Prof. Namysłowska: Proponujemy zmiany dotyczące narzędzi cyfrowych w postępowaniu cywilnym
Stworzenie ram komunikacji elektronicznej z sądem, określenie zasad wnoszenia pism procesowych i ich załączników, w tym rozwiązań na wypadek awarii systemów - to zasadnicze cele projektu zmian w procedurze cywilnej - mówi prof. Monika Namysłowska z Uniwersytetu Łódzkiego, przewodnicząca zespołu Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego ds. cyfryzacji postępowania cywilnego. I podkreśla, że chodzi o rozwiązania porządkujące i rozwijające wykorzystanie narzędzi cyfrowych w postępowaniu cywilnym.
Krzysztof Sobczak: Komisja Kodyfikacyjna Prawa Cywilnego opublikowała projekt, którego celem jest zwiększenie zakresu cyfryzacji postępowania cywilnego. Czy to jest projekt odpowiadający na wszystkie oczekiwania kierowane pod adresem Komisji Kodyfikacyjnej, czy macie Państwo satysfakcję z wykonanego dzieła itp.?
Monika Namysłowska: Tak, Komisja przyjęła projekt na posiedzeniu plenarnym. To zwieńczenie ponad roku intensywnej pracy Zespołu problemowego ds. cyfryzacji postępowania cywilnego. Oczywiście projekt Komisji nie przesądza o ostatecznym kształcie ustawy. Jest punktem wyjścia do dalszych prac legislacyjnych. Satysfakcję mam przede wszystkim z zespołu ekspertów, który udało się zbudować. To środowisko łączące dogmatykę prawa procesowego z praktyką informatyzacji wymiaru sprawiedliwości w postępowaniu egzekucyjnym, upadłościowym, w obszarze bezpieczeństwa danych i sądowych systemów teleinformatycznych. Poszczególne części projektu prowadzili eksperci, którzy znają te zagadnienia nie tylko od strony teorii, ale także z praktyki sądowej, komorniczej i doradczej. W pracach Zespołu wiodącą rolę odgrywa prof. Jacek Gołaczyński, krajowy koordynator do spraw informatyzacji sądownictwa, co zapewniało stałe odniesienie do realiów wdrożenia. Projekt obejmuje kilkanaście obszarów: od umocowania portalu informacyjnego jako systemu teleinformatycznego, przez reguły awarii i udziału zdalnego, po informatyzację spraw gospodarczych i bezpieczeństwo danych w sądach. Regulacje dotyczące sztucznej inteligencji świadomie wyłączyliśmy z tego etapu. Wymagają one pogłębionej refleksji nad gwarancjami procesowymi.
Czytaj: Prof. Gołaczyński: Sądowy Portal Informacyjny gotowy do przyjmowania e-apelacji>>
W sprawach gospodarczych i własności intelektualnej cyfryzacja ma być uproszczona>>
Jest projekt - cyfryzacja ma usprawnić postępowania cywilne>>
Gdy parę miesięcy temu rozmawialiśmy o tych pracach, to mówiła Pani, że to projekt na krótki dystans, a docelowe rozwiązania zostaną przygotowane później. Co więc jest załatwione teraz, a co czeka na propozycje?
W tym projekcie nie chodzi o rozwiązania na krótki dystans, ale o stworzenie podstaw, bez których nie ma sensu mówić o dalszej cyfryzacji. Koncentrujemy się na rozwiązaniach, które pozwalają korzystać z narzędzi cyfrowych w postępowaniu cywilnym. Chodzi przede wszystkim o ramy komunikacji elektronicznej z sądem, w tym zasady wnoszenia pism procesowych i ich załączników oraz rozwiązania na wypadek awarii systemów. Równolegle porządkujemy sposób dokonywania czynności sądu w postaci elektronicznej, obejmujący utrwalanie orzeczeń w systemie teleinformatycznym, protokoły z zapisem dźwięku i obrazu oraz udział zdalny. Istotnym elementem projektu jest także bezpieczeństwo danych i wyraźne określenie pozycji sądów jako odrębnych administratorów w sferze orzeczniczej. Projekt obejmuje również stopniową informatyzację wybranych kategorii spraw – w sprawach gospodarczych i własności intelektualnej - a także kwestie związane z klauzulą wykonalności.
