Część pracowników nie wykorzystuje urlopów do końca roku kalendarzowego, za który przysługują. Wynika to z wielu życiowych sytuacji, od licznych nieobecności do nawału pracy. U większości są to drobne „pozostałości”, ale u części zatrudnionych osób urlop zaległy jest dosyć znaczący. O terminach wykorzystania zaległości urlopowych warto pomyśleć systemowo już na początku roku - o ile jeszcze nie zostały one zaplanowane w planie urlopów – co pozwoli na łatwiejsze monitorowanie ich zrealizowania, jak również ułożenie terminów urlopów w sposób, który nie będzie kolidować z potrzebami pracodawcy.
Jakkolwiek nie jest to wyrażone wprost w przepisach, to z całej konstrukcji prawa do urlopu wynika, że urlopy zaległe są udzielane w pierwszej kolejności, przed urlopem należnym za rok bieżący.
Jak podkreślił Sąd Najwyższy w wyroku z 9 maja 2013 r. (sygn. akt II PK 199/12), już tylko udzielenie urlopu w kolejnym roku kalendarzowym stanowi wyjątek od reguły udzielania urlopu bieżącego. Regulacja ta łącznie z podstawową zasadą wykorzystywania urlopu jako okresu odpoczynku od pracy, uzasadnia wnioskowanie, choćby z mniejszego na większe (a minori ad maius), że urlop zaległy powinien być wykorzystywany (udzielany) przed urlopem bieżącym. Potwierdza to wniosek wynikający z przedawnienia urlopu, gdyż przy przeciwnej wykładni kompensata niewykorzystanego urlopu może nie być pełna.
Zobacz też procedurę: Ustalenie wymiaru urlopu wypoczynkowego w sytuacji korzystania z urlopu wychowawczego >
Czytaj również: Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od stażu pracy>>
Udzielenie do końca września
Art. 168 kodeksu pracy (dalej: k.p.) przewiduje obowiązek udzielenia pracownikowi niewykorzystanego zgodnie z planem urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W tym terminie nie musi on być jednak w pełni zrealizowany, wystarczające jest jego rozpoczęcie.
W piśmie Głównego Inspektoratu Pracy z 30 sierpnia 2012 r. (znak GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP) urząd stwierdził: - Stosownie do art. 168 k.p. urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p. należy pracownikowi udzielić najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielanego zgodnie z art. 167(2) k.p. Wskazany wyżej przepis przewiduje obowiązek udzielenia pracownikowi niewykorzystanego zgodnie z planem urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Przyjmuje się, że termin ten jest zachowany, jeżeli pracownik rozpoczął urlop przed upływem 30 września danego roku kalendarzowego.
Ważne: Pracodawca i pracownik nie mogą ustalić, że urlop zaległy zostanie wykorzystany później, tj. np. dopiero w listopadzie. Taka sytuacja może mieć jednak miejsce z przyczyn obiektywnych związanych z długotrwałą nieobecnością pracownika.
Przykład: Pracownik ma 5 dni urlopu z 2023 r. Osoba ta poważnie się rozchorowała w styczniu 2023 r., nieobecność potrwać może nawet do października. Z oczywistych względów urlop zaległy nie będzie mógł być w tym przypadku udzielony do końca września. Oczywiście nie „przepada”, roszczenie urlop przedawnia się z upływem lat 3 lat liczonych od ostatniego dnia września roku następującego po roku, w którym pracownik nabył do niego prawo.
Czytaj też w LEX: Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy >
Najpierw nieobowiązkowa próba ustalenia terminu, później narzucany przez pracodawcę
Urlop zaległy powinien zostać uwzględniony w planie urlopów. Jeżeli jednak plany nie są tworzone, to terminy korzystania z urlopów ustalane są przez pracodawcę po porozumieniu z pracownikiem.
W orzecznictwie sądowym ukształtowało się konsekwentnie obecnie przyjmowane stanowisko o możliwości jednostronnego nakazania pracownikowi wykorzystania zaległego urlopu.
Przykładowo, w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 7 maja 2008 r., (sygn. akt II PK 313/07) wskazano, że z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Tak również SN w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05) oraz PIP (stanowisko PIP z 12 marca 2020 r.), pismo GIP (znak: GPP-110-4560-8/09/PE/RP).
Ważne: Obowiązek udzielenia urlopu do końca września nie oznacza, że pracownik podejmuje decyzję o rozpoczęciu urlopu. Obowiązek udzielenie urlopu najpóźniej do końca września roku następnego nie może tworzyć po stronie pracownika możliwości swobodnego wykorzystania tego urlopu.
Zobacz linię orzeczniczą: Wykonywanie pracy podczas urlopu wypoczynkowego >
Jakkolwiek z orzecznictwa tego dotyczącego nie wynika ograniczenie możliwości narzucenia pracownikowi terminów wykorzystania zaległego urlopu tyko do tych sytuacji, w których wcześniej podejmowane były próby ustalenia terminu z pracownikiem i nie przyniosły efektu to na pewno warto w pierwsze kolejności dążyć do takich ustaleń minimalizując jednostronność działań pracodawcy odnośnie pracowniczego prawa do wypoczynku.
Zobacz procedurę: Udzielanie urlopu zaległego >
Przykład: Pracodawca w początkowym okresie roku wskazuje pracownikom na ilości pozostałego urlopu oraz wyznacza termin, do którego powinni zaproponować okresy ich wykorzystywania, zastrzegając, że w razie braku podania propozycji lub braku porozumienia odnośnie proponowanych przez pracowników terminów pracodawca sam narzuci terminy wykorzystania urlopów.
Czytaj też: Jak wyliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy – poradnik na przykładach >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
