Ustawa z 4 grudnia 2025 r. zmieniająca ustawę o zmianie ustawy – Kodeks karny oraz niektórych innych ustaw oraz o zmianie niektórych innych ustaw przewiduje, że od 1 lipca 2026 r. zacznie działać Centralny Rejestr Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych. Będą w nim udostępniane informacje o umowach zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych lub na ich rzecz. Informacje w CRU będą udostępniane i aktualizowane przez kierowników jednostek sektora finansów publicznych.
Przepisy określają, że w rejestrze udostępniane będą informacje o umowach zawartych przez JSFP lub na jej rzecz, jeżeli umowa spełnia łącznie dwa warunki:
- stanowi zamówienie w rozumieniu art. 7 pkt 32 ustawy z 11 września 2019 r. − Prawo zamówień publicznych
- została zawarta w formie pisemnej, elektronicznej, szczególnej lub dokumentowej. System ma być jawny i umożliwiać wyszukiwanie informacji oraz wgląd do tych informacji. Konta w systemie będą zakładane na wniosek.
Przeczytaj więcej w: Wystartuje Centralny Rejestr Umów – prezydent podpisał ustawę
Jak określać wartość umowy
Ministerstwo Finansów przedstawiło projekt rozporządzenia, który doprecyzowuje zasady działania CRU JSFP. Choć do systemu mają trafić informacje o umowach zawartych przez jednostki sektora finansów publicznych bez względu na ich wartość, to projekt rozporządzenia doprecyzowuje sposób określania wartości umowy. Wskazuje, że wartość umowy stanowi całkowita wartość określana w umowie, uwzględniająca wszystkie elementy wchodzące w zakres przedmiotu umowy.
W przypadku gdy umowa została zawarta na czas nieoznaczony, wartością umowy jest wartość dotycząca 48 pierwszych miesięcy jej wykonywania. Przy czym liczbę tych miesięcy należy liczyć nie od dnia zawarcia umowy, ale od dnia rozpoczęcia jej wykonywania.
Chociaż bardzo często dzień zawarcia umowy jest tożsamy z dniem rozpoczęcia jej realizacji, to są przypadki, gdy są to różne daty – wyjaśniają autorzy rozwiązań.
Tak jest np. w przypadku umów z telekomami. Aby zapewnić ciągłość usług, podmioty zawierają umowę przed rozpoczęciem okresu świadczenia tych usług. Ma to m.in. dać czas na przygotowanie się nowego operatora do przejęcia świadczenia tych usług od dotychczasowego operatora. Okres przygotowywania do realizacji takiego świadczenia nie jest wliczany do okresu świadczenia usług telefonii komórkowej, które zaczną być świadczone niezwłocznie po zakończeniu świadczenia tej usługi na podstawie dotychczasowej umowy, przez dotychczasowego operatora.
W kontekście umów zawieranych na czas nieoznaczony resort podkreśla, że co do zasady, Prawo zamówień publicznych przewiduje nieliczne przypadki ich występowania, a standardem jest zawieranie umów na okres do 4 lat. Stąd w CRU JSFP przeważającą większość powinny stanowić umowy zawarte na czas oznaczony. W przypadku umów zawartych na okres dłuższy niż 4 lata wartość umowy wskazywana powinna być dla całego okresu jej obowiązywania.
Zobacz szkolenie online w LEX: Centralny Rejestr Umów bez taryfy ulgowej! >
Gdy umowy nie mają wskazania wartości
Do CRU trafić też mogą umowy, które w swojej treści nie wskazują jej wartości (zarówno umowy na czas określony, jak i nieokreślony). Projekt rozporządzenia wskazuje, że wówczas, że:
- wartość takiej umowy stanowi łączna wysokość środków, którą jednostka sektora finansów publicznych zamierza przeznaczyć na realizację umowy (w przypadku umowy na czas oznaczony),
- wysokość środków, które zamierza przeznaczyć przez okres pierwszych 48 miesięcy wykonywania umowy (w przypadku umowy na czas nieoznaczony).
- Warto dodać, że wartość środków jaką JSFP zamierza przeznaczyć na realizację umowy musi być znana przed podpisaniem umowy. Informacja ta jest konieczna do zabezpieczenia środków na realizację danej umowy na bieżący rok, jak i na kolejne lata, szczególności te objęte planowaniem wieloletnim – podkreśla resort.
Przykładami tego typu umów są umowy na obsługę rachunków bankowych jednostki, które są zależne od cennika usług bankowych lub wartości środków zgromadzonych na danych rachunku bankowym. A także umowy barterowe, bez udziału pieniądza. Punktem odniesienia powinna być w takim przypadku wartość świadczeń wykonawcy. Resort finansów ma świadomość, że wartość takiej umowy może być w znacznej mierze ocenna, ale powinna opierać się na wiarygodnej wycenie świadczeń oferowanych przez potencjalnego wykonawcę przed zawarciem umowy.
Zobacz też w LEX: Zmiany w prawie najważniejsze dla samorządów w 2025 i 2026 r. >
Ministerstwo wskazuje, że w przypadku umów zawieranych w innych walutach nie należy w tej wartości uwzględniać środków zabezpieczanych przez JSFP na ewentualne różnice kursowe. Wartość takiej umowy należy przeliczyć zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi rachunkowości.
