Pierwsze e-pisma wpływają do sądów, ale systemy nadal nie współpracują
Adwokaci i radcy prawni zaczęli już korzystać z nowych możliwości związanych z wnoszeniem, na razie niektórych pism, przez portal informacyjny sądów. Problem mają z tym, jak na razie, pracownicy sądów. Nadal bowiem – jak mówią – z nowymi funkcjonalnościami portalu nie są w pełni kompatybilne inne systemy sądowe. Pisma trzeba wydrukować i przekazać do konkretnego wydziału. Problem jest też z systemem prokuratorskim; prace nad dostosowaniem go do wnoszenia e-pism nadal trwają, a realna szansa na taką komunikację z sądem może pojawić się dopiero w czerwcu lub lipcu br.
Przypomnijmy, że od 1 marca adwokaci, radcy prawni, ale też m.in. prokuratorzy zyskali możliwość wnoszenia części pism procesowych, w tym także apelacji, przez portal informacyjny sądów, i to zarówno w sprawach cywilnych, jak i karnych. Chodzi zarówno o postępowanie drugoinstancyjne, jak i pierwszoinstancyjne, m.in.:
- zgłoszenie się do udziału w sprawie,
- zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego,
- zgoda na mediację,
- wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego,
- wniosek o uzasadnienie orzeczenia,
- wniosek o nadanie klauzuli wykonalności.
Co więcej, tą drogą w postępowaniu cywilnym – w przypadku pism procesowych wnoszonych do sądu w inny sposób niż za pośrednictwem portalu informacyjnego – w przypadku adwokatów, radców, rzeczników patentowych lub Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej będzie możliwość doręczania sobie nawzajem bezpośrednio odpisów pism procesowych z załącznikami. Jest też jeden wyjątek, w którym fakultatywności nie będzie. Otóż w postępowaniu o zatwierdzenie ugody zawartej w ramach mediacji prowadzonej na podstawie umowy o mediację adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy, Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej albo prokurator – obligatoryjnie od 1 marca br. – wnosi wniosek oraz dalsze pisma procesowe za pośrednictwem portalu informacyjnego. Prof. Jacek Gołaczyński, prezes Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu i koordynator krajowy do spraw wdrożeń systemów teleinformatycznych w sądach powszechnych, zapewniał w rozmowie z Prawo.pl, że portal informacyjny sądów jest przygotowany. – Z perspektywy organizacyjnej i technicznej system jest gotowy do obsługi zmian, a dotychczasowe doświadczenia we wdrażaniu kolejnych funkcjonalności pozwalają zakładać sprawne przejście do nowego etapu jego funkcjonowania – mówił.
Czytaj: Od 1 marca adwokaci, radcowie mogą wnosić apelację przez portal informacyjny sądów>>
Pełnomocnicy zadowoleni, pracownicy sądów niekoniecznie
Adwokaci i radcy prawni, choć na razie mogą, a nie muszą, z nowych możliwości zaczynają korzystać. Sam portal co do zasady chwalą. Nieco inaczej sytuacja wygląda z punktu widzenia pracowników sądów. Dariusz Kadulski, wiceprzewodniczący NSZZ „Solidarność" Pracowników Sądownictwa i Prokuratury, podkreśla, że do związku zawodowego już spływają sygnały z różnych sądów dotyczące nowych funkcjonalności portalu. – Oczywiście jako związek – co trzeba zaznaczyć – jesteśmy zwolennikami cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości. Problem tkwi jednak w tym, jak to się robi. W tym momencie najczęstsze słowo, które słyszymy, to chaos – mówi.
Jak dodaje, chodzi przede wszystkim o to, że systemy sądowe, m.in. Currenda, nie są jeszcze zintegrowane z nowymi funkcjonalnościami portalu informacyjnego sądów.
