Niepublikowanie informacji na stronach BIP urzędów bywa tłumaczone tym, że „jest RODO”. Problem jest, bo prawo nie stanowi wprost, co publikować, ani kiedy informację publiczną zdjąć z BIP ze względu na zasady ochrony danych osobowych. Decyduje więc o tym administrator, kalkulując, czy bardziej się opłaca ograniczyć jawność, czy „przetrzymać” wpis. Niestety, zła decyzja grozi karą.
RODO jest często używane jako argument, by dokumentów na stronie Biuletynu Informacji Publicznej nie publikować. Tymczasem ustawa o dostępie do informacji publicznej nie przewiduje związanej z RODO przesłanki ograniczenia dostępu do informacji publicznej, a RODO nie zakazuje udostępniania danych osobowych w związku z dostępem do informacji publicznej, ale każe godzić dostęp z prawem do ochrony danych osobowych.
- Czy RODO może być powodem niepublikowania zarządzeń burmistrza w Biuletynie Informacji Publicznej? – pyta Alicja Jamorska-Kurek, sołtys i radna gminy Morawica.
- Generalnie nie może, jeśli zakładamy, że te zarządzenia nie obejmują informacji, które wkraczałyby w sferę prywatności, ani zawierających dane osobowe w zakresie szerszym niż niezbędne dla osiągnięcia celu, jaki ma to zarządzenie – mówi dr Marlena Sakowska-Baryła, radca prawny, partner w Sakowska-Baryła, Czaplińska Kancelaria Radców Prawnych Sp.p. Jak wyjaśnia, publikowanie w BIP podlega rygorowi ustawy o dostępie do informacji publicznej, a ona w ogóle nie odnosi się do danych osobowych. Przed publikacją należy ustalić, czy mamy do czynienia z informacją publiczną, a do takich należy zarządzenie burmistrza. Następnie określamy, czy informacja zawiera treści, które mogłyby być objęte ograniczeniami z art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej, który określa podstawy ograniczenia dostępu do informacji publicznej.
Z punktu widzenia danych osobowych ważne jest przede wszystkim dokonanie tych ustaleń w kontekście prywatności jednostki. - Jeśli uznamy, że są w zarządzeniu burmistrza takie informacje, nie będziemy udostępniać ich z uwagi na prywatność, a nie z uwagi na RODO, jeśli ustalimy, że informacje nie dotyczą prywatności, a informacja stanowi informację publiczną, wtedy zastanawiamy się nad przesłankami dopuszczalności przetwarzania danych i nad zasadami rozliczalności z RODO – wyjaśnia dr Sakowska-Baryła. Jak dodaje, nieuprawnione jest myślenie: nie udostępniamy, bo jest RODO – to nadmierny skrót myślowy i jego wprowadzanie w życie grozi naruszeniem prawa.
– Co robić, w przypadku gdy RODO jest wykorzystywane do niepublikowania danego dokumentu? – zastanawia się Marcin Czora, sołtys mi radny z Żabiej Woli.
Przepis może wprost określać, że publikujemy informację w BIP, albo publikujemy informację w BIP, bo kwalifikujemy ją jako informację publiczną. Dr Marlena Sakowska-Baryła przyznaje, że mamy do czynienia „z sytuacją paradoksalną”, ponieważ jest prawny obowiązek opublikowania wielu informacji w BIP, ale zwykle przepisy nie określają szczegółowo, jakie informacje zawierające dane osobowe mogą być tam zamieszczone.
Prawo nie określa, w jakich sytuacjach i jakie informacje należy z BIP usunąć z uwagi na ochronę danych osobowych, albo zbyt długi czas publikacji.
Jak podkreśla Piotr Bukowski, zastępca dyrektora wydziału organizacji i nadzoru Urzędu Miasta Krakowa, w świetle obecnych przepisów, jedynie oświadczenia majątkowe mają określony termin ich publikacji na stronach BIP. - W zakresie pozostałych informacji brak precyzyjnych przepisów, przez jaki okres należy daną informację publikować, przechowywać na stronach BIP ze statusem archiwalnym, usunąć z wyświetlania – mówi. I dodaje, że powoduje to istotne kolizje w rozpoznaniu bieżącej i aktualnej informacji od archiwalnej, co zwłaszcza jest istotne w aspekcie indeksowania i pozycjonowania treści przez popularne wyszukiwarki internetowe.
Iga Kmiecik, rzecznik prasowy Urzędu Miasta Jarosławia mówi, że urząd stosuje zasadę, że jeśli ustawa nie mówi o konieczności usuwania czegoś wprost, to redaktor dobrowolnie niczego nie usuwa. - BIP to bardzo wartościowe archiwum dokumentujące działalność gminy i urzędu. Korzystają z niego zarówno mieszkańcy, pracownicy urzędu i gminy, ale i studenci w celu opracowywania prac badawczych itp. – dodaje.
Karolina Gałecka, rzecznik prasowy stołecznego magistratu mówi, że informacje podlegają usunięciu z BIP na podstawie innych przepisów prawa. Jako przykład można podać usuwanie oświadczeń majątkowych składanych na podstawie ustawy o samorządzie gminnym - dodaje.
