Sierpniowe święto wpłynie na harmonogramy czasu pracy

Harmonogramy czasu pracy tworzone są na okresy minimum miesięczne. Jeżeli stosowane są okresy rozliczeniowe równe miesiącom kalendarzowym, to grafik obejmuje cały okres rozliczeniowy. To zaś oznacza, że planowana w nim liczba godzin i dni pracy musi być równa wymiarowi czasu pracy dla tego miesiąca oraz zapewniać minimalną liczbę dni pracy. Planując pracę na sierpień 2026 r., uwzględnić należy święto (15 sierpnia).

Przepisy art. 129 Kodeksu pracy (dalej: k.p.) wyraźnie wskazują, że harmonogramy czasu pracy mogą być tworzone na okres krótszy niż okres rozliczeniowy, jednak wyznaczają jednocześnie, że minimalnym okresem jest tutaj miesiąc (przepisy odrębne pozwalają na tworzenie harmonogramów na krótsze okresy dla pracowników instytucji kultury). Jest to najkrótszy okres harmonogramowy przyjęty przez ustawodawcę w celach ochronnych – stworzenia pewnego okresu „przewidywalności czasu pracy” dla pracownika, co pozwala po prostu na podstawowe ułożenie życia prywatnego czy też szerzej mówiąc, pozazawodowego.

W przypadku gdy harmonogram obejmuje jedynie część okresu rozliczeniowego (np. w razie stosowania czteromiesięcznych okresów) planowana w nim praca nie jest ograniczona wymiarem czasu pracy lub liczbą dni wolnych dla tego miesiąca, gdyż „poruszamy się” po pełnym (dłuższym niż miesiąc) okresie rozliczeniowym.

Czytaj również: Planowanie pracy niepełnoetatowców>>

Harmonogram na pełny okres rozliczeniowy

Dla okresu rozliczeniowego ustalamy wymiar czasu pracy oraz maksymalną liczbę dni pracy (minimalną liczbę dni wolnych od pracy). Okres rozliczeniowy ma ogromne znaczenie odnośnie planowania pracy w harmonogramach czasu pracy. Na jego przestrzeni ma być m. in.:

• zapewniony przeciętnie 40-godzinny tydzień pracy,
• zachowany limit maksymalny przeciętnie 8 godzin nadliczbowych na tydzień,
• zachowana zasada przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
• zapewniona minimalna liczba dni wolnych od pracy.

Planując pracę w harmonogramie na pełny okres rozliczeniowy czasu pracy, należy zaplanować dokładnie taką liczbę godzin pracy, jaka wynika z wymiaru czasu pracy dla tego okresu rozliczeniowego (zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy) lub odpowiednią część pełnego wymiaru przy zatrudnieniu niepełnoetatowym.

Przykład: Dla okresu rozliczeniowego, w którym wymiar czasu pracy wynosi 168 godzin, osobie zatrudnionej w ¼ pełnego wymiaru czasu pracy zaplanować można w grafiku nie więcej niż 42 godziny pracy. Pracodawca jest związany ustaleniami umownymi dotyczącymi wymiaru czasu pracy – może w razie konieczności zlecić pracę ponad wymiar (osobno płatną), ale nie może swobodnie planować jej w harmonogramach.

Warto także zwrócić uwagę na to, że harmonogram musi być zgodny z regulaminem pracy.

Przykład: W regulaminie pracy wskazano, że praca wykonywana jest w dniach poniedziałek - piątek w godzinach 6:00-18:00 według harmonogramów.

W harmonogramie nie można zatem zaplanować pracy np. na sobotę lub od godz. 5:00. W grafiku nie można planować pracy niezgodnie z rozkładami z regulaminu wynikającymi – harmonogramy poszczególnych pracowników tworzymy w granicach wskazanych w regulaminie odnośnie dni oraz przedziałów godzinowych.

Planowanie pracy na sierpień 2026 r.

W miesięcznym okresie rozliczeniowym obejmującym sierpień 2026 r. :

• wymiar  czasu pracy wynosi 160 godzin  (40 godz. x 4 tyg.) + (8 godz. x 1 dzień) – (8 godz. x 1 dzień świąteczny);
• maksymalna liczba dni pracy wynosi 20 (160 godzin wymiaru czasu pracy : 8)
• minimalna liczba dni wolnych od pracy wynosi 11 (liczba dni kalendarzowych w okresie rozliczeniowym minus maksymalna liczba dni pracy).

Zacznijmy od tego, co jest prawidłowe:

• określono liczbę dni pracy nienaruszającą zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy,
• nie jest planowane ponowne rozpoczynanie pracy w niezakończonej dobie,
• planowana praca nie narusza odpoczynków dobowych i tygodniowych.

To, co jest niedopuszczalne to zaplanowana liczba godzin. Harmonogram przewiduje 15 dni pracy o 12 godzin, czyli 180 godzin – o 20 ponad wymiar czasu pracy dla okresu rozliczeniowego. Pracodawca zaplanował zatem na etapie tworzenia harmonogramu 20 godzin nadliczbowych średniotygodniowych (z tytułu przekroczenia normy średniotygodniowej czasu pracy).

Praca w godzinach nadliczbowych jest dopuszczalna w razie:

1. konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii;
2. szczególnych potrzeb pracodawcy.

Stosowana przez pracodawcę organizacja pracy nie jest przesłanką planowania nadgodzin i nie może być kwalifikowana jako szczególne potrzeby pracodawcy. Konieczne jest zatem zaplanowanie 160 godzin (wymiar czasu pracy dla sierpnia).  

W sytuacjach takich, gdy organizacyjnie przyjęte jest stosowanie pracy 12-godzinnej trafne może być zastosowanie dłuższych okresów rozliczeniowych niż miesięczne. 

W sierpniu 2026 r. występuje święto (15 sierpnia), które przypada w sobotę. U wielu pracodawców jest to dzień wolny od pracy, co nie zmienia nic w tym, że:

• święto to obniża wymiar czasu pracy o 8 godzin,
• wpływa na minimalną liczbę dni wolnych, którą każdy pracownik ma mieć zapewnioną.

Przykład: Pracownicy pracują pon. - pt. w systemie podstawowym w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Pani Anna jest zatrudniona na ¼ etatu i ma planowaną pracę w harmonogramach standardowo przez 2 dni w tygodniu (najczęściej po 5 godzin).

Święto 15 sierpnia wpływa na jej wymiar czasu pracy – wynosi on 40 godzin (tyle może zostać rozplanowane dla niej w sierpniu). Sobotnie święto nie odbija się w praktyce na dniach pracy tej osoby. Minimalna liczba dni wolnych w sierpniu wynosi 11, liczba ta nie ulega zwiększeniu przy zatrudnieniu niepełnoetatowym. Stosowane rozkłady zapewniają zaś zdecydowanie większą liczbę dni wolnych.

Gdyby p. Anna pracowała 5 dni tygodniowo po 2 godziny, to święto 15 sierpnia skutkowałoby koniecznością wyznaczenia dnia wolnego od pracy, gdyż jedynie w ten sposób mogłaby być zapewniona minimalna liczba dni wolnych. Jednocześnie dzień ten doprowadziłby do zgodności liczby godzin pracy z liczbą właściwą dla ¼ pełnego wymiaru czasu pracy.