- Dokonując ustalenia wartości umowy na potrzeby realizacji obowiązku w ramach CRU JSFP należy pamiętać, że wskazanie tej wartości będzie niezależne od późniejszej realizacji wydatku. Istotą w tym kontekście jest sam moment zawarcia umowy, a nie realizacji wydatku. Warto bowiem podkreślić, że z samej definicji odpłatności takich umów nie wynika konieczność ponoszenia wydatków (patrz np. umowy barterowe, w których świadczenie żadnej ze stron nie przyjmuje formy pieniężnej), a ponadto mogą pojawić się przypadki, gdy pomimo zawarcia umowy nie zostanie ona zrealizowana np. w konsekwencji odstąpienia od jej realizacji – podkreślają autorzy rozporządzenia.
Z wartością opcji oraz wznowień, ale bez VAT
Przekazany do opiniowania i konsultacji projekt wskazuje, że przy określeniu wartości umowy
- uwzględnia się wartość opcji oraz wznowień;
- nie uwzględnia się podatku od towarów i usług.
Pojęcia te należy interpretować w oparciu o przepisy Prawa zamówień publicznych, które definiują:
- opcję jako uprawnienie zamawiającego (JSFP) do rozszerzenia (lub zmniejszenia) zakresu zamówienia o wskazany w treści umowy zakres;
- wznowienie jako wykonywanie po raz kolejny tych samych dostaw lub usług przewidzianych w pierwotnej umowie.
Ministerstwo podkreśla, że ani opcja, ani wznowienie nie wymagają zmiany umowy, która została zawarta, gdyż postanowienia dotyczące tych narzędzi powinny znajdować się w treści umowy. Opcje i wznowienia dotyczą wyłącznie umów zawartych na czas określony, które zgodnie z warunkami w nich zawartymi, na podstawie decyzji zamawiającego (JSFP) podlegają przedłużaniu na kolejny okres. Co do zasady, w treści umowy powinny być jasno wskazane te części wynagrodzenia wykonawcy, które potencjalnie będą realizowane jako opcja albo wznowienie.
Projektowane rozporządzenie doprecyzowuje, że w rejestrze należy wskazać wartość „netto” umowy, czyli bez VAT. Nie oznacza to, że umowy nieopodatkowane VAT wyłączone są spod obowiązku publikacji. W przypadku zawarcia umowy (np. umowy zlecenia) z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej należy wykazać wartość umowy wskazaną w jej treści. Zasada ta jest zbieżna z zasadą wykazywania wartości tych umów w ramach sprawozdania rocznego z udzielonych zamówień publicznych.
Projekty ustaw – zmiany w prawie istotne dla jednostek samorządu terytorialnego - zobacz w LEX >
Umowy zawierane na rzecz wielu jednostek
Ministerstwo podkreśla, że ustalając wartość umowy podlegającą wpisowi do Centralnego Rejestru Umów JSFP, należy uwzględnić także zasady wskazane w art. 34a ust. 3 u.f.p., które precyzyjnie określają zakres przedmiotowy obowiązków kierowników JSFP. Jeżeli umowa jest zawierana na rzecz wielu JSFP, kierownik danej jednostki odpowiada za udostępnianie informacji o umowie wyłącznie jego jednostki. Oznacza to, że każdy kierownik jednostki, na rzecz której umowa została zawarta, musi wykazać ją w rejestrze, wskazując tę część wartości umowy, która obciąży jej plan finansowy lub budżet.
Dzięki temu w CRU będą dostępne zarówno informacje o łącznej wartości umowy, jak i o wartościach obciążających poszczególne jednostki. Gdyby rejestrowania dokonywał wyłącznie podmiot zawierający umowę, nie byłoby to możliwe. W konsekwencji nie byłaby klarownie odzwierciedlana informacja, na co poszczególne jednostki przeznaczają środki publiczne. Informacje cząstkowe o takich umowach są istotne z punktu widzenia dokonywania ewentualnych analiz porównawczych – uzasadnia ministerstwo.
Rozwiązanie to jest spójne z zasadami dotyczącymi realizacji programów wieloletnich określonymi w art. 136 u.f.p., zgodnie z którym zobowiązania zaciągane przez każdy podmiot nie mogą przekroczyć wartości przewidzianej dla niego. Kierownicy JSFP w podobny sposób powinni ujmować wartości opcji i wznowień – tylko w zakresie, w jakim dotyczą one ich jednostki.
Projekt rozporządzenia doprecyzowuje także, jakie informacje powinny znaleźć się w umowie, sposób uwierzytelniania użytkowników w systemie CRU JSFP, kwestie kont w systemie teleinformatycznym i wnioskowanie o nie, a także udostępniania kont w CRU oraz ról w systemie. Rozporządzenie wskazuje też sposób zasilania danymi z innych systemów oraz wgląd do danych.
Zapraszamy na szkolenie online w LEX: Centralny Rejestr Umów a RODO >
