interesów podatnika przed negatywnymi skutkami popełnianych błędów przez organy podatkowe, a także przed działaniami, które mogą się wiązać z negatywnymi skutkami procesowymi. Tymczasem, jak podkreśla nasz rozmówca, ustawodawca z jednej strony narzuca na przedsiębiorców ograniczenia zmuszając ich do organizowania pracy zdalnej, systemu rotacji pracowników, zapewnienia dodatkowych środków bezpieczeństwa (a co za tym idzie do ponoszenia dodatkowych nakładów finansowych), z drugiej zaś organy państwowe zamiast dążyć do efektywnego i szybkiego załatwienia sprawy, utrudniają przedsiębiorcom pracę i wymuszają naruszanie tych restrykcji.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
