Wpłaty, które zostały obliczone i pobrane w terminie, a tylko nie zostały dokonane (przekazane) do instytucji finansowej, są wpłatami spóźnionymi i powinny zostać dokonane. Sytuacja komplikuje się, jeśli pracodawca w ogóle nie obliczał i nie pobierał wpłat do pracowniczych planów kapitałowych - mimo że powinien.
Podmiot zatrudniający zobowiązany jest do naliczania i pobierania wpłat do PPK od każdego wynagrodzenia wypłaconego osobie zatrudnionej po zawarciu w jej imieniu i na jej rzecz umowy o prowadzenie PPK (o ile osoba ta nie złoży wcześniej deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat w PPK). Wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający powinny być obliczane, a wpłaty finansowane przez uczestnika PPK powinny być obliczane i pobierane od uczestnika PPK w terminie wypłaty wynagrodzenia. Ustawa o pracowniczych planach kapitałowych określa też termin dokonywania tych wpłat przez podmiot zatrudniający. Wpłaty powinny być dokonane w terminie do 15 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.
W odniesieniu do wpłat do PPK nieprzekazanych przez podmiot zatrudniający do instytucji finansowej, ważne jest przede wszystkim to, czy wpłaty te zostały obliczone i pobrane przez podmiot zatrudniający w terminie wypłaty wynagrodzenia, a tylko nie zostały przekazane w terminie do IF, czy też podmiot zatrudniający nie obliczył i nie pobrał tych wpłat w terminie wypłaty wynagrodzenia.
Czytaj również: Jak ustalić podstawę wymiaru wpłat do PPK?>>
Wpłaty do PPK, które zostały w terminie naliczone i pobrane, ale nie zostały dokonane (przekazane) do PPK, są wpłatami spóźnionymi i podmiot zatrudniający powinien dokonać tych wpłat. Pracodawca, który zorientuje się, że nie przekazał wpłat do PPK w terminie, powinien, bez zbędnej zwłoki - czyli gdy tylko zorientuje się, że nie dopełnił tego obowiązku - przekazać wpłaty do instytucji finansowej.
Jeżeli jednak wpłaty do PPK nie zostały naliczone i pobrane lub zostały naliczone, lecz nie zostały pobrane przez podmiot zatrudniający w terminie, takie wpłaty nazywamy wpłatami zaległymi i nie jest dopuszczalne ich późniejsze naliczenie, pobranie i przekazanie do instytucji finansowej. Przepisy ustawy o PPK nie przewidują możliwości wstecznego dokonywania zaległych wpłat do PPK. Takie rozwiązanie mogłoby okazać się uciążliwe dla pracownika, np. w przypadku, gdy należałoby pobrać i dokonać jednorazowo wpłat do PPK za kilka lub nawet kilkanaście miesięcy, co mogłoby okazać się dość istotnym obciążeniem finansowym dla zatrudnionej osoby. Nie jest dopuszczalne dokonywanie zaległych wpłat do PPK, nawet za zgodą osoby zatrudnionej.
Przykład: W lutym br. pracodawca zorientował się, że w wyniku pomyłki przez kilka miesięcy nie naliczał i nie pobierał wpłat do PPK za jednego z uczestników programu. W związku z tym, że ustawa o PPK nie pozwala na dokonywanie zaległych wpłat do PPK, pracodawca musi w inny sposób zrekompensować pracownikowi poniesioną przez niego szkodę.
Szkoda powstała w związku z niedokonaniem wpłat powinna zostać zrekompensowana uczestnikowi PPK na zasadach wynikających z przepisów kodeksu cywilnego. Dotyczy to zarówno szkody spowodowanej nieterminowym dokonaniem wpłat do PPK (gdy wpłaty obliczone i pobrane w terminie wypłaty wynagrodzenia zostały przekazane do instytucji finansowej po terminie, w którym powinny były zostać dokonane), jak i nieprzekazaniem wpłat w ogóle – w związku z tym, że pracodawca nie może dokonać zaległych wpłat.
W art. 481 par. 1 k.c. przyjęto, że jeżeli dłużnik opóźnia się ze spełnieniem świadczenia pieniężnego, wierzyciel może żądać odsetek za czas opóźnienia, chociażby nie poniósł żadnej szkody i chociażby opóźnienie było następstwem okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności. W myśl art. 481 par. 3 k.c., w razie zwłoki dłużnika wierzyciel może ponadto żądać naprawienia szkody na zasadach ogólnych. Zgodnie z art. 361 k.c. zobowiązany do odszkodowania ponosi odpowiedzialność tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego szkoda wynikła. W tych granicach, w braku odmiennego przepisu ustawy lub postanowienia umowy, naprawienie szkody obejmuje straty, które poszkodowany poniósł, oraz korzyści, które mógłby osiągnąć, gdyby mu szkody nie wyrządzono. Przepisy ustawy o PPK nie modyfikują zasad odpowiedzialności za szkodę, która została wyrządzona uczestnikowi PPK przez pracodawcę niedokonaniem wpłat do PPK w terminie. Zarówno ustalenie wysokości odsetek, jak i ew. odszkodowania przysługującego uczestnikowi PPK powinno nastąpić zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego.
Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu 800 775 775. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj.
Podstawa prawna:
Ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 427 ze zm.),
Ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 1071 ze zm.).
Autorka jest ekspertem PFR Portal PPK
