RODO jest często używane jako argument, by dokumentów na stronie Biuletynu Informacji Publicznej nie publikować. Tymczasem ustawa o dostępie do informacji publicznej nie przewiduje związanej z RODO przesłanki ograniczenia dostępu do informacji publicznej, a RODO nie zakazuje udostępniania danych osobowych w związku z dostępem do informacji publicznej, ale każe godzić dostęp z prawem do ochrony danych osobowych.
BIP czy RODO - oto jest pytanie
- Czy RODO może być powodem niepublikowania zarządzeń burmistrza w Biuletynie Informacji Publicznej? – pyta Alicja Jamorska-Kurek, sołtys i radna gminy Morawica.
- Generalnie nie może, jeśli zakładamy, że te zarządzenia nie obejmują informacji, które wkraczałyby w sferę prywatności, ani zawierających dane osobowe w zakresie szerszym niż niezbędne dla osiągnięcia celu, jaki ma to zarządzenie – mówi dr Marlena Sakowska-Baryła, radca prawny, partner w Sakowska-Baryła, Czaplińska Kancelaria Radców Prawnych Sp.p. Jak wyjaśnia, publikowanie w BIP podlega rygorowi ustawy o dostępie do informacji publicznej, a ona w ogóle nie odnosi się do danych osobowych. Przed publikacją należy ustalić, czy mamy do czynienia z informacją publiczną, a do takich należy zarządzenie burmistrza. Następnie określamy, czy informacja zawiera treści, które mogłyby być objęte ograniczeniami z art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej, który określa podstawy ograniczenia dostępu do informacji publicznej.
Z punktu widzenia danych osobowych ważne jest przede wszystkim dokonanie tych ustaleń w kontekście prywatności jednostki. - Jeśli uznamy, że są w zarządzeniu burmistrza takie informacje, nie będziemy udostępniać ich z uwagi na prywatność, a nie z uwagi na RODO, jeśli ustalimy, że informacje nie dotyczą prywatności, a informacja stanowi informację publiczną, wtedy zastanawiamy się nad przesłankami dopuszczalności przetwarzania danych i nad zasadami rozliczalności z RODO – wyjaśnia dr Sakowska-Baryła. Jak dodaje, nieuprawnione jest myślenie: nie udostępniamy, bo jest RODO – to nadmierny skrót myślowy i jego wprowadzanie w życie grozi naruszeniem prawa.
RODO sprawia problem pod kątem publikacji w BIP
– Co robić, w przypadku gdy RODO jest wykorzystywane do niepublikowania danego dokumentu? – zastanawia się Marcin Czora, sołtys mi radny z Żabiej Woli.
Przepis może wprost określać, że publikujemy informację w BIP, albo publikujemy informację w BIP, bo kwalifikujemy ją jako informację publiczną. Dr Marlena Sakowska-Baryła przyznaje, że mamy do czynienia „z sytuacją paradoksalną”, ponieważ jest prawny obowiązek opublikowania wielu informacji w BIP, ale zwykle przepisy nie określają szczegółowo, jakie informacje zawierające dane osobowe mogą być tam zamieszczone.
Nie ma przepisów: zdejmij z BIP
Prawo nie określa, w jakich sytuacjach i jakie informacje należy z BIP usunąć z uwagi na ochronę danych osobowych, albo zbyt długi czas publikacji.
Jak podkreśla Piotr Bukowski, zastępca dyrektora wydziału organizacji i nadzoru Urzędu Miasta Krakowa, w świetle obecnych przepisów, jedynie oświadczenia majątkowe mają określony termin ich publikacji na stronach BIP. - W zakresie pozostałych informacji brak precyzyjnych przepisów, przez jaki okres należy daną informację publikować, przechowywać na stronach BIP ze statusem archiwalnym, usunąć z wyświetlania – mówi. I dodaje, że powoduje to istotne kolizje w rozpoznaniu bieżącej i aktualnej informacji od archiwalnej, co zwłaszcza jest istotne w aspekcie indeksowania i pozycjonowania treści przez popularne wyszukiwarki internetowe.
Iga Kmiecik, rzecznik prasowy Urzędu Miasta Jarosławia mówi, że urząd stosuje zasadę, że jeśli ustawa nie mówi o konieczności usuwania czegoś wprost, to redaktor dobrowolnie niczego nie usuwa. - BIP to bardzo wartościowe archiwum dokumentujące działalność gminy i urzędu. Korzystają z niego zarówno mieszkańcy, pracownicy urzędu i gminy, ale i studenci w celu opracowywania prac badawczych itp. – dodaje.
Karolina Gałecka, rzecznik prasowy stołecznego magistratu mówi, że informacje podlegają usunięciu z BIP na podstawie innych przepisów prawa. Jako przykład można podać usuwanie oświadczeń majątkowych składanych na podstawie ustawy o samorządzie gminnym - dodaje.
Czytaj też: WSA potwierdził karę dla burmistrza za brak procedur ochrony danych >>
Kalkulacje, co się bardziej opłaca
Gmina Aleksandrów Kujawski prawie rok temu otrzymała karę od Prezesa UODO m.in. za zbyt długi czas publikowania oświadczeń majątkowych. To według dr Sakowskiej-Baryły skutek m.in. tego, że każdy administrator sam musi dokonać oceny i ustalić, jak długo mają być opublikowane informacje na jego BIP. - W każdym z tysięcy samorządów ustalają niezależnie, jak długo informacje mają „wisieć” i bywa, że w dwóch bliźniaczo podobnych podmiotach praktyka w tym zakresie jest inna, pomimo tego, że działają na podstawie tych samych przepisów - podkreśla.
