Od 1 lipca 2026 r. wszystkie jednostki sektora finansów publicznych będą musiały publikować dane w Centralnym Rejestrze Umów. Choć obowiązek wpisu spoczywa na podmiocie finansującym umowę, Centra Usług Wspólnych odegrają kluczową rolę organizacyjną. Warto wiedzieć, gdzie przebiega granica odpowiedzialności i jakie ryzyka pojawią się w praktyce.
Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP) to zestawienie wybranych informacji o umowach zawartych przez jednostki tworzące sektor finansów publicznych lub na ich rzecz. Od 1 lipca 2026 r. wszystkie jednostki sektora finansów publicznych będą musiały w rejestrze udostępniać informacje dotyczące zawieranych umów. Staną one przed wyzwaniem obsługi ogromnej liczby danych i reorganizacji procesów. Podstawowe pytanie - kto ma to robić? Centra Usług Wspólnych (obsługujące nawet kilkadziesiąt, a bywa, że ponad 100 jednostek) czy też same jednostki obsługiwane. Jak zorganizować przepływ informacji między CUW a jednostkami obsługiwanymi po 1 lipca 2026 roku?
Największym mitem jest przekonanie, że Centralny Rejestr Umów to obowiązek Centrum Usług Wspólnych. Absolutnie nie. W uzasadnieniu do projektu nowelizacji ustawy wyraźnie wskazano, kto jest odpowiedzialny za wprowadzenie informacji do systemu. Jest nim podmiot, który płaci za umowę. Jeśli jednak CUW zawiera umowy na własną rzecz, to informacje o tych umowach CUW będzie miał obowiązek wprowadzić do CRU – podkreśla Joanna Martyniuk-Placha, radca prawny, właścicielka kancelarii Cyberlex, ekspertka z zakresu prawa samorządowego, zamówień publicznych i dostępu do informacji publicznej, jedna z prelegentek II Forum Samorządowych Centrów Usług Wspólnych.
CUW będzie więc funkcjonować w podwójnej roli:
Ekspertka wskazuje, że podstawowym obowiązkiem CUW będzie jednak terminowe przekazywanie informacji o umowach lub danych niezbędnych do ich zawarcia. Zakres ten obejmuje etap poprzedzający wprowadzenie danych do CRU – za ten etap CUW odpowiada bezpośrednio.
W zależności od przyjętego modelu organizacyjnego:
W obu przypadkach kluczowe jest zapewnienie sprawnego przepływu informacji między CUW a jednostkami – wskazuje Joanna Martyniuk-Placha.
Przeczytaj także: SIM i TBS nie będą musiały raportować umów do CRU JSFP
Zdaniem ekspertki, model działania po 1 lipca 2026 r. powinien opierać się na wyraźnym podziale:
Każda jednostka działa w tym zakresie samodzielnie i ponosi własną odpowiedzialność na gruncie ustawy o finansach publicznych.
Joanna Martyniuk-Placha wskazuje, że najważniejsza odpowiedzialność CUW dotyczy organizacji systemu przekazywania informacji. Obejmuje ona:
To właśnie brak organizacji procesu, a nie brak wpisu do CRU, będzie obciążał CUW w razie ewentualnej kontroli – podkreśla ekspertka.
Przeczytaj także: Samorządy muszą zarejestrować się w Centralnym Rejestrze Umów. Jak to zrobić?
Choć ustawodawca zrezygnował z sankcji karnych za brak publikacji w CRU, odpowiedzialność nie została zniesiona. Przeniesiono ją na poziom:
W przypadku CUW odpowiedzialność będzie dotyczyć przede wszystkim skuteczności i sprawności systemu przekazywania informacji oraz możliwości wykazania podczas kontroli, że system był:
Według prelegentki II Forum Centrum Usług Wspólnych największe ryzyka związane dla CUW związane z centralnym rejestrem umów to:
Joanna Martyniuk-Plachta, zwraca uwagę, że szczególnym wyzwaniem jest zapewnienie spójnego rozumienia przekazywanych danych.
- Różnice w interpretacji danych o umowach mogą prowadzić do błędów w CRU. Dlatego tak ważne jest odpowiednie przeszkolenie pracowników i wspólny język komunikacji. Sam system jest bardzo intuicyjny, ale podstawowym problem będzie kwalifikacja danych. Choćby to, by wszystkie jednostki wprowadzały do CRU wartość umowy wedle tych samych zasad – wskazuje.
Istotnym elementem jest krótki termin na publikację danych w CRU – 30 dni od zawarcia umowy. W praktyce oznacza to konieczność dostosowania obiegu dokumentów, zwłaszcza w kontekście:
Ustawodawca założył 30 dni na publikację danych i aktualizację danych o umowie. Jest to czas realnie bardzo krótki, biorąc pod uwagę fakt, że obieg dokumentów w dużej jednostce może trwać nawet do trzech tygodni - mówi Joanna Martyniuk-Placha.
Rekomenduje konieczność przemodelowania obiegu dokumentów wewnątrz jednostek i skoordynowania ich z obiegiem informacji w CUW tak, aby informacje z CUW płynnie przechodziły do jednostek, a jednostki publikowały je w systemie. Czy można to zautomatyzować?
Tak. Nakładka API, którą przygotowało ministerstwo cyfryzacji pozwala zasysać dane automatycznie pod warunkiem, że zostaną one odpowiednio wprowadzone – podkreśla ekspertka.
Dodatkowym elementem wymagającym rozstrzygnięcia jest organizacja dostępu do informacji publicznej na styku CRU - jednostka, w tym:
Zasadą jest, że informacji udziela podmiot, który nią dysponuje, jednak podział zadań w tym zakresie powinien zostać uregulowany wewnętrznie. Ekspertka spodziewa się po uruchomieniu rejestru zwiększy się liczba wniosków o dostęp do informacji publicznej, ponieważ obywatele dowiedzą się o istnieniu znacznie większej liczby umów.
Zdaniem ekspertki skuteczne wdrożenie systemu zależy nie od samego CRU, lecz organizacji współpracy, sprawnego przepływu informacji oraz jasnych i prostych procedur. Dlatego każdy dyrektor CUW powinien przygotować checklistę, która upewni go, że nie pominął żadnego istotnego kroku. Lista kontrolna powinna odpowiadać m.in na pytania:
To właśnie brak procedur, brak podziału obowiązków, brak jasnego przypisania odpowiedzialności, brak jednolitych formularzy, brak informacji o aneksach, a przede wszystkim brak szkoleń – to według mnie największe ryzyka CUW związane z nowym obowiązkiem – podsumowuje Joanna Martyniuk-Placha .
Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych obejmie około 65 tys. podmiotów publicznych i miliony zawieranych przez nie umów. Skala przedsięwzięcia jest więc ogromna.