Miały być przygotowane połączenia, nie wiemy, na jakim etapie są prace. Konsekwencje jednak są takie, że pracownicy sądów z innych wydziałów, mówiąc kolokwialnie, nie widzą tego, co wpływa. Wszelkie dokumenty, które zostaną w formie elektronicznej dostarczone przez portal informacyjny sądów, muszą zostać wydrukowane i przekazane do konkretnego wydziału. I przykładowo jedna z osób pracujących w sądzie napisała do nas, że na portal wpłynęło pierwsze pismo od pełnomocnika, chodziło o drobną sprawę, pismo liczyło dwie strony, wydruk pełny – 5 stron, ze względu na metryki generowane przez system. Sytuacja byłaby zabawna, gdyby nie fakt, że takich spraw będzie teraz znacznie więcej i będą powodować nie tylko realne koszty – związane z tym, o czym mówiliśmy już od dawna, czyli z wydrukiem, sprzętem, papierem – ale przede wszystkim duże problemy kadrowe. Mówiąc wprost: ktoś w sądach będzie musiał te nowe obowiązki przejąć, a ponieważ nie ma nowych ludzi, to ucierpią na tym inne obowiązki pracowników biura podawczego, sekretariatów, a ostatecznie ci, których sprawy są prowadzone – podsumowuje.
Prokuratorzy poczekają nawet do... lipca
Sytuacja nie zmieniła się też w kontekście systemu prokuratorskiego. O tym, że może być problem z dostosowaniem go na czas do nowych funkcjonalności portalu, pisał jeszcze w opinii do jednego z rozporządzeń Dariusz Korneluk, prokurator krajowy. Przekazywał przy tym informacje Departamentu do Spraw Cyberprzestępczości i Informatyzacji Prokuratury Krajowej. Wynikało z niej, że obecnie wykorzystywany przez prokuraturę system PROK-SYS obsługuje z portalem informacyjnym sądów powszechnych wymianę dokumentów tylko jednokierunkową, umożliwiającą powszechnym jednostkom organizacyjnym prokuratury odbieranie pism od sądów. – Wysyłanie przez prokuratury pism procesowych do ww. portalu wymaga modyfikacji systemu PROK-SYS, której będzie mógł dokonać wykonawca systemu dopiero po otrzymaniu od Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu zaktualizowanej dokumentacji technicznej API portalu. Dopiero otrzymana z Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu dokumentacja techniczna umożliwi wykonawcy systemu PROK-SYS podjęcie prac deweloperskich w systemie – wskazano.
Tuż przed 1 marca br. zapytaliśmy profesora Gołaczyńskiego, czy prokuratorski system PROK-SYS jest już kompatybilny z portalem i czy możliwa jest już dwustronna wymiana dokumentów. – Integracja realizowana jest na poziomie systemów zaplecza (back office) sądów, a nie bezpośrednio z portalem informacyjnym jako takim. Portal pełni funkcję warstwy prezentacyjnej i komunikacyjnej dla użytkowników zewnętrznych, natomiast wymiana danych odbywa się poprzez integrację właściwych systemów dziedzinowych funkcjonujących po stronie sądów z systemami zewnętrznymi. Oznacza to, że ewentualna dwustronność wymiany dokumentów zależy od zakresu i sposobu integracji systemów back office, a nie od samego portalu – wskazał.
Czytaj: Od marca e-rewolucja w sądach, pełnomocnicy mogą testować nowy portal>>
Prof. Gołaczyński: Sądowy Portal Informacyjny gotowy do przyjmowania e-apelacji>>
Co to oznacza w praktyce? Prokurator Jacek Skała, przewodniczący Związku Zawodowego Prokuratorów i Pracowników Prokuratury RP, poinformował nas, że z informacji, jakie wpływają od prokuratorów do związku, wynika, że system PROK-SYS wciąż nie jest kompatybilny z systemem informatycznym sądów.
Nie została dotychczas zbudowana funkcjonalność umożliwiająca wnoszenie do sądów pism procesowych, w tym środków odwoławczych takich jak apelacje i zażalenia, metodą elektroniczną z wykorzystaniem podpisu składanego przez prokuratorów przy użyciu elektronicznej legitymacji służbowej – mówi. Dodaje, że prace nad taką funkcjonalnością zostały zlecone operatorowi systemu.
