Zakres kompetencji oraz uprawnień PIP określają przepisy rangi ustawowej - ustawa z dnia 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 1712 z późn. zm.), które to niebawem zostaną zmienione. 1 września 2025 roku na stronie Rządowego Centrum Legislacji pojawił się długo wyczekiwany projekt ustawy (projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw, nr UD283), który obecnie jest na etapie opiniowania. Planowana reforma stanowi realizację zobowiązań wynikających z Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności (KPO).
Czytaj więcej: Będzie odrębne postępowanie sądowe w sprawach o ustalenie istnienia stosunku pracy >>
Stwierdzenie istnienia stosunku pracy przez inspektora
Obecne możliwości organów PIP nie są wystarczające, by skutecznie kwestionować stosowanie umów cywilnoprawnych zamiast umów o pracę. Reforma jest odpowiedzią na ten problem – wzmocni organ, aby skuteczniej egzekwował przestrzeganie prawa pracy i tym samym poprawił warunki zatrudnionych osób (Projekt ustawy o zmianie ustawy o Państwowej Inspekcji Pracy oraz niektórych innych ustaw - Kancelaria Prezesa Rady Ministrów - Portal Gov.pl).
Najważniejszym projektowanym rozwiązaniem jest przyznanie organom PIP nowych kompetencji. Będą one uprawnione do stwierdzania istnienia stosunku pracy, gdy zawarto umowę cywilnoprawną zamiast umowy o pracę. Taka sytuacja ma miejsce, gdy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.
Co istotne, okręgowy inspektor pracy wyda w tym celu decyzję administracyjną. Będzie ona natychmiast wykonalna w zakresie skutków, jakie przepisy prawa pracy wiążą z nawiązaniem stosunku pracy (np. urlop) oraz obowiązkami w zakresie podatków i ubezpieczeń społecznych powstałymi od dnia jej wydania. Wstrzymanie wykonania będzie możliwe tylko w zakresie obowiązków podatkowych i dotyczących ubezpieczeń społecznych, powstałych przed dniem wydania decyzji i tylko do dnia upływu terminu na wniesienie odwołania (w przypadku jego złożenia - do dnia prawomocnego orzeczenia sądu).
Pracodawca lub pracownik będzie mógł, w ciągu 7 dni od doręczenia decyzji, złożyć odwołanie do Głównego Inspektora Pracy za pośrednictwem okręgowego inspektora pracy, który ją wydał. Następnie, strona niezadowolona z rozstrzygnięcia odwołania, będzie mogła odwołać się do sądu pracy.
Takie rozwiązanie budzi wątpliwości, w szczególności w kontekście potencjalnych nadużyć po stronie inspektorów. Dotyczą one sytuacji, gdy inspektor podejmie nieuzasadnioną decyzję w przedmiocie stwierdzenia stosunku pracy lub wbrew woli stron. Mogą się bowiem pojawiać sytuacje, w których wolą stron było zawarcie umowy cywilnoprawnej zamiast umowy o pracę – i było to działanie celowe oraz przede wszystkim świadome. Również tryb odwoławczy budzi wątpliwości, bowiem wymaga wyczerpania przewidzianej ścieżki, tj. rodzi konieczność wniesienia odwołania, a dopiero po wydaniu niekorzystnej dla strony decyzji sprawę rozstrzygnie sąd. Istnieje ryzyko, że taki tryb znacznie przedłuży postępowanie w sprawie i narazi pracodawcę na konsekwencje – wstrzymanie wykonania decyzji dotyczy jedynie określonych obowiązków, pozostałe pracodawca będzie zobowiązany realizować. Warto wskazać w tym kontekście przede wszystkim na konieczność wypłaty wynagrodzenia zgodnie z przepisami kodeksu pracy, prowadzenie odpowiedniej dokumentacji czy udzielanie urlopów. Pojawia się również wątpliwość w zakresie działań po zakończeniu sprawy przed sądem.
Obecnie, jeżeli inspektor pracy w toku kontroli stwierdzi, że osoba wykonująca pracę na podstawie umowy cywilnoprawnej faktycznie realizuje obowiązki charakterystyczne dla stosunku pracy, może wnieść do sądu powództwo o ustalenie istnienia stosunku pracy. Ostateczne rozstrzygnięcie nie należy zatem do inspektora. Należy jednak podkreślić, że w pierwszej połowie 2025 roku inspektorzy pracy złożyli jedynie dziewięć takich pozwów. Spośród nich, sąd potwierdził stosunek pracy tylko w jednym przypadku. Nie jest to zatem rozwiązanie często stosowane ani skuteczne.
