Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) wystartuje 1 lipca 2026 r. W tym jawnym publicznie systemie będą udostępniane informacje o umowach zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych (łącznie 65 tys. podmiotów) lub na ich rzecz. Do rejestru mają trafiać wszystkie umowy (bez względu na próg wartości), które:
- spełniają definicję zamówienia w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy – Prawo zamówień publicznych,
- zostaną zawarte w formie pisemnej, elektronicznej, dokumentowej lub innej formie szczególnej w rozumieniu Kodeksu cywilnego,
- obciążają plan finansowy lub budżet danej jednostki.
Przeczytaj jak ustalić wartość umowy: Centralny Rejestr Umów JSFP – resort doprecyzowuje ustalanie wartości
Zanim z CRU JSFP zaczną korzystać obywatele, zobowiązane podmioty muszą zrealizować określone przez ustawodawcę obowiązki.
Po pierwsze, jednostka musi zarejestrować się w systemie CRU JSFP i założyć konto. W dalszej kolejności powinna wydać upoważnienia pracownikom, a ci powinni zarejestrować się w systemie i uzyskać potwierdzenie od administratora, że mogą wprowadzać dane w systemie - mówi Bernadeta Skóbel, kierownik, kierownik Działu Monitoringu Prawnego i Ekspertyz Związku Powiatów Polskich.
W pierwszym etapie resort finansów rekomendował, aby formalności dopełniły przede wszystkim jednostki rządowe wraz z jednostkami podległymi i nadzorowanymi. W drugim (od 22 kwietnia do 31 maja 2026 r.) powinny to zrobić jednostki samorządu terytorialnego wszystkich szczebli, a następnie, do 30 czerwca 2026 r. pozostałe jednostki sektora finansów publicznych.
Po stronie JST chodzi nie tylko o gminy czy urzędy gminy, ale także jednostki organizacyjne/budżetowe, które są jednostkami sektora finansów publicznych np. szkoły, żłobki, przedszkola, samorządowe jednostki kultury, placówki opiekuńczo-wychowawcze, poradnie psychologiczno-pedagogiczne, ośrodki pomocy społecznej, domy pomocy społecznej, powiatowe centra pomocy rodzinie i inne. Krąg tych samorządowych podmiotów jest duży - mówi Ewa Plesnarowicz-Durska, radca prawny, specjalistka od prawa samorządowego
Zobacz w LEX: Projekty ustaw – zmiany w prawie istotne dla jednostek samorządu terytorialnego >
Jak założyć konto jednostki
System na razie funkcjonuje pod adresem: https://jsfp.rejestrumow.gov.pl. Dostęp do niego uzyskają osoby wyznaczone do działania w imieniu kierowników jednostek sektora finansów publicznych. Ministerstwo Finansów podkreśla, że konto powinno zostać założone dla każdej jednostki sektora finansów publicznych w rozumieniu art. 9 ustawy o finansach publicznych, jeżeli:
- w ramach tej jednostki zawierane są umowy objęte obowiązkiem wpisu do CRU JSFP albo
- na rzecz tej jednostki zawierane są takie umowy.
Ministerstwo Finansów sugeruje, aby przed złożeniem wniosku o założenie konta JSFP w systemie CRU JSFP ustalić, kto w danej jednostce jest kierownikiem jednostki w rozumieniu ustawy o finansach publicznych oraz przygotować:
- numer REGON i oficjalny adres e-mail jednostki,
- służbowy adres e-mail osoby składającej wniosek,
- adres strony internetowej jednostki (rekomendowany adres BIP),
- opcjonalnie numer telefonu do kontaktów w sprawach CRU JSFP.
O konto jednostki w systemie CRU JSFP występuje kierownik danej jednostki albo jego reprezentant. Przy składaniu wniosku o konto jednostki kierownik jednostki powinien przygotować oryginał lub potwierdzoną kopię dokumentu potwierdzającego powołanie/wybór na kierownika jednostki. W przypadku gmin jest takim dokumentem będzie uchwała w sprawie wyboru na stanowisko, zaświadczenie o wyborze np. wójta, burmistrza wydane przez Komisję Wyborczą plus pełnomocnictwo dla reprezentanta wydane przez kierownika jednostki w zakresie CRU JSFP . W sytuacji zmiany nazwiska po dacie powołania na kierownika jednostki, do dokumentu powołania należy dołączyć pisemną informację wyjaśniającą, że nastąpiła zmiana nazwiska. Informacja taka powinna być w tym samym pliku pdf, w którym jest dokument powołania.
Ministerstwo Finansów nie opracowało jednego wzoru upoważnienia. Rekomenduje, aby:
- w podstawie wydania upoważnianie uwzględnić art. 34b ust. 3 i 4 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
- w treści upoważnienia zostało zawarte sformułowanie: „Upoważniam [Imię Nazwisko – stanowisko służbowe] do złożenia wniosku o założenie dla [Nazwa Jednostki] konta jednostki sektora finansów publicznych w systemie teleinformatycznym, w którym jest prowadzony Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych, aktualizacji danych zawartych w tym wniosku i zarządzania tym kontem, w tym do wyznaczania użytkowników tego konta oraz udostępniania informacji o umowach zawartych od dnia 1 lipca 2026 r. i ich aktualizacji.