Z nieoficjalnych informacji Prawo.pl wynika z kolei, że szacuje się, iż możliwość kierowania e-pism procesowych przez prokuratorów do sądów może być uruchomiona dopiero w lipcu, a to dlatego, że – jak mówią nasi rozmówcy – przedłuża się procedura przetargowa na obsługę prokuratorskiego systemu informatycznego. Przykładowo sądy nadal nie mogą też w pełni korzystać z akt spraw, które zostały w prokuraturze zdigitalizowane; możliwe jest jedynie ich udostępnianie z zasobów prokuratury za pomocą hasła wygenerowanego do pojedynczej sprawy.
KSeF na sądy również wpływa
Wojciech Gajewski, wiceprzewodniczący Krajowego Zarządu i przewodniczący Zarządu MOZ OZZ „AR Prim", przyznaje, że ze zgłoszeń płynących od pracowników sądów wynika, że zmagają się oni obecnie zarówno z kwestią KSeF-u, jak i portalu informacyjnego sądów. – W dużej mierze są to problemy wynikające z tego, że w sądach nadal papier jest normą. Większość dokumentów, które trafiają do sądów w wersji elektronicznej, musi zostać wydrukowana i np. dołączona do papierowych akt. Jako związek jesteśmy oczywiście za cyfryzacją wymiaru sprawiedliwości, tyle że wymaga to nie tylko wnoszenia akt w formie elektronicznej, ale też digitalizacji akt. I teraz np. mamy sprawę dotyczącą kontaktów kuratora z udziałem dziecka – kurator sądowy dostarcza do sądu fakturę np. związaną z zakupem biletów do kina czy na pływalnię, ta faktura wpływa przez Krajowy System e-Faktur, a następnie księgowość musi ją wydrukować, ustalić, do jakiej sprawy ją włączyć, z jakiego powodu wpłynęła do sądu – czyli zaczynają się problemy techniczno-organizacyjne. Podobnie jest z pismami, które pełnomocnicy i obrońcy mogą już składać przez portal informacyjny sądów. Jeśli akta są papierowe, to te pisma i załączniki muszą być wydrukowane i do nich dołączone – mówi.
Jak zaznacza, kolejną kwestią jest choćby to, że dostęp do KSeF-u w dużych sądach może mieć kilka osób, w małych – często jedna.
Wyobraźmy sobie, że zacznie się sezon urlopowy albo chorobowy. Liczba faktur będzie narastać, terminy płynąć. Wszystko to wynika przede wszystkim z tego, że sądy do takich rozwiązań nie są przygotowane – ani organizacyjnie, ani kadrowo. Do tego dochodzi, w kontekście portalu informacyjnego, pewna niechęć orzeczników do e-dokumentów. Wielu z nich prosi o wydruk, bo wolą mieć wszystko na papierze. Być może jest to kwestia przyzwyczajenia, być może też tego, że w sądach nadal funkcjonują różne systemy. Nie jest to ujednolicone. Trudno nawet udostępniać dokumenty pomiędzy sądami – zaznacza Gajewski.
Powtarza, że cały proces związany z możliwością wnoszenia e-pism do sądów powinien być wzmocniony przez digitalizację akt. – Tymczasem o tym jedynie słyszymy. Ministerstwa informują nas, że są takie plany. Rozwiązania, które weszły w życie od 1 marca 2026 r., wiążą się na pewno z oszczędnościami czasu i pieniędzy adwokatów i radców prawnych. Ale niestety – spadnie to na sądy. Bo to sądy będą musiały pokryć koszty wydruku, sprzętu, tonerów; do tego – powtórzę – dojdą kwestie kadrowe. W naszej ocenie nie przyspieszy to postępowań, a wręcz przeciwnie, bo pracownicy już sygnalizują nam, że mają więcej obowiązków – wskazuje Gajewski.