Okazuje się, że po decyzji Prezesa UODO o ukaraniu pierwszej gminy, samorządy zaczynają kalkulować, czy bardziej się opłaca „ograniczyć jawność życia publicznego” przez zdjęcie informacji z BIP, czy utrzymywać informację w BIP przez czas nieokreślony.
Tymczasem część ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych i zdrowy rozsądek powinna być usuwana, np. dotyczące naborów urzędniczych, które odbyły się np. 10 lat temu, a urzędnicy, którzy je wygrali nie zajmują już tych stanowisk. Przykładem są też oświadczenia majątkowe, które wisiały znacznie dłużej niż je trzeba trzymać w formie papierowej (oświadczenia majątkowe przechowuje się przez 6 lat) – a jeśli ktoś od lat nie jest już urzędnikiem, zmianie mogła też ulec ich sytuacja majątkowa czy rodzinna.
Zobacz też w LEX: Dostęp do informacji publicznej a ochrona danych osobowych - szkolenie online>>
Udostępnianie danych osobowych w świetle decyzji Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych - szkolenie online>>
Administrator nie powinien decydować sam
Takie decyzje nie powinny być pozostawione do samodzielnego podjęcia przez administratorów. Tym bardziej że mogą im potem grozić administracyjne kary pieniężne od Prezesa UODO.
- Tak naprawdę on kompletnie nie wie, ile ma przechowywać informacje w BIP, żeby to było zgodne z prawem – podkreśla dr Sakowska-Baryła. Wszystko zależy to od tego, jaki cel przetwarzania ustali na początku i jak uargumentuje jego realizację – jeśli postawi za cel jawność życia publicznego i udostępnianie informacji o sprawach publicznych, a te cele wynikają z przepisów, to może się okazać, że czas publikacji będzie dużo dłuższy niż wówczas, gdy cel będzie zakreślony węziej i będzie nim tylko poinformowanie o konkretnej okoliczności. Jak dodaje, jest tu konieczność wyważania kolizji zasad prawnych i wartości, a ten problem powinien być rozwiązany na poziomie ustawowym, żeby każdy wójt nie musiał o tym decydować odrębnie.
Tymczasem przy wdrażaniu RODO ustawodawca nie dostrzegł kwestii dostępu do informacji publicznej.
Andrzej Chmielewski, radny gminy Pruszcz Gdański, mówi nam, że o problemach można mówić w zależności od zakresu dokumentów, które są udostępniane w BIP. - Jeśli publikowane są dokumenty z postępowań lub posiedzeń dotyczących spraw osobowych, to przewidziana jest anonimizacja. Konkursy ofert, przetargi, umowy i podobne postępowania są jawne i mam nadzieję, że nie ma już nigdzie wątpliwości, że jako informacje publiczne można je bezpośrednio umieszczać na portalach - uważa. I potwierdza, że to „raczej RODO sprawia problem pod kątem publikacji w BIP, ponieważ jest często używany jako argument, by dokumentów nie publikować.
- Katalog informacji podlegających obowiązkowi publikacji został określony w ustawie o dostępie do informacji publicznej. Ewentualne wątpliwości, co do tego czy dany dokument mieści się w tym katalogu są rozstrzygane w oparciu o orzecznictwo sądów administracyjnych - odpowiada na nasze pytanie Karolina Gałecka.
Zobacz też w LEX: Kary pieniężne za naruszenie przepisów o ochronie danych w świetle polskiej ustawy o ochronie danych osobowych i RODO>>
Okiem IOD-a: publikowanie danych w BIP a RODO>>
Co mają robić administratorzy, żeby uniknąć odpowiedzialności?
Przede wszystkim powinni się kierować prawem do ochrony danych osobowych, zgodnie z art. 86 RODO – czy działania, które wykonują są zgodne z RODO. Są tu dwa obszary działania: kwestia dopuszczalności informacji – czy z perspektywy ochrony danych jesteśmy uprawnieni do przetwarzania danych (art. 5,6 i 9 RODO). Drugi obszar to administracyjny – kwestia zabezpieczeń, powierzeń, realizacji obowiązków informacyjnych, faktycznej obsługi osób, których dane dotyczą. W sprawie Aleksandrowa problem był m.in. właśnie w obszarze zabezpieczeń.
Dr Sakowska-Baryła radzi, żeby we wszystkie kwestie związane z publikację w BIP zaangażować inspektora ochrony danych i konsultować je z nim. Jak dodaje, patrząc na praktykę organu nadzorczego, zalecana jest ostrożność, jeśli chodzi o publikowanie w BIP danych osobowych wchodzących w sferę prywatności. Niestety, pojęcie prywatności nie jest zdefiniowane w prawie, zawsze budziło wątpliwości interpretacyjne, ale oprzeć można się na orzecznictwie sądów cywilnych i administracyjnych, które dokonywały ustaleń, czy dana informacja należy do sfery prywatności. Mogą to być m.in. informacje o stanie zdrowia, o korzystaniu z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, prywatny mail, telefon, rodzina.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
