Art. 94(6) Kodeksu pracy, który obowiązuje od 1 stycznia 2019 roku, stanowi, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:

  1. okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 k.p.;
  2. możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 94(5) § 2 k.p.;
  3. zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Informacja przekazywana pracownikowi powinna być konkretna i zindywidualizowana.

Czytaj w LEX: Wydawanie i sprostowanie świadectwa pracy według najnowszych zmian >

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej

Od 2019 roku, zgodnie z brzmieniem art. 94 pkt 9b k.p. pracodawca obowiązany jest przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Sprawdź w LEX: Nowe okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej >

W przypadku ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 10 lat pracodawca kontynuuje prowadzenie dla tego pracownika dotychczasowej dokumentacji pracowniczej. W takiej sytuacji, zgodnie z nowym art. 94(5) § 2 k.p. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł.

 


Przykładowa informacja, którą trzeba przekazać pracownikowi, może wyglądać następująco:

"Informuję Panią/Pana, że:

  1. Okres przechowywania Pani/Pana dokumentacji pracowniczej wynosi 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.
  2. Ma Pani/Pan możliwość odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu jej przechowywania.
  3. W przypadku nieodebrania dokumentacji pracowniczej w okresie, o którym mowa w pkt 2, zostanie ona zniszczona."

Informacja nie dla każdego pracownika

Przepisy są skonstruowane tak, że budziły wątpliwości, czy informację o okresie przechowywania dokumentacji należy wydawać wszystkim pracownikom czy tylko tym zatrudnionym od 1 stycznia 2019 roku. Stanowisko MRPiPS w tej sprawie:

Obowiązki informacyjne pracodawcy z zakresu przechowywania dokumentacji pracowniczej określone w art. 946 k.p. odnoszą się do wszystkich pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 2018 r., tj. począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r., wobec których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obowiązki te nie dotyczą natomiast pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 2019 r., co wynika z art. 7 ustawy z 10 stycznia o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.

 

 

Nowy wzór świadectwa pracy

Od 29 czerwca 2019 r. w świadectwie pracy nie ma już miejsca na imiona rodziców. Z kolei od dnia 7 września 2019 r. z art. 97 § 2(1) Kodeksu pracy wynika, że pracownik może w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy wystąpić z wnioskiem do pracodawcy o sprostowanie świadectwa pracy, a w razie nieuwzględnienia tego wniosku przez pracodawcę pracownikowi przysługuje, w ciągu 14 dni od zawiadomienia o odmowie sprostowania świadectwa pracy, prawo wystąpienia z żądaniem sprostowania świadectwa pracy do sądu pracy. W przypadku niezawiadomienia przez pracodawcę o odmowie sprostowania świadectwa pracy, żądanie sprostowania świadectwa pracy wnosi się do sądu pracy.

Edytowalny wzór świadectwa pracy, obowiązujący od 7 września 2019 roku, jest dostępny w LEX Kadry >

Z pozostałych zmian, które obowiązują od 7 września, warto też wymienić wyraźne zapisanie obowiązku pracodawcy zniszczenia poprzednio wydanego pracownikowi świadectwa pracy w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści w razie wydania pracownikowi nowego dokumentu.

Kodu QR na świadectwie pracy jednak nie będzie

Zgodnie z początkowymi założeniami projektu rozporządzenia w sprawie świadectwa pracy, każda strona pomocniczego wzoru świadectwa pracy miała zostać wyposażona w domyślny stały fotokod (kod QR) w prawym górnym rogu strony. Miało to służyć realizacji celów projektowanej ustawy o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami, a więc np. osobom z dysfunkcją wzroku. Jednak w trakcie prac nad projektem postanowiono, że pomocniczy wzór świadectwa pracy nie będzie zawierał kodów QR, a to z uwagi na różną liczbę stron wydawanego świadectwa pracy – zależną od ilości informacji koniecznych do zamieszczenia w tym świadectwie w odniesieniu do konkretnego pracownika.

Więcej przydatnych materiałów znajdziesz w LEX Kadry:

Świadectwo pracy - zasady wypełniania na przykładach >

Pracownicze Plany Kapitałowe - nowe obowiązki pracodawców >

Zmiany w prawie pracy 2020 >

Współczynnik ekwiwalentowy 2020 r.  >