PESEL ma być chroniony, ale bez przesady, gdy urząd i tak ma do niego dostęp

Po wprowadzeniu RODO powstaje coraz więcej wątpliwości, czy urzędy mogą wymagać od nas podawania PESEL i kto może mieć do niego dostęp. Niepotrzebnie, bo i tak mają ten numer w swoich bazach, a używanie go pozwala uniknąć pomyłek i kosztów ich poprawiania. Inaczej jest w kontaktach z podmiotami komercyjnymi lub osobami prywatnymi, gdzie powinien być szczególnie chroniony.

Wojewoda Mazowiecki stwierdził nieważność uchwały gminy Jabłonna w sprawie wzoru wniosku o wypłatę dodatku energetycznego, bo w załączniku do uchwały był wymóg podania numeru PESEL. Uznał, że używanie go na potrzeby oznaczenia strony postępowania administracyjnego jest nadmierne i niezgodne z zasadą minimalizacji danych.

Dodatek wypłaca gmina, która ma dostęp do PESEL

Prawo energetyczne przewiduje dodatek energetyczny dla osób, którym przyznano dodatek mieszkaniowy. Wynosi miesięcznie 1/12 kwoty rocznej dodatku energetycznego ogłaszanej przez ministra energii. Wypłata dodatku energetycznego jest zadaniem gmin z zakresu administracji rządowej.

Właściwą formą dla przyznania dodatku energetycznego jest decyzja administracyjna, wydawana w trybie wnioskowym. Wniosek powinien spełniać wymagania pisma w postępowaniu administracyjnym, czyli zawierać co najmniej wskazanie osoby, od której pochodzi, jej adres i żądanie.

Jak wyjaśnia Zbigniew Żuk, inspektor ochrony danych osobowych w Kancelarii Adwokackiej Wachowski, wszystkie organy, do których składane są wnioski o wypłatę dodatku energetycznego mają swobodny dostęp do sytemu PESEL. - W związku z tym nie dochodzi do ujawnienia PESEL wobec tych organów. Inna sytuacja zachodziłaby, gdyby takie wnioski rozpatrywał podmiot komercyjny, który mógłby do jakichś celów użyć numer PESEL - mówi.

Czytaj też: Od 1 lipca dane z rejestru PESEL udostępni każdy urząd gminy

PESEL podlega ochronie

Wojewoda powołuje się na rozporządzenie RODO, zgodnie z którym numer PESEL powinien podlegać szczególnej ochronie. W uzasadnieniu rozstrzygnięcia podnosi, że jego używanie na potrzeby oznaczenia strony postępowania administracyjnego jest nadmierne i niezgodne z zasadą minimalizacji danych, zgodnie z którą dane osobowe muszą być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których są przetwarzane.

Zdaniem wojewody żądanie PESEL we wniosku o dodatek energetyczny narusza zasadę niezbędności.

PESEL jednoznacznie identyfikuje osobę

Jedną z przesłanek wprowadzenia numeru PESEL była jednoznaczna identyfikacja osoby.  Przed jego wprowadzeniem posługiwano się, oprócz imienia i nazwiska czy adresu, innymi tzw. danymi zacieśniającymi – np. nazwiskami rodowymi rodziców – pozwalającymi jednoznacznie zidentyfikować daną osobę. Zdarza się, że dzieci mają takie same imiona jak rodzice, mieszkają pod tym samym adresem, w związku z tym mogą następować pomyłki.  Wtedy do identyfikacji osoby konieczny jest PESEL.

Jak mówi serwisowi Prawo.pl Zbigniew Żuk, w sprawach na styku urząd-obywatel używanie numeru PESEL pozwala uniknąć pomyłek, których koszty poprawiania są wysokie. - Efekt takiej pomyłki (np. przy błędzie w tytule egzekucyjnym) może stanowić znaczną uciążliwość dla ofiary pomyłki, może stanowić zagrożenie dla jej interesów i praw - tłumaczy. Również przy różnego typu dodatkach, np. mieszkaniowych, duże znaczenie ma kwestia, czy otrzymuje go właściwa osoba. Ułatwia to też rozliczenie z finansującym świadczenie i weryfikację prawidłowości wypłat.

To kolejny  RODOabsurd

Unikanie podawania numeru PESEL we wnioskach Zbigniew Żuk postrzega w kategorii RODOabsurdów. - Tworzy się pozorne zabezpieczenia tam, gdzie nie ma takiej potrzeby. Inna sytuacja byłaby, gdyby organ publiczny zbierał dane o obywatelu, których nie posiada, a które nie są konieczne do udzielenia świadczenia - mówi.

Trzeba rozróżnić posługiwanie się numerem PESEL w kontaktach z urzędem i z sektorem gospodarki. Szczególna ochrona numeru personalnego powinna być stosowana wobec podmiotów komercyjnych lub osób prywatnych, nie mających uzasadnionego interesu prawnego w poznaniu numeru, a nie wobec organów publicznych uprawnionych do jego stosowania, czy - jak organy gminy - dokonywania wpisów do niego.

Z przeglądu wniosków o dodatek energetyczny wynika, że wiele gmin wymaga podania w nich numeru PESEL, co wynika z uchwał rad. W urzędach dostęp do PESEL jest chroniony – mają go konkretnie wskazane osoby i to tylko w zakresie, jaki jest niezbędny do ich działania.

Przyczyną jest niechlujstwo legislacyjne

Zbigniew Żuk zaznacza, że tzw. niechlujstwo legislacyjne, np. zapisywanie w ustawie, że rady gmin ustalą wzory wniosków, często powoduje problemy – zarówno w odniesieniu do samych gmin, które muszą zmierzyć się z wyzwaniem, jak i dla organów nadzoru, które mogą nie zgodzić się z ustaleniami samorządów. – Prawie 2.5 tys. organów miało dużo pracy z opracowaniem formularzy, radni dyskutowali i uchwalali nowe rozwiązania, a potem wojewodowie mają pracę z zaskarżaniem uchwał – mówi.

Rozwiązaniem byłoby opublikowanie wzoru wniosku dla całego kraju jako załącznik do ustawy. Czasem rzeczywiście trzeba dostosować ustawę do specyfiki danego samorządu, ale na ogół prościej byłoby zaproponować wzór odgórnie.