Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wciąż pracuje nad projektem ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw (nr UD283). I choć do 1 stycznia 2026 r., kiedy to projektowane przepisy mają wejść w życie, zostało nam kilka tygodni, przedsiębiorcy wciąż nie wiedzą, jaki będzie ostateczny kształt tak ważnych dla nich przepisów. Przygotowywana ustawa ma bowiem przyznać inspektorom pracy nowe uprawnienie – przekształcania umów cywilnoprawnych w umowy o pracę. Co więcej, projekt nowelizacji ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy przewiduje, że decyzje o przekwalifikowaniu umów cywilnoprawnych będą natychmiast wykonalne. To oznacza, że już od dnia ich wydania przedsiębiorca będzie zobowiązany rozliczać współpracownika jak pracownika etatowego – z pełnymi składkami na ZUS i NFZ oraz zaliczką na PIT od wynagrodzenia ze stosunku pracy.
Co prawda, nie ma jeszcze ostatecznej wersji projektu, ale już teraz spróbuję pokazać, o jakich skutkach finansowych dla przedsiębiorców może mówić (patrz tabelka niżej).
Czytaj też w LEX: Przegląd projektów rozporządzeń i ustaw z zakresu prawa pracy >
Czytaj również: Jest trzecia wersja projektu zmian w ustawie o PIP, której nikt nie widział >>
Reklasyfikacja działa wstecz
Jeszcze bardziej dotkliwe są skutki wsteczne. Jeśli PIP uzna, że umowa cywilnoprawna faktycznie była stosunkiem pracy, a pracodawca nie odwoła się od tej decyzji, to będzie musiał uregulować zaległe składki ZUS, składkę zdrowotną oraz zaliczki na PIT za okres nawet kilku lat.
W praktyce to pracodawca ponosi pełen ciężar tych dopłat, ponieważ potrącenie należności od byłych zleceniobiorców lub kontraktorów jest prawnie i faktycznie bardzo trudne. Dla przykładu, przy umowie o dzieło o wartości 10 000 zł miesięcznie zaległość może sięgnąć ponad 150 000 zł za trzy lata, a przy kontrakcie B2B – nawet 360 000 zł.
Cena promocyjna: 8.9 zł
|Cena regularna: 89 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 62.3 zł
Dlaczego różnice w kwotach są tak duże?
Różnice wynikają z systemu składkowego i z odmiennych zasad opodatkowania dochodów dla różnych form zatrudnienia.
W przypadku umowy o pracę obowiązuje zaliczka na PIT według skali 12 proc. lub 32 proc., można stosować koszty uzyskania przychodu w wysokości 250–300 zł miesięcznie oraz kwotę wolną od podatku (30 000 zł). Składka zdrowotna (9 proc.) nie podlega odliczeniu od PIT, co realnie zwiększa obciążenia.
Dla umów zlecenia i dzieła stosuje się koszty uzyskania przychodu 20 proc. lub 50 proc. (w sytuacji transferu praw autorskich), często nie pobiera się składek ZUS lub są tylko częściowe. Np. w przypadku studenta na umowie zleceniu do 26 roku życia nie obowiązują w ogóle składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
W przypadku działalności gospodarczej (B2B) podatnik może wybrać ryczałt (np. 15 proc. lub 17 proc.), podatek liniowy (19 proc.) lub skalę podatkową. W przypadku opodatkowania według skali lub liniowo, może także odliczać rzeczywiste koszty działalności. Składki na ZUS i NFZ są naliczane od deklarowanych kwot lub zryczałtowane. Po przekwalifikowaniu na etat wszystkie te preferencje znikają – a wynagrodzenie zostaje obciążone pełnym PIT-em i składkami. Dlatego koszt pracodawcy rośnie o 30-40 proc., a wynagrodzenie netto pracownika maleje o 10–20 proc.
Sprawdź również książkę: Kodeks pracy. Wynagrodzenia, urlopy i czas pracy. Ochrona zatrudnienia i świadectwa pracy. Organizacje pracodawców, związki zawodowe i spory zbiorowe >>
Przykłady podatkowych kosztów reklasyfikacji
Poniżej w tabeli przedstawiam przykładowe skutki potencjalnej reklasyfikacji umowy cywilnoprawnej na umowę o pracę w zakresie podatku dochodowego od osób fizycznych i składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne dla różnych form umów.
Dopłaty - warianty
A na początek przykład studenta. Załóżmy, że student poniżej 26 roku życia dorabia na podstawie umowy zlecenie i otrzymuje 2 000 zł brutto miesięcznie. Obecnie nie płaci on składek ZUS i składki zdrowotnej, a także podatku (bo korzysta zwolnienia z PIT), więc jego wynagrodzenie netto praktycznie odpowiada kwocie brutto. Jeżeli jednak Państwowa Inspekcja Pracy uzna, że w rzeczywistości wykonywał on pracę w warunkach typowych dla etatu, skutki będą dwojakie.
Po pierwsze - na przyszłość. Po przekwalifikowaniu umowy na stosunek pracy miesięczne obciążenia dla obu stron wzrosną znacząco. Student otrzyma o ok. 430 zł mniej na rękę, ponieważ od jego pensji zostaną potrącone składki społeczne i zdrowotne. Pracodawca natomiast zapłaci o ok. 410 zł więcej miesięcznie z tytułu składek finansowanych po swojej stronie.
Po drugie – za przeszłość. Jeżeli decyzja PIP będzie ostateczna i obejmie okres trzech lat wstecz, pracodawca będzie musiał dopłacić ok. 840 zł miesięcznie zaległych składek i podatku, czyli ok. 30 000 zł za trzy lata. Kwoty te nie uwzględniają odsetek za zwłokę, korekt rozliczeń VAT oraz wpłat na PFRON.
Jeśli firma ma 10 takich umów ze studentami (czyli na łączną kwotę 20 tys. zł brutto), koszty, które będzie musiała ponieść w wyniku ewentualnej reklasyfikacji, można sprawdzić w tabeli poniżej dla kwoty 20 tys. zł. Z praktyki wiem, że niektóre firmy mają nawet po kilkaset umów zleceń ze studentami, tak więc nawet jeśli pojedyncza umowa opiewa na stosunkowo niską kwotę, w przypadku tak dużej skali synaptyczne koszty mogą być naprawdę ogromne.
W powyższej tabeli zamieściłam również przykładowe skutki potencjalnego przekształcenia innych rodzajów umów i różnych poziomów wynagrodzeń.
Czytaj też w LEX: Jawność wynagrodzeń od 24.12.2025 r. >
Czytaj również: Nowe uprawnienia PIP: Decyzja o uznaniu umowy B2B za stosunek pracy może mieć poważne skutki imigracyjne >>
Podsumowanie
Reklasyfikacja umów cywilnoprawnych na stosunek pracy oznacza dla przedsiębiorców podwójne obciążenie: dopłaty za przeszłość oraz wyższe koszty w przyszłości. Dla domniemanych pracowników oznacza to z kolei spadek wynagrodzenia netto. Różnice te wynikają zarówno z pełnych składek ZUS i NFZ, jak i z mniej korzystnych zasad opodatkowania PIT w przypadku umowy o pracę.
Joanna Narkiewicz-Tarłowska, dyrektorka zarządzająca i doradczyni podatkowa w Vialto Partners
Sprawdź też w LEX: Zmiany w prawie pracy w 2026 r. >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
