Zgodnie z art. 24 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, jednostki podlegające przepisom ustawy o rachunkowości zobowiązane są prowadzić księgi rachunkowe rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i bieżąco. Natomiast księgi rachunkowe można uznać za rzetelne, jeżeli dokonane z nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty.
Rzetelność ksiąg rachunkowych
Powyższa zasada rzetelności ksiąg rachunkowych oznacza, że wyrazem rzetelności ksiąg rachunkowych jest ujmowanie w nich tylko tych zapisów i wszystkich tych zapisów, które dotyczą zdarzeń, jakie miały miejsce w danej jednostce. Natomiast wyrazem nierzetelności jest przykładowo, nieujmowanie niektórych zdarzeń dotyczących jednostki czy też ujmowanie tych zdarzeń w sposób zniekształcony (np. zaniżanie bądź zawyżanie kwot operacji gospodarczych). Brak w polityce rachunkowości zapisu o tym, kto dokonuje kontroli faktur pod względem merytorycznym, nie oznacza wprost nierzetelności ksiąg rachunkowych, ale może do niej prowadzić. O nierzetelności ksiąg nie świadczy również odstąpienie od umieszczania na fakturach pieczątki/adnotacji „Sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym”.
Czytaj w LEX: Dowody księgowe - charakterystyka w podziale na rodzaj dokumentowanego zdarzenia >>
Rzetelne mają być nie tylko księgi, ale też dowody księgowe
W tym miejscu warto jednak przypomnieć, iż rzetelne powinny być nie tylko księgi rachunkowe, ale także dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej i stanowiące podstawę zapisów księgowych (art. 22 ust. 1 w powiązaniu z art. 20 ust. 1-2 ustawy). W myśl art. 22 ust. 1 ustawy, aby uznać dany dowód księgowy za rzetelny musi on jednocześnie spełniać cztery warunki, a mianowicie:
- musi być zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentuje (jest to warunek rzetelności ksiąg rachunkowych);
- musi być kompletny, a więc zawierać co najmniej dane określone w art. 21 u.o.r.;
- musi być wolny od błędów rachunkowych oraz
- nie może zawierać przeróbek ani wymazywania.
Czytaj w LEX: Dowody księgowe - przechowywanie >>
W kontekście pytania istotny jest warunek dotyczący kompletności. Zgodnie bowiem z art. 21 ust. 1 ustawy, prawidłowo sporządzony dowód księgowy powinien zawierać co najmniej elementy wymienione w tym przepisie, w tym m.in. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (tzw. kontrola formalno-rachunkowa i merytoryczna). Jednakże, na mocy art. 21 ust. 1a pkt 2 ustawy, jednostka może zaniechać umieszczania tych danych na dowodzie księgowym, jeżeli wynika to z przyjętej przez nią techniki dokumentowania zapisów księgowych. Oznacza to, że jednostka może nie umieszczać na dowodach księgowych nie tylko pieczątki „Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym”, ale również ma prawo niewskazywania na poszczególnych dowodach sposobu ich ujęcia w księgach rachunkowych (odstąpienie od dekretacji dowodów).
Czytaj w LEX: Korygowanie błędów w księgach rachunkowych >>
Czytaj w LEX: Nieprawidłowości w korygowaniu błędów w dowodach księgowych >>
Ponieważ zawarta w art. 21 ust. 1a pkt 2 ustawy możliwość zaniechania zamieszczania na dowodach księgowych danych, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy, jest prawem jednostki, z którego może ona a nie musi skorzystać, zasadne jest, aby informację o korzystaniu z tego uproszczenia zawarła ona w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości, o której mowa w art. 10 ustawy, w części dotyczącej opisu techniki dokumentowania zapisów księgowych. Wprawdzie ustawodawca nie wymienia techniki dokumentowania zapisów księgowych wśród zagadnień, które powinny obowiązkowo znaleźć się w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości jednostki, ale należy pamiętać, iż wykaz zagadnień zawarty w art. 10 ust. 1 ustawy jest wykazem minimalnym. Wskazują na to wyrażenia „w szczególności” (art. 10 ust. 1 ustawy) i „co najmniej” (art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy). Brak w dokumentacji zasad (polityki) rachunkowości jednostki informacji o technice dokumentowania zapisów księgowych i korzystaniu z zawartego w art. 21 ust. 1a pkt 2 ustawy prawa do zaniechania umieszczania na dowodach księgowych (wszystkich lub tylko określonego rodzaju) informacji o ich sprawdzeniu i zakwalifikowaniu do ujęcia w księgach rachunkowych (dekretacja), wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania, wskazywałby, że jednostka z tego prawa nie korzysta i powinna zarówno na dowodach księgowych umieszczać informację o ich sprawdzeniu pod względem formalno-rachunkowym i merytorycznym, jak i dowody te pojedynczo dekretować. W takim przypadku nieumieszczenie na dowodzie księgowym pieczątki „Sprawdzono pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym” (lub równoważnego zapisu) wraz z podpisem osoby, która tego sprawdzenia dokonała, świadczyłoby o nierzetelności dowodu księgowego.
Czytaj w LEX: Przejście z podatkowej księgi przychodów i rozchodów na księgi rachunkowe - prowadzenie ksiąg rachunkowych >>
Zobacz również: Niestabilne prawo komplikuje pracę księgowych >>
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
