W świadectwie pracy zamieszcza się informacje wynikające z art. 97 kodeksu pracy niezbędne do ustalenia uprawnień ze stosunku pracy i uprawnień z ubezpieczeń społecznych. Doprecyzowuje je par. 2 rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2020 r., poz. 1862). W dokumencie tym podawane są tylko te informacje, na które wskazuje prawodawca (nawet na wniosek pracownika można odnieść się tylko do ściśle zakreślonych kwestii), a zapisy ich dotyczące nie mogą wykraczać poza samą informację (np. podajemy tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy, ale nie możemy wskazać na konkretną przyczynę np. zwolnienia dyscyplinarnego).
Cel informacji o wykorzystanym urlopie
Jedną z ważniejszych informacji w świadectwie jest ta, która dotyczy urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy i urlopu wykorzystanego w tym roku. W wyjaśnieniach do pomocniczego wzoru świadectwa zawartych w załączniku do rozporządzenia wskazano, że pracodawca podaje w tym zakresie wyłącznie liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny. Odrębnie wskazuje się liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wykorzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 167(2) k.p. Co ważne, jednym z zasadniczych błędów jest odnoszenie się do urlopu z lat ubiegłych np. w przypadku rozliczania zaległego urlopu ekwiwalentem.
Sprawdź w LEX: Czy w świadectwie pracy urlop należy przeliczać na godziny? >
Zobacz również: Pracodawca nie zwolni już pracownika szczególnie chronionego, aż do ostatecznego wyroku >>
Urlop rozliczy też przyszły pracodawca
Celem tej informacji jest umożliwienie rozliczenia w danym roku kalendarzowym urlopu przez kolejnego pracodawcę, zgodnie z przepisami dotyczącymi urlopu proporcjonalnego. U dotychczasowego urlop przysługuje w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku. Kolejny pracodawca odpowiada, co prawda, także tylko za urlop proporcjonalnie do okresu zatrudnienia u niego (np. nie udziela wyższego urlopu, gdy poprzedni pracodawca się pomylił i zaniżył wymiar wypoczynku), ale kodeks pracy zawiera zastrzeżenie, że wymiar urlopu w roku nie może przekroczyć odpowiednio 20 lub 26 dni łącznie u wszystkich kolejnych pracodawców. Niezbędne jest zatem uzyskanie informacji o faktycznie rozliczonym urlopie.
Sprawdź w LEX: Ile dni urlopu należy się pracownikowi, który zmienił wymiar etatu? >
Przykład: Pracownik pracuje od początku roku do połowy sierpnia u pracodawcy A i bezpośrednio po tym zatrudnieniu podejmuje pracę na podstawie umowy na rok u pracodawcy B. Osoba ta ma 26 dni urlopu rocznie.
W oparciu o zasadę proporcjonalności, u pracodawcy A pracownik ma prawo do 18 dni urlopu (8/12 z 26 zaokrąglone w górę do pełnego dnia, niepełny miesiąc zatrudnienia zaokrągla w górę do pełnego miesiąca pracodawca dotychczasowy). U pracodawcy B z samego wyliczenia urlopu proporcjonalnego wynikałoby, że pracownik miałby prawo do 9 dni urlopu (4/12 z 26 zaokrąglone w górę do pełnego dnia), ale w związku z tym, że u pracodawcy A zrealizowane zostało 18 dni urlopu, u pracodawcy B przysługuje już tylko 8 dni (26 dni rocznie – 18 dni wykorzystane).
Czytaj w LEX: Urlop wypoczynkowy - zasady udzielania i przedawnienie >
Pracownik przed zakończeniem zatrudnienia może też wykorzystać urlop w wyższym wymiarze niż wynikający z zasady proporcjonalności. Szczególnie zdarza się to wówczas, gdy rozwiązanie stosunku pracy w trakcie roku nie było planowane ze znaczącym wyprzedzeniem, nie wynikało z faktu związania się umową terminową. Załóżmy, że w powyższym przykładzie pracownik rozwiązał umowę na czas nieokreślony z pracodawcą A za porozumieniem stron i do dnia rozwiązania umowy wypoczywał przez 21 dni. Pracodawca B miałby „zobowiązanie urlopowe” opiewające na 5 dni.
Sprawdź w LEX: W którym miejscu świadectwa pracy należy wskazać urlop bezpłatny? >
Istotne jest również odniesienie się do urlopu na żądanie, gdyż wynikająca z przepisów art. 167(2) kodeksu pracy swoista możliwość narzucenia urlopu ograniczona jest do czterech dni rocznie.
Nie wskazujemy na rozliczenie ekwiwalentowe
Świadectwo pracy ma walor ściśle informacyjny i służy do ustalenia uprawnień pracowniczych. Nie ma żadnych zatem powodów, by w informacji tej wskazywać na sposób zrealizowania obowiązku „urlopowego” przez pracodawcę (wykorzystanie w naturze lub ekwiwalent). Dla kolejnego pracodawcy istotne jest jedynie to, by dowiedział się o wymiarze rozliczonego urlopu. W żadnym stopniu na uprawnienia pracownicze nie wpływa zaś sposób zrealizowania prawa do urlopu. W konsekwencji informacja o tym, że za całość lub część urlopu był wypłacony ekwiwalent jest informacją niepotrzebną.
Zobacz procedurę w LEX: Konsekwencje błędów lub niewydania świadectwa pracy >
Dalej jednak idąc, zapisy o ekwiwalentowym rozliczeniu są po prostu błędne. Wykraczają poza cel świadectwa i niczemu nie służą na gruncie uprawnień pracowniczych, a mogą wpływać na sytuację pracownika w zakresie nawiązania kolejnego stosunku pracy.
Zobacz w LEX: Świadectwo pracy - zasady wypełniania na przykładach >
Przykład: Zatrudnienie kończy się w połowie grudnia. Pracownik był zatrudniony przez cały rok, nie korzystał w ogóle z rocznego urlopu. Ze świadectw nie wynika, by występowały jakiekolwiek dłuższe okresy nieobecności (okresy nieskładkowe, urlop rodzicielski, wychowawczy), w związku z którymi urlop wypoczynkowy nie mógłby być wykorzystany albo byłoby to trudniejsze. Cały urlop wypoczynkowy roczny rozliczany jest ekwiwalentem. Jeżeli pracodawca wskazałby w świadectwie na rozliczenie całych 26 (lub 20) dni urlopu ekwiwalentem, to zapis taki wykraczałby poza stricte informacyjny charakter świadectwa. Pośrednio mógłby wpływać na ocenę pracownika przez kolejnego pracodawcę, tworzyć pewien obraz pracownika jako osoby niewykorzystującej urlopów.
Zobacz wzory dokumentów w LEX:
Świadectwo pracy w warunkach szczególnych >
Odpowiedź na wniosek o sprostowanie świadectwa pracy >
Zawiadomienie o odmowie sprostowania świadectwa pracy >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