Projekt był przygotowywany z uwzględnieniem rozwiązań obowiązujących od 1 marca 2026 r. Jest to jednak pierwszy etap zmian. Obecnie opracowujemy zakres kolejnych propozycji, nad którymi będziemy pracować w dalszym toku prac Zespołu.
Czytaj też w LEX: Doręczanie pism przez sąd za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym >
Czytaj: Prof. Namysłowska: Najpierw wybrane postępowania, a za 10 lat pełna cyfryzacja>>
To porozmawiajmy o niektórych z tych propozycji. Zmieniony ma być przepis, zgodnie z którym pismo procesowe – mimo regulacji szczególnych – wniesione z pominięciem sądowego systemu teleinformatycznego „nie wywołuje skutków prawnych”, a przewodniczący jedynie zawiadamia wnoszącego o tym fakcie.
Obowiązujący dziś art. 125 par. 2(1) k.p.c. przewiduje bardzo surowy skutek: jeżeli pismo, które powinno zostać wniesione przez system teleinformatyczny, zostanie złożone poza nim, nie wywołuje skutków prawnych. W praktyce oznacza to, że strona nie dostaje orzeczenia, które mogłaby zaskarżyć, lecz jedynie informację, że jej pismo nie odniosło żadnego skutku procesowego. Projekt odchodzi od tej konstrukcji, ponieważ technologia i digitalizacja postępowania cywilnego mają wspierać gwarancje procesowe, a nie stawać się pułapką formalną dla stron. W obecnym modelu obywatel, który popełni błąd przy wyborze kanału wniesienia pisma, może ponieść nieodwracalne skutki procesowe - utracić termin lub środek zaskarżenia i możliwość dochodzenia lub obrony swoich praw - bez skutecznego mechanizmu zakwestionowania takiego skutku przed sądem wyższej instancji. Dlatego proponowana zmiana ma przywrócić równowagę między wymogami cyfryzacji a konstytucyjnym prawem do sądu i efektywnej ochrony prawnej.
Czytaj też w LEX: Wykorzystanie narzędzi opartych o sztuczną inteligencję w pracy sędziego, asystenta sędziego i referendarza sądowego >
Projekt przewiduje możliwość sporządzania protokołu z posiedzenia w sposób automatyczny, z wykorzystaniem odpowiednich systemów teleinformatycznych, pod nadzorem przewodniczącego, bez udziału protokolanta. To realistyczne, można zaufać takim technologiom?
Sądy powinny wykorzystywać technologię tam, gdzie może ona rzeczywiście przyspieszyć czynności procesowe. Transkrypcja przebiegu posiedzenia sądowego to dobra przestrzeń na wdrożenia AI. Projekt nie oddaje przy tym sporządzania protokołu w ręce systemu bez żadnej kontroli. Uzasadnienie wprost zakłada, że technologia będzie narzędziem wspomagającym sędziego, a nie samodzielnym decydentem. Dodatkowo projekt zastrzega, że taki model może działać wyłącznie wtedy, gdy „względy techniczne na to pozwalają”, co pokazuje, że dostrzeżone zostały potencjalne ograniczenia jakościowe tego rodzaju systemów. Konsekwentnie więc projekt nie zakłada bezwarunkowego zaufania do technologii rozpoznawania mowy i przetwarzania języka naturalnego, lecz możliwość wykorzystania narzędzi AI pod kontrolą przewodniczącego.
Zobacz też w LEX: Informatyzacja postępowania cywilnego – pierwsze doświadczenia i pułapki nowelizacji KPC >
Zrewidowany ma zostać sposób organizacji posiedzenia sądowego z udziałem zdalnym uczestników, a także zwiększony wpływ uczestników na decyzje dotyczące formy ich udziału w postępowaniu.
Projekt wychodzi z założenia, że to strona postępowania powinna decydować, czy chce wziąć udział w posiedzeniu sądowym zdalnie, a nie sąd ma narzucać mu tryb stawiennictwa z urzędu. Wybór między stawiennictwem na sali sądowej a udziałem na odległość to uprawnienie strony i przepisy powinny dobrze oddawać logikę tego rozwiązania. Projekt zakłada również zmianę pojęciową. Odchodzi od określenia „posiedzenie zdalne”, zastępując je pojęciem „udziału zdalnego w posiedzeniu sądowym”. Chodzi o podkreślenie, że nie powstaje odrębny, zdalny typ posiedzenia. Posiedzenie online to nadal zwykłe posiedzenie jawne. Ponownie widoczna jest główna myśl projektu, że technologia ma zwiększać elastyczność postępowania, ale nie kosztem autonomii stron.
Zobacz też szkolenie online w LEX: Nowelizacja KPC - szkolenie dla sędziów i pracowników sądów >
Dlaczego postępowania w sprawach gospodarczych i prawa własności intelektualnej mają być inaczej uregulowane?
Zarówno sprawy gospodarcze, jak i sprawy własności intelektualnej mają swoją specyfikę. Można je traktować jako „pole testowe” bardziej zaawansowanej cyfryzacji, ponieważ właśnie tam z jednej strony koszt zwłoki postępowania jest szczególnie wysoki, a z drugiej, uczestnicy obrotu profesjonalnego są najlepiej przygotowani do działania w środowisku elektronicznym. W tych sprawach cyfryzacja ma więc nie tyle, albo nie tylko, „unowocześniać” sąd, co przede wszystkim chronić wartość, która dla biznesu jest często najcenniejsza – czas. Dlatego projekt przewiduje tam bardziej uporządkowany i jednolity model komunikacji elektronicznej, niebędący barierą dostępu do sądu.
Zobacz też w LEX: Wnoszenie pism przez portal w postępowaniu cywilnym z perspektywy pełnomocnika >
Specjalne wskazanie portalu informacyjnego sądów ma dać większe gwarancje szybkiego procedowania?
Projekt nie zmierza do uczynienia z Portalu Informacyjnego wyłącznego kanału komunikacji z sądem. Przeciwnie, w jego logice portal ma pełnić rolę rozwiązania pomocniczego. Portal to system dojrzały, od lat funkcjonujący w praktyce, stabilny technologicznie i sprawdzony w boju. Projekt, dopuszczając darmową komunikację elektroniczną z jego wykorzystaniem, przyspiesza postępowanie przez uporządkowanie relacji różnych kanałów komunikacji elektronicznej z sądem cywilnym. Uzasadnienie wyraźnie zakłada, że Portal Informacyjny ma być wykorzystywany subsydiarnie, czyli wtedy, gdy nie jest możliwe skorzystanie z innego, docelowego systemu teleinformatycznego obsługującego dany rodzaj postępowania, np. elektroniczne postępowanie upominawcze czy postępowania rejestrowe. To ważne, ponieważ w cyfrowym postępowaniu cywilnym problemem nie jest już sam brak narzędzi, ale brak jasnej hierarchii między nimi. Projekt próbuje więc nie tyle rozbudowywać system, ile nadać mu bardziej uporządkowaną strukturę – zapobiec nakładaniu się kanałów komunikacji i usunąć wątpliwości co do tego, który z nich ma pierwszeństwo.
Czytaj też w LEX: Jak kupuje się usługi i produkty prawnicze w erze social mediów? >
Jak propozycje zawarte w tym projekcie mają się do działań cały czas prowadzonych w wymiarze sprawiedliwości, np. w ramach usprawniania istniejących systemów i nadawania im nowych funkcjonalności? Te procesy będą kompatybilne?
Cyfryzacja postępowania zawsze łączy dwa elementy: prawo i technologię. Przepisy wyznaczają ramy, a systemy teleinformatyczne nadają im praktyczny kształt. Jeżeli te dwa elementy nie są spójne, szybko pojawiają się problemy. Dlatego w pracach Zespołu uczestniczy prof. Jacek Gołaczyński, który pełni jednocześnie funkcję krajowego koordynatora do spraw informatyzacji sądownictwa. Dzięki temu projekt powstaje w ścisłym związku z kierunkiem rozwoju systemów Ministerstwa Sprawiedliwości. Bieżące prace nad istniejącymi systemami są z naszym projektem spójne.
Czytaj: Prof. Gołaczyński: Sądom potrzebna ewolucja, a nie rewolucja w cyfryzacji>>