Tym samym, z jednej strony jest to rozwiązanie, które ma zabezpieczać osoby zatrudnione w warunkach umowy o pracę (ale bez statusu pracownika), jednak naraża pracodawców na konieczność respektowania statusu pracownika jeszcze przed rozstrzygnięciem sądu, co obecnie nie jest możliwe. Z pewnością to pracodawcy odczują tę zmianę najbardziej – w szczególności poprzez wzrost kosztów zatrudnienia.
Czytaj również: PIP chce ustalać istnienie stosunku pracy, a zainteresowany - niekoniecznie >>
Konsekwencje dla przedsiębiorców
Możliwość stwierdzenia stosunku pracy na mocy decyzji okręgowego inspektora pracy to znacząca zmiana. Zgodnie z intencją ustawodawcy kontrole obejmą okres nawet do roku wstecz. Sprawdzone mogą więc zostać umowy, które już zostały rozwiązane. W konsekwencji, jeżeli przedsiębiorca zatrudniał na umowach cywilnoprawnych w warunkach stosunku pracy, zwiększy się ryzyko odpowiedzialności.
W związku z wydaniem decyzji stwierdzającej stosunek pracy, przedsiębiorcy będą zobowiązani do respektowania statusu pracownika, który był zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej. Rodzi to również konieczność zapłaty składek na ubezpieczenia społeczne czy podatek dochodowy.
Tym samym, przedsiębiorcy powinni każdorazowo weryfikować sytuację pracownika czy współpracownika i na tej podstawie dobierać odpowiednią formę zatrudnienia. Warto już teraz dokonać analizy zawartych w firmie umów, czy aby nie spełniają one kryteriów stosunku pracy.
Należy podkreślić, że jeżeli strony świadomie zdecydowały o wyborze umowy cywilnoprawnej z określonych powodów, inspektor winien tę okoliczność uwzględnić.
Cena promocyjna: 224.1 zł
|Cena regularna: 249 zł
|Najniższa cena w ostatnich 30 dniach: 174.3 zł
Dodatkowe uprawnienia PIP
Ustawodawca planuje wyposażyć PIP w dodatkowe narzędzia. Przykładowo, umożliwi wymianę informacji między PIP i ZUS. Dzięki temu PIP skontroluje również zleceniodawców opłacających składki na ubezpieczenia społeczne.
Wprowadzona zostanie także opcja przeprowadzania kontroli w formie zdalnej, w tym zdalnych przesłuchań i oględzin stanowisk pracy, pomieszczeń czy maszyn przy użyciu urządzeń umożliwiających połączenie w czasie rzeczywistym. To korzystna zmiana, która może znacząco ułatwić komunikację między przedsiębiorcami a PIP.
Ponadto, zostanie zwiększona maksymalna wysokość grzywny w postępowaniu mandatowym i to nawet do 60 tysięcy złotych.
W zamian za rozszerzenie uprawnień, PIP zostanie zobowiązana do sporządzania rocznych i wieloletnich programów działania, opartych na analizie ryzyka.
Sprawdź również książkę: Sądowe postępowanie w sprawach z zakresu prawa pracy >>
Wnioski z kontroli przeprowadzonych w 2024 roku
Aby właściwie przygotować się do potencjalnej kontroli PIP, warto przyjrzeć się obszarom, które były szczególnie obserwowane w 2024 roku.
Jak wynika ze sprawozdania z działalności PIP w 2024 r. (druk sejmowy nr 1463), PIP kontrolowała m.in. nieprawidłowości związane z ochroną pracy. Zainteresowanie inspektorów umowami cywilnoprawnymi nieznacznie spadło – przeprowadzili 10 047 kontroli w celu eliminacji zastępowania umów o pracę. Sprawdzano m.in. powtarzalność zawierania takich umów czy zasadność ich stosowania zamiast umów o pracę. W razie potrzeby porównywano warunki zatrudnienia i obowiązki pracowników oraz współpracowników wykonujących te same zadania. Najczęściej kontrole dotyczyły małych zakładów z sektora prywatnego, tj. do 9 pracowników (aż 51,6 proc.) oraz w przedziale 10-49 pracowników (30 proc.). Dominowało zainteresowanie handlem, przetwórstwem przemysłowym i budownictwem.