Czytaj też: WSA potwierdził karę dla burmistrza za brak procedur ochrony danych >>
Gmina Aleksandrów Kujawski prawie rok temu otrzymała karę od Prezesa UODO m.in. za zbyt długi czas publikowania oświadczeń majątkowych. To według dr Sakowskiej-Baryły skutek m.in. tego, że każdy administrator sam musi dokonać oceny i ustalić, jak długo mają być opublikowane informacje na jego BIP. - W każdym z tysięcy samorządów ustalają niezależnie, jak długo informacje mają „wisieć” i bywa, że w dwóch bliźniaczo podobnych podmiotach praktyka w tym zakresie jest inna, pomimo tego, że działają na podstawie tych samych przepisów - podkreśla.
Okazuje się, że po decyzji Prezesa UODO o ukaraniu pierwszej gminy, samorządy zaczynają kalkulować, czy bardziej się opłaca „ograniczyć jawność życia publicznego” przez zdjęcie informacji z BIP, czy utrzymywać informację w BIP przez czas nieokreślony.
Tymczasem część ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych i zdrowy rozsądek powinna być usuwana, np. dotyczące naborów urzędniczych, które odbyły się np. 10 lat temu, a urzędnicy, którzy je wygrali nie zajmują już tych stanowisk. Przykładem są też oświadczenia majątkowe, które wisiały znacznie dłużej niż je trzeba trzymać w formie papierowej (oświadczenia majątkowe przechowuje się przez 6 lat) – a jeśli ktoś od lat nie jest już urzędnikiem, zmianie mogła też ulec ich sytuacja majątkowa czy rodzinna.
Zobacz też w LEX: Dostęp do informacji publicznej a ochrona danych osobowych - szkolenie online>>
Udostępnianie danych osobowych w świetle decyzji Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych - szkolenie online>>
Takie decyzje nie powinny być pozostawione do samodzielnego podjęcia przez administratorów. Tym bardziej że mogą im potem grozić administracyjne kary pieniężne od Prezesa UODO.
- Tak naprawdę on kompletnie nie wie, ile ma przechowywać informacje w BIP, żeby to było zgodne z prawem – podkreśla dr Sakowska-Baryła. Wszystko zależy to od tego, jaki cel przetwarzania ustali na początku i jak uargumentuje jego realizację – jeśli postawi za cel jawność życia publicznego i udostępnianie informacji o sprawach publicznych, a te cele wynikają z przepisów, to może się okazać, że czas publikacji będzie dużo dłuższy niż wówczas, gdy cel będzie zakreślony węziej i będzie nim tylko poinformowanie o konkretnej okoliczności. Jak dodaje, jest tu konieczność wyważania kolizji zasad prawnych i wartości, a ten problem powinien być rozwiązany na poziomie ustawowym, żeby każdy wójt nie musiał o tym decydować odrębnie.
Tymczasem przy wdrażaniu RODO ustawodawca nie dostrzegł kwestii dostępu do informacji publicznej.
Andrzej Chmielewski, radny gminy Pruszcz Gdański, mówi nam, że o problemach można mówić w zależności od zakresu dokumentów, które są udostępniane w BIP. - Jeśli publikowane są dokumenty z postępowań lub posiedzeń dotyczących spraw osobowych, to przewidziana jest anonimizacja. Konkursy ofert, przetargi, umowy i podobne postępowania są jawne i mam nadzieję, że nie ma już nigdzie wątpliwości, że jako informacje publiczne można je bezpośrednio umieszczać na portalach - uważa. I potwierdza, że to „raczej RODO sprawia problem pod kątem publikacji w BIP, ponieważ jest często używany jako argument, by dokumentów nie publikować.
- Katalog informacji podlegających obowiązkowi publikacji został określony w ustawie o dostępie do informacji publicznej. Ewentualne wątpliwości, co do tego czy dany dokument mieści się w tym katalogu są rozstrzygane w oparciu o orzecznictwo sądów administracyjnych - odpowiada na nasze pytanie Karolina Gałecka.
Zobacz też w LEX: Kary pieniężne za naruszenie przepisów o ochronie danych w świetle polskiej ustawy o ochronie danych osobowych i RODO>>
Okiem IOD-a: publikowanie danych w BIP a RODO>>
Przede wszystkim powinni się kierować prawem do ochrony danych osobowych, zgodnie z art. 86 RODO – czy działania, które wykonują są zgodne z RODO. Są tu dwa obszary działania: kwestia dopuszczalności informacji – czy z perspektywy ochrony danych jesteśmy uprawnieni do przetwarzania danych (art. 5,6 i 9 RODO). Drugi obszar to administracyjny – kwestia zabezpieczeń, powierzeń, realizacji obowiązków informacyjnych, faktycznej obsługi osób, których dane dotyczą. W sprawie Aleksandrowa problem był m.in. właśnie w obszarze zabezpieczeń.
Dr Sakowska-Baryła radzi, żeby we wszystkie kwestie związane z publikację w BIP zaangażować inspektora ochrony danych i konsultować je z nim. Jak dodaje, patrząc na praktykę organu nadzorczego, zalecana jest ostrożność, jeśli chodzi o publikowanie w BIP danych osobowych wchodzących w sferę prywatności. Niestety, pojęcie prywatności nie jest zdefiniowane w prawie, zawsze budziło wątpliwości interpretacyjne, ale oprzeć można się na orzecznictwie sądów cywilnych i administracyjnych, które dokonywały ustaleń, czy dana informacja należy do sfery prywatności. Mogą to być m.in. informacje o stanie zdrowia, o korzystaniu z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, prywatny mail, telefon, rodzina.
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów LEX jest zależny od posiadanych licencji.