Dołączane dokumenty, oryginały lub kopie (również skany) potwierdzone za zgodność z oryginałem powinny być aktualne w dniu składania wniosku, podpisane lub potwierdzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem osobistym albo podpisem zaufanym ważnym w dniu składania wniosku. Dokumentów nie trzeba oznaczać adnotacją „za zgodność z oryginałem”. A jeśli dokument o powołaniu (uchwała zarządu) jest w dwóch plikach elektronicznych, należy je połączyć, korzystając np. z darmowych narzędzi online tj. Adobe Acrobat online, Smallpdf.
Ministerstwo wskazuje, aby na potrzeby CRU JSFP potwierdzenia za zgodność z oryginałem dokonywała osoba występująca z wnioskiem o założenie konta jednostki.
Założenia konta wymaga pozytywnej weryfikacji wniosku przez pracownika wyznaczonego przez ministra finansów i gospodarki. System wnioskodawcy wyśle powiadomienia o pozytywnej lub negatywnej weryfikacji wniosku.
Kto składa wniosek – gmina czy jej jednostki?
Najwięcej wątpliwości dotyczy w praktyce relacji między gminą a jej jednostkami organizacyjnymi – w szczególności samorządowymi zakładami budżetowymi. Samorządowcy pytają, czy wniosek o założenie konta w systemie CRU JSFP powinna składać gmina jako jednostka nadrzędna, czy też każda jednostka podległa powinna zrobić to samodzielnie.
Zgodnie z wyjaśnieniami MF kluczowe znaczenie ma art. 34a ust. 1 ustawy o finansach publicznych, który nakłada obowiązek prowadzenia Centralnego Rejestru Umów nie na kierownika jednostki nadzorującej (np. wójta czy burmistrza), lecz bezpośrednio na kierownika danej jednostki sektora finansów publicznych. To właśnie on odpowiada za realizację obowiązków związanych z rejestrem, w tym założenie konta w systemie teleinformatycznym.
Ministerstwo Finansów wyraźnie podkreśla, że w ramach obowiązku dotyczącego CRU JSFP nie jest istotna hierarchia jednostek względem siebie. To oznacza, że fakt podległości organizacyjnej zakładu budżetowego gminie nie przesądza o tym, że to gmina powinna obsługiwać rejestr umów w imieniu wszystkich swoich jednostek.
Decydujące znaczenie ma wyłącznie to, czy zawierane umowy obciążają plan finansowy lub budżet danej jednostki. Jeżeli skutki finansowe umowy dotyczą konkretnej jednostki – to ona ma obowiązek prowadzić rejestr i posiadać własne konto w CRU JSFP. Dotyczy to zarówno gmin, urzędów gmin, jak i jednostek im podległych – szkół, domów pomocy społecznej, zakładów budżetowych czy innych jednostek organizacyjnych.
System CRU JSFP umożliwia założenie konta dla każdego numeru REGON. W praktyce oznacza to, że możliwe jest funkcjonowanie kilku kont powiązanych z jedną jednostką samorządu terytorialnego – o ile umowy są zawierane i obciążają budżety różnych jednostek organizacyjnych. Wątpliwości samorządów potęguje fakt, że w innych systemach – jak e-doręczenia – często funkcjonuje tylko jedno konto (np. na urząd), a konta gmin były wyłączane. Ministerstwo Finansów jednoznacznie wskazuje jednak, że centralizacja VAT nie ma żadnego znaczenia w kontekście obowiązków związanych z Centralnym Rejestrem Umów JSFP. Dla CRU JSFP liczy się wyłącznie obciążenie planu finansowego i status jednostki jako jednostki sektora finansów publicznych, a nie sposób rozliczeń podatkowych.
Samorządowcy mają też wątpliwości, czy zakładać konta na urząd gminy, czy gminę.
Ministerstwo rekomenduje, aby co do zasady zakładać konto na gminę, a nie na urząd. Natomiast w sytuacji, gdy w praktyce dana umowa jest zawierana przez urząd gminy, konto powinno zostać założone także na urząd. Generalnie należy się z godzić ze stanowiskiem Ministerstwa, trzeba przeanalizować, kto faktycznie jest stroną umowy czy Gmina czy Urząd – mówi Ewa Plesnarowicz-Durska.
Wskazuje także, aby w ramach kontroli zarządczej przed nadaniem upoważnień poszczególnym pracownikom opracować procedurę określającą przebieg tego procesu oraz zasady kwalifikowania umów, zakres zadań i odpowiedzialności pracowników. Pozwoli to na sprawne funkcjonowanie kontroli zarządczej.
Kolejny etap - konta dla użytkowników
Po uzyskaniu konta jednostki kolejnym etapem będzie zakładanie kont użytkownikom systemu, którzy będą odpowiadać za wprowadzenie, aktualizowanie i wycofywanie informacji o umowie. Resort finansów oddał kierownikom jednostek swobodę organizacji procesu udostępniania informacji o umowach w Centralnym Rejestrze Umów JSFP. Jak podkreśla, przynajmniej na razie nie są przewidziane limity w odniesieniu do liczby użytkowników systemu, w którym ten rejestr będzie prowadzony. Liczba użytkowników z danej jednostki, będzie zależna wyłącznie od sposobu organizacji tego procesu w ramach danej jednostki.
Zobacz też w LEX:
Centralny Rejestr Umów
Centralny Rejestr Umów a RODO >