Co jednak istotne, inspektorzy zbadali 38 881 umów cywilnoprawnych, z czego 1 408 (3,6 proc.) zakwestionowali. PIP podkreśliła, że inspektorzy kwestionują ich coraz mniej w stosunku do prowadzonych kontroli. Częste naruszenia dotyczyły również wynagrodzeń, zwłaszcza w kontekście umów cywilnoprawnych, Co trzeci zatrudniony na podstawie takiej umowy (aż 34,9 proc.) nie otrzymywał wynagrodzenia wynikającego z minimalnej stawki godzinowej. Najwięcej takich przypadków wystąpiło w branży zakwaterowania i usług gastronomicznych (aż 30,2 proc.). Inne nieprawidłowości dotyczyły m.in.: terminowej wypłaty wynagrodzenia, wypłaty minimalnego wynagrodzenia lub wynagrodzenia w prawidłowej wysokości, wypłaty dodatku za pracę w porze nocnej czy za godziny nadliczbowe.
Inspektorzy przeprowadzili ponad 20 tysięcy kontroli w zakresie legalności zatrudnienia, które dotyczyły w szczególności ujawniania „pracy na czarno” lub bez pisemnego potwierdzenia warunków umowy o pracę, niezgłoszenia zatrudnionych osób do ubezpieczeń społecznych czy opłacania składek na Fundusz Pracy. Najwięcej osób świadczących pracę nielegalnie (15,8 proc.) zanotowano w firmach zatrudniających do 9 pracowników.
Dodatkowo skontrolowano zatrudnienie 36,9 tysięcy cudzoziemców, w tym 73 proc. obywateli Ukrainy. Nielegalne zatrudnienie wykryto w co trzecim przypadku (33,7 proc.).
Opisane wnioski Państwowej Inspekcji Pracy mogą ułatwić eliminację nieprawidłowości w przedsiębiorstwach jeszcze przed kontrolą, dlatego warto je przeanalizować. Stanowią one wskazówkę, na co przede wszystkim należy zwrócić uwagę.
Jak przygotować się do kontroli PIP?
PIP zapowiadała, że w bieżącym roku planuje przeprowadzić aż 55 tysięcy kontroli. Co istotne, ważną częścią aktywności inspekcji pracy będzie weryfikacja legalności powierzania i wykonywania pracy zarówno obywateli polskich, jak i cudzoziemców. Inspektorzy mają przede wszystkim badać kwestie związane z: planami kapitałowymi, pracą zdalną, temperaturą w miejscu pracy, mobbingiem, sygnalistami czy równością płac. PIP zwróci uwagę również na fałszywie zadeklarowaną pracę (a nie tylko „pracę na czarno”), jak również skontroluje agencje zatrudnienia czy pracodawców użytkowników w zakresie zatrudniania cywilnoprawnego.
Przed kontrolą istotna będzie analiza oraz uporządkowanie umów, dokumentów oraz procedur wewnętrznych. Warto sprawdzić czy są one aktualne i kompletne. Ponadto, skoro inspektorzy weryfikowali nieprawidłowości związane z brakiem umowy lub przypadki zastępowania umów o pracę umowami cywilnoprawnymi – w szczególności te dokumenty będą istotne. Natomiast w toku kontroli pomocna będzie znajomość uprawnień inspektora jak i własnych praw, aby nie utrudniać inspektorowi przeprowadzania czynności w ramach jego kompetencji. Pozwoli to uniknąć komplikacji.
Jeżeli jest to możliwe, warto rozważyć powierzenie funkcji reprezentanta na czas kontroli zaufanej osobie. Będzie ona współpracowała w imieniu pracodawcy z inspektorem, co zapewni sprawny przebieg kontroli. Wskazane rozwiązanie może być przydatne również dla małych firm, w których częściej wykrywano nieprawidłowości.
Po przeprowadzeniu kontroli inspektor sporządza notatkę (jeżeli nie stwierdzi naruszeń) lub protokół pokontrolny (w razie ich zidentyfikowania). Warto pamiętać o możliwości zgłoszenia pisemnych zastrzeżeń do protokołu w terminie 7 dni od dnia jego przedstawienia.
Podsumowanie
Projekt reformy PIP przewiduje, że zmiany wejdą w życie od 1 stycznia 2026 roku, więc trzeba będzie na nie poczekać. Warto zatem wykorzystać pozostały czas, aby przygotować się do kontroli, zarówno w bieżącym, jak i w przyszłym roku.
Marta Kopeć, radca prawny w kancelarii Kopeć Zaborowski
Zuzanna Kosiorowska, prawnik w kancelaria Kopeć Zaborowski
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
