Od marca e-rewolucja w sądach, pełnomocnicy mogą testować nowy portal
Wielkimi krokami zbliżają się zmiany w przepisach, umożliwiające m.in. wnoszenie środków odwoławczych przez portal informacyjny sądów. Ruszyła właśnie jego nowa, testowa wersja, poprzez którą m.in. adwokaci i radcy prawni mogą sprawdzić nowe funkcjonalności. Pierwsze oceny są całkiem dobre, prawnicy chwalą rozwiązania za przejrzystość. Obawy mają natomiast sądy - ich pracowników czeka dodatkowa praca związana m.in. z wnoszonymi e-dokumentami. Pisma za pośrednictwem portalu będą mogli otrzymywać nie tylko prawnicy, ale i zwykli ludzie - strony postępowania.
1 marca ma być istotną datą, jeśli chodzi o zapowiadaną od dawna cyfryzację wymiaru sprawiedliwości i akt sądowych. Najważniejsza - z punktu widzenia adwokatów, radców prawnych, ale też prokuratorów - jest możliwość wnoszenia części pism procesowych, w tym także apelacji, przez portal informacyjny sądu, i to zarówno w sprawach cywilnych, jak i karnych. Chodzi zarówno o postępowanie drugoinstancyjne, jak i pierwszą instancję, m.in.:
- zgłoszenie się do udziału w sprawie,
- zawiadomienie o wypowiedzeniu pełnomocnictwa procesowego,
- zgoda na mediację,
- wniosek o przeprowadzenie posiedzenia zdalnego,
- wniosek o uzasadnienie orzeczenia,
- wniosek o nadanie klauzuli wykonalności.
Co więcej, tą drogą - w przypadku pism procesowych wnoszonych do sądu w inny sposób niż za pośrednictwem portalu informacyjnego - adwokat, radca prawny, rzecznik patentowy lub Prokuratoria Generalna Rzeczypospolitej Polskiej będą mogli doręczać sobie nawzajem bezpośrednio odpisy pism procesowych z załącznikami.
Czytaj: Od marca możliwa e-apelacja. Sądy obawiają się problemów kadrowych
Ponad miesiąc testowania, za rok - obowiązek
Prawnicy mogą testować już nową wersję portalu informacyjnego 3.0. Została uruchomiona pod adresem https://portal3.wroclaw.sa.gov.pl i będzie do końca lutego 2026 r. funkcjonować równolegle z obecną wersją. Następnie z dniem 1 marca 2026 r. dotychczasowa wersja portalu zostanie wyłączona.
- Na początek wprowadzany jest katalog pism, które będzie można w ten sposób składać. Część z nich - niezależnie od tego, czy w pierwszej, czy w drugiej instancji, a część dotyczy jedynie postępowania odwoławczego. Przykłady to choćby wniosek o rozprawę zdalną czy zgłoszenie pełnomocnika do udziału w sprawie. W tym pierwszym przypadku chodzi przede wszystkim o niezbyt obszerne pisma, które obecnie generują duży ruch i są uciążliwe, bo trzeba je napisać, podpisać, pójść z nimi na pocztę i wysłać. Po zmianach będzie możliwe ich złożenie poprzez portal. Do tego dojdą oczywiście apelacje, zażalenia i skargi na orzeczenie referendarza. Będzie okres przejściowy - od 1 marca 2026 r. do końca lutego 2027 r. - na to, by pełnomocnicy, ale też m.in. prokuratorzy i rzecznicy patentowi mogli przetestować tę drogę, przyzwyczaić się do niej, by mogli, a nie musieli z niej korzystać. Przy czym niezaprzeczalnie będzie to dla nich duże ułatwienie i korzyść zarówno jeśli chodzi o czas, jak i koszty związane np. z przesyłkami pocztowymi. Będzie to też korzyść dla stron, które nie będą musiały drukować dokumentów, będą mogły je przesłać pełnomocnikom. Oczywiście będą mogli też korzystać w okresie przejściowym z formy tradycyjnej. Chodzi o bufor bezpieczeństwa - mówi sędzia Grzegorz Karaś z Sądu Okręgowego we Wrocławiu. Dodaje, że pełnomocnik będzie mógł nie tylko złożyć apelację elektronicznie, ale też odpowiedzieć w ten sposób na apelację drugiego pełnomocnika. - A co w sytuacji, gdy jedna ze stron nie jest reprezentowana przez pełnomocnika albo jej pełnomocnik nie będzie chciał składać pism przez portal? Będzie przecież możliwość wydrukowania, zeskanowania dokumentów czy skorzystania z Centralnego Systemu Wydruku - rozwiązania szybkiego, taniego i bezpiecznego. Obecnie w około 80 proc. apelacji strony reprezentowane są przez zawodowych pełnomocników. Jeżeli będą oni składali i odbierali korespondencję przez portal, to będzie to duża oszczędność i kosztów, i czasu - dodaje sędzia.
Co z pojemnością załączników? Regulują to akty wykonawcze, które nadal są w opiniowaniu.
W rozporządzeniach przewidziana jest wielkość pojedynczego załącznika do 100 MB, ale jeśli się okaże, że pełnomocnik chce dołączyć zdjęcia czy film i nie jest w stanie ze względu na rozmiar przesłać tego przez portal, to taki nośnik będzie musiał w ciągu 3 dni złożyć fizycznie do sądu, podobnie jak inne dowody fizyczne - np. jakieś przedmioty - podsumowuje sędzia Karaś.
Czy portal da radę?
Prof. Jacek Gołaczyński, sędzia Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu i koordynator krajowy do spraw wdrożeń systemów teleinformatycznych w sądach powszechnych, jest przekonany, że portal poradzi sobie z nową funkcjonalnością, jaką będzie przyjmowanie niektórych pism procesowych w postępowaniu cywilnym i karnym.
- To jest taka brama, za pośrednictwem której dokumenty będą wpływały do systemów reperytoryjno-biurowych sądów. Mamy w Polsce trzy takie systemy biurowe, które obsługują już elektroniczną biurowość sądową. Z tej perspektywy portal jest już znany pełnomocnikom procesowym, czyli adwokatom, radcom prawnym, rzecznikom patentowym, radcom Prokuratorii Generalnej i prokuratorom. Szczególnie dlatego, że w czasie pandemii koronawirusa wprowadzono, najpierw ustawami covidowymi, a później wprowadzono to do przepisów procedury cywilnej, wymóg doręczeń elektronicznych w sytuacji, gdy sąd doręcza pełnomocnikom profesjonalnym pisma sądowe. To była swego rodzaju rewolucja dla wszystkich pełnomocników zawodowych, bo w krótkim czasie nastąpiła zmiana sposobu doręczania - uważa.
Czytaj: Prof. Gołaczyński: Sądowy Portal Informacyjny gotowy do przyjmowania e-apelacji>>
I dodaje, że portal stał się bardzo popularny jako medium, za pomocą którego strony i ich pełnomocnicy mają dostęp do wybranych danych z akt sądowych.
Mamy ponad 500 tysięcy aktywnych kont użytkowników. A jeśli chodzi o pełnomocników profesjonalnych, to tych kont mamy 65 tysięcy. Warto zwrócić uwagę, że także ponad 3 tys. sędziów korzysta z tego portalu, by mieć zdalnie dostