Prof. Gołaczyński: sądom potrzebna ewolucja, a nie rewolucja w cyfryzacji
Cyfryzacja wymiaru sprawiedliwości wymaga uwzględnienia realiów organizacyjnych pracy sądów, w tym sposobu prowadzenia akt, ergonomii pracy sędziego oraz możliwości infrastrukturalnych sekretariatów. Doświadczenia innych systemów – zarówno krajowych, jak i zagranicznych – pokazują, że zbyt szybkie przejście do pełnych akt elektronicznych, bez odpowiednich narzędzi przeglądania akt i przygotowania stanowisk pracy, może prowadzić do paradoksalnego zjawiska wtórnego drukowania dokumentów przez uczestników procesu orzeczniczego i dać efekt odwrotny do oczekiwanego: zamiast przyspieszenia – spowolnienie - pisze prof. dr hab. Jacek Gołaczyński, koordynator ds. informatyzacji sądownictwa powszechnego.
Data 1 marca 2026 r. w polskim sądownictwie zapisze się na stałe. W tym dniu po raz pierwszy na szeroką skalę uruchomiono możliwość wnoszenia pism procesowych w postępowaniu cywilnym i karnym za pośrednictwem Portalu Informacyjnego. W przeszłości za takie kamienie milowe można uznać chociażby 1 stycznia 2009 r., kiedy uruchomiono EPU, czy też 3 lipca 2021 r., kiedy weszły w życie przepisy o doręczeniach elektronicznych, czy też wiele innych zmian, które etapowo cyfryzowały polskie sądownictwo (elektroniczne księgi wieczyste, Portal Rejestrów Sądowych, czy też protokół elektroniczny). Na tym tle zmiana wprowadzona 1 marca 2026 r. wpisuje się w szerszy, konsekwentnie realizowany proces modernizacji komunikacji procesowej. Wbrew pojawiającym się w debacie publicznej uproszczeniom nie jest to jednak jednorazowa „rewolucja technologiczna", lecz kolejny etap konsekwentnie realizowanej, ewolucyjnej cyfryzacji komunikacji między sądami a profesjonalnymi uczestnikami postępowań.
Czytaj: Pierwsze e-pisma wpływają do sądów, ale systemy nadal nie współpracują>>
Portal Informacyjny sądów powszechnych należy traktować jako pełnoprawny sądowy system teleinformatyczny obsługujący postępowanie sądowe. W praktyce oznacza to narzędzie, które nie jest już jedynie „stroną z informacjami o sprawie", lecz elementem infrastruktury procesowej. W tym znaczeniu „sądowe systemy teleinformatyczne" obejmują rozwiązania wykorzystywane przez sądy zarówno do wykonywania zadań orzeczniczych, jak i administracyjnych – w tym systemy obsługujące postępowania sądowe lub ich części, rejestry sądowe czy urządzenia ewidencyjne. Portal Informacyjny został wprost wskazany jako system obsługujący postępowanie w zakresie doręczeń oraz wnoszenia pism procesowych, co przesądza o jego roli jako jednego z kanałów komunikacji procesowej między sądem a uczestnikami postępowania. Jego utrzymanie i bezpieczeństwo powierzono – na podstawie art. 175da par. 7 ustawy – Dyrektorowi Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu, gdzie funkcjonuje Centrum Kompetencji i Informatyzacji Sądownictwa. Rozwiązanie to odzwierciedla konstytucyjną zasadę odrębności i niezależności władzy sądowniczej, o której przypomniał wyrok Trybunału Konstytucyjnego w sprawie Kp 1/15, wskazując, że systemy służące wykonywaniu czynności procesowych i przetwarzaniu akt spraw powinny pozostawać pod kontrolą sądów, a nie organów administracji rządowej.
Czytaj też w LEX: Wnoszenie określonych pism procesowych w postępowaniu cywilnym za pośrednictwem portalu informacyjnego >
Nowe możliwości wnoszenia pism elektronicznych do sądów
Od dnia 1 marca 2026 r. Portal Informacyjny uległ przekształceniu z narzędzia służącego głównie udostępnianiu informacji o sprawach i obsłudze doręczeń elektronicznych w platformę umożliwiającą również wnoszenie wybranych pism procesowych. Zmiana ta ma charakter ewolucyjny: rozwiązania wdrażane są etapowo, w ściśle określonych ramach czasowych, podmiotowych i przedmiotowych, tak aby zapewnić stabilność obrotu i możliwość dostosowania praktyki. Rozszerzenie funkcjonalności Portalu Informacyjnego jest kolejnym krokiem w procesie cyfryzacji postępowań sądowych, zapoczątkowanym wcześniejszym wdrażaniem elektronicznych akt i specjalistycznych systemów teleinformatycznych w postępowaniach rejestrowych. Portal Informacyjny nie zastępuje tych systemów (takich jak elektroniczne postępowanie upominawcze czy systemy rejestrowe), lecz je uzupełnia, przejmując rolę kanału elektronicznego tam, gdzie zindywidualizowane rozwiązania informatyczne nie zostały przewidziane. Wprowadzane regulacje nie tworzą jednolitego, nieograniczonego uprawnienia do składania wszystkich pism procesowych w postaci elektronicznej. Przeciwnie – ustawodawca zdecydował się na model ostrożny, zakładający sukcesywne rozszerzanie funkcjonalności Portalu w oparciu o doświadczenia praktyczne oraz możliwości organizacyjne sądów. W pierwszej kolejności z nowej funkcji Portalu Informacyjnego korzystają profesjonaliści, którzy na co dzień działają przed sądami. Możliwość (a docelowo w postępowaniu cywilnym – obowiązek) wnoszenia pism przez Portal dotyczy w szczególności adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych, prokuratora oraz Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej, występujących w charakterze profesjonalnych pełnomocników. Zakres przedmiotowy nowych rozwiązań również został wyraźnie ograniczony. W postępowaniu cywilnym możliwość wnoszenia pism za pośrednictwem Portalu dotyczy zamkniętego katalogu czynności, obejmującego m.in. zgłoszenie się do udziału w sprawie, zawiadomienia w przedmiocie pełnomocnictwa, wybrane środki odwoławcze, pisma w toku postępowań wywołanych wniesieniem środka odwoławczego, wnioski o doręczenie orzeczenia wraz z uzasadnieniem oraz określone wnioski o nadanie klauzuli wykonalności czy wydanie odpisu prawomocnego orzeczenia. Również w procedurze karnej i w sprawach o wykroczenia katalog pism, które mogą być składane za pośrednictwem Portalu, został ściśle określony i ogranicza się m.in. do wniosków o sporządzenie i doręczenie wyroku, środków odwoławczych oraz dalszych pism w określonych postępowaniach odwoławczych. Ustawodawca wprost wyłącza możliwość wnoszenia niektórych środków zaskarżenia (np. kasacji) czy określonych wniosków, co ma zapobiec nadmiernemu obciążeniu systemu i pozwala skupić się na tych obszarach, w których digitalizacja przynosi największe korzyści.
Czytaj też w LEX: Doręczanie pism przez sąd za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym >
Kluczowym elementem ewolucyjnego charakteru reformy jest ograniczenie czasowe wprowadzone w postępowaniu cywilnym. W okresie od 1 marca 2026 r. do 28 lutego 2027 r. wnoszenie przez profesjonalnych uczestników postępowania cywilnego wskazanych pism procesowych za pośrednictwem Portalu Informacyjnego ma zasadniczo charakter fakultatywny. W tym czasie adwokaci, radcowie prawni, rzecznicy patentowi, prokurator oraz Prokuratoria Generalna mogą, lecz nie muszą, korzystać z Portalu jako kanału składania pism w wyznaczonym ustawowo zakresie. Okres przejściowy ma umożliwić dostosowanie organizacji pracy sądów, przygotowanie praktyki pełnomocników do systematycznego korzystania z Portalu oraz bieżące dostrajanie rozwiązań technicznych. Po zakończeniu okresu przejściowego, od 1 marca 2027 r., wnoszenie wskazanych kategorii pism w postępowaniu cywilnym stanie się co do zasady obligatoryjne dla wymienionych podmiotów, co stanowi naturalną kontynuację procesu cyfryzacji. Wyjątkiem jest postępowanie o zatwierdzenie ugody zawartej w mediacji prowadzonej na podstawie umowy, w którym obowiązek korzystania z Portalu w zakresie wnoszenia pism został wprowadzony już od 1 marca 2026 r., bez dodatkowego etapu fakultatywności. Przyjęty model rozwoju Portalu Informacyjnego opiera się więc na trzech równoległych ograniczeniach: podmiotowym, przedmiotowym i czasowym, które razem wyznaczają bezpieczne ramy stopniowego przechodzenia do komunikacji elektronicznej z sądem. Celem zmian jest nie tyle gwałtowna rewolucja, ile konsekwentne, kontrolowane poszerzanie zakresu spraw, w których Portal Informacyjny staje się podstawowym narzędziem kontaktu profesjonalnych uczestników z wymiarem sprawiedliwości.
Czytaj: Od 1 marca adwokaci, radcowie mogą wnosić apelację przez portal informacyjny sądów>>
Czy „systemy nie współpracują"? – rzeczywisty model obiegu dokumentów w sądach
Portal Informacyjny nie jest systemem prowadzenia sprawy sądowej (wewnętrznym systemem sądowym), tylko systemem komunikacji z uczestnikiem postępowania, repozytorium dokumentów i informacji o sprawie. Portal Informacyjny, wspierając elektroniczny obieg dokumentów w sądach, został zintegrowany z systemami repertoryjno-biurowymi (jest to system typu back-office sądownictwa). Oznacza to, że pismo, które wpłynęło do sądu przez Portal Informacyjny, jest importowane po dekretacji do systemu repertoryjno-biurowego sądu. Niektóre pisma, które zostały wniesione do sądu za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, pozostają w swojej pierwotnej elektronicznej formie (są włączane do systemu repertoryjno-biurowego w oryginalnej cyfrowej postaci). Niektóre pisma, szczególnie w sferze postępowania karnego, podlegają drukowaniu, czyli kończą swój „cyfrowy" etap na biurze podawczym i trafiają do dalszego obiegu w postaci papierowej i włączeniu do akt papierowych. Model przyjęty przy uruchomieniu wnoszenia pism przez Portal Informacyjny pokazuje więc, że cyfryzacja sądów nie może być projektowana wyłącznie z perspektywy użytkownika zewnętrznego.
Czytaj też w LEX: Najważniejsze zmiany w KPC wynikające z nowelizacji z 5 sierpnia 2025 r. >
Równie istotne jest uwzględnienie realiów organizacyjnych pracy sądów, w tym sposobu prowadzenia akt, ergonomii pracy sędziego oraz możliwości infrastrukturalnych sekretariatów. Doświadczenia innych systemów – zarówno krajowych, jak i zagranicznych – pokazują, że zbyt szybkie przejście do pełnych akt elektronicznych, bez odpowiednich narzędzi przeglądania akt i przygotowania stanowisk pracy, może prowadzić do paradoksalnego zjawiska wtórnego drukowania dokumentów przez uczestników procesu orzeczniczego i dać efekt odwrotny do oczekiwanego: zamiast przyspieszenia następuje spowolnienie tempa rozpoznawania spraw.
Zobacz też szkolenie online w LEX: Nowa odsłona Portalu Informacyjnego i nowe obowiązki zawodowego pełnomocnika - wnoszenie pism do sądu >
Podstawą ewolucja nie rewolucja
Dlatego racjonalnym kierunkiem jest podejście ewolucyjne, które pozwala stopniowo zwiększać zakres dokumentów funkcjonujących w postaci cyfrowej, przy jednoczesnym zachowaniu stabilności organizacyjnej sądów. W tym ujęciu Portal Informacyjny staje się nie tylko kanałem komunikacji z uczestnikami postępowania, ale również kolejnym etapem budowy docelowego, w pełni cyfrowego środowiska pracy sądu. W tym obszarze już obecnie trwają prace legislacyjne nad kolejnym krokiem – analogicznie jak było w przypadku doręczeń – umożliwienia wszystkim uczestnikom postępowania w wybranych typach i rodzajach spraw składania do sądu wszystkich pism procesowych elektronicznie, co pozwoli na zbudowanie w pełni elektronicznego środowiska pracy dla sędziego i urzędnika sądowego.
Rozwiązanie to, rozwijane w sposób etapowy i z uwzględnieniem realiów funkcjonowania sądów, może w perspektywie najbliższych lat doprowadzić do powstania spójnego, ogólnokrajowego modelu elektronicznego obiegu spraw, w którym dokument cyfrowy stanie się podstawową formą pracy sądu.
A może zainteresuje cię w LEX:
Jak kupuje się usługi i produkty prawnicze w erze social mediów? >
AI w kancelarii prawnej – jak korzystać bezpiecznie i zgodnie z prawem? >
Umowy i regulaminy dostawców AI – jak je czytać i tworzyć? >
