Przez niespójność rejestru systemów państwowych dochodzi do marnotrawstwa papieru, czasu, ryzyka popełnienia błędu przez urzędników. Poza tym obywatele chcący załatwić sprawę, muszą niepotrzebnie fatygować się do urzędów dwa razy.

Senator Wadim Tyszkiewicz, wiceprzewodniczący Komisji Samorządu Terytorialnego i Administracji Państwowej, podkreśla, że samorządy starają się upraszczać wszystkie procedury maksymalnie, żeby ułatwiać życie mieszkańcom. Nie jest to jednak możliwe w przypadku zadań zleconych samorządom przez rząd, takich jak prowadzenie spraw z zakresu aktów stanu cywilnego.

– Myślę, że 99 proc. obywateli nie zdaje sobie sprawy, że to nie jest zadanie samorządów, tylko zadanie rządowe zlecone, które samorząd realizuje – pominę już niedofinansowanie tego zadania, na które samorządy otrzymują za mało pieniędzy i muszą rezygnować z innych wydatków, aby pokryć tę różnicę - mówi.

 

Kodeks rodzinny i opiekuńczy ze schematami. Prawo o aktach stanu cywilnego

Bronisław Czech

Sprawdź  

Problem z obywatelami urodzonymi za granicą

W przypadku obywatela polskiego urodzonego za granicą jest obowiązek dokonania transkrypcji aktu stanu cywilnego, jeśli chce się dokonać czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości. Sytuacja najczęściej dotyczy osób, będących obywatelami Polski, które urodziły się poza granicami kraju, dla których jedynym dokumentem, który potwierdza dane osobowe w załatwianiu spraw administracyjnych, jest polski odpis aktu urodzenia.

W aktualnym stanie prawnym system rejestrów państwowych zawiera sześć rejestrów publicznych tj.:

  1. rejestr PESEL;
  2. Rejestr Dowodów Osobistych;
  3. rejestr stanu cywilnego;
  4. rejestr danych kontaktowych;
  5. system odznaczeń państwowych;
  6. centralny rejestr sprzeciwów.

Zdaniem ekspertów powinny być one spójne, tak aby umożliwiały wymianę informacji w postaci elektronicznej z podmiotami publicznymi.

Czytaj też: W urzędach sprawy online wciąż wspieramy ręcznie i papierowo>>
 

Dostęp jest, ale tylko do rejestru PESEL i rejestru dowodów osobistych

Tymczasem wójt, burmistrz, prezydent miasta oraz organ paszportowy posiadają dostęp do systemu rejestrów państwowych w zakresie rejestru PESEL (organ gminy i organ paszportowy) oraz rejestru dowodów osobistych (organ gminy).

Nie posiadają jednak dostępu do rejestru stanu cywilnego, co powoduje, że w celu realizacji zadań wynikających z ustawy o ewidencji ludności oraz ustawy o dowodach osobistych wymagane jest dostarczenie tych danych w postaci odpisów aktów stanu cywilnego przez obywateli.

Sławomir Wojciechowski, kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli, podkreśla, że sprawa dotyczy rocznie ok. 80 tys. obywateli, a według danych GUS liczba takich przypadków lawinowo rośnie z roku na rok. Konieczne są zatem zmiany, które mają ułatwić załatwianie spraw takich jak nadanie numeru PESEL, wyrabianie dowodów osobistych czy paszportów w stosunku do dzieci, które urodziły się poza granicami kraju, a są obywatelami polskimi.

Absurd podwójnego wpisywania danych do SRP

Rodzice dziecka, które urodzi się za granicą, a chcą otrzymać dla niego polski dokument tożsamości,  muszą przywieźć do polskiego USC zagraniczny akt urodzenia. Kierownik USC wpisuje go do rejestru stanu cywilnego i wydaje papierowy odpis akt urodzenia, który będzie niezbędny do ubiegania się o dokument tożsamości.

Dopiero po przedłożeniu odpisu, urzędnik zajmujący się dowodami osobistymi będzie mógł ręcznie ponownie dane wpisać do tego samego systemu. - To marnotrawstwo papieru, czasu, możliwość popełnienia błędu przy przepisywaniu danych przez urzędnika i podwójne niepotrzebne zaangażowanie obywateli – uważa Sławomir Wojciechowski.

Jego zdaniem w praktyce będzie to wymagało, aby urzędnik organu gminy lub organu paszportowego, będący jednocześnie użytkownikiem systemu rejestrów państwowych, otrzymał nową rolę umożliwiającą dostęp do rejestru stanu cywilnego.

Urzędnik będzie miał wtedy możliwość zweryfikowania bezpośrednio danych zawartych we wniosku z danymi zapisanymi w akcie stanu cywilnego bez potrzeby dokonywania wydruku tych danych, a dane zawarte w akcie stanu cywilnego będą mogły zostać automatycznie pobrane bez potrzeby ręcznego przepisywania.

Czytaj też: Pudzianowska: Każde dziecko, także pary jednopłciowej, ma prawo do obywatelstwa>>
 

Konieczne zmiany w SRP

Projekt ustawy o zmianie ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, który jest inicjatywą ustawodawczą grupy senatorów – numer druku 221, ma na celu odbiurokratyzowanie procedur i ułatwienie obywatelowi kontaktu z administracją. Przepisy mają spowodować, że w celu załatwienia sprawy dotyczącej nadania numeru PESEL, zameldowania na pobyt stały lub czasowy, uzyskania dowodu osobistego lub paszportu organy gminy oraz organ paszportowy będą posiadały bezpośredni dostęp do danych zawartych w aktach stanu cywilnego, które są zgromadzone w rejestrze stanu cywilnego.

W tym celu konieczne jest opracowanie i wdrożenie funkcjonalności umożliwiających dostęp do danych zawartych w rejestrze stanu cywilnego.

Papierologia to dramat

Jako przykład gigantycznej biurokracji senator Tyszkiewicz podaje ośrodki pomocy społecznej, za pośrednictwem których samorządy przekazują obywatelom różnego rodzaju zasiłki, dodatki energetyczne itp. Zdaniem senatora, rząd powinien mieć większe zaufanie do samorządów, bo to mogłoby wpłynąć pozytywnie także na ograniczanie biurokracji, m.in. dlatego, że ilość informacji, która musi być zdobywana i gromadzona w urzędach oraz liczba przepisów, które to nakazują, jest ogromna.

- Borykają się z tym głównie urzędy stanu cywilnego, ośrodki pomocy społecznej i urzędy pracy, gdzie trzeba zbierać papiery i znosić je do urzędu, żeby coś udowodnić, a wydawanie decyzji jest obwarowane wieloma różnymi wymogami, co utrudnia życie petentom i urzędnikom – wyjaśnia. Jego zdaniem samorządy powinny mieć możliwość decydowania o tym, jakie warunki musi spełnić petent, i jakie dokumenty posiadać, żeby móc załatwić sprawę w urzędzie.

Wadim Tyszkiewicz dodaje, że wielkim problemem w urzędach jest też nadmiar papieru w załatwianiu spraw. Jak zauważa przez lata próbowano za pieniądze rządowe i unijne wdrażać elektroniczny obieg dokumentów. – Dzisiaj papierologia to dramat, bo dominuje w urzędach, a w większości elektroniczny obieg dokumentów to fikcja – mówi.

 

 

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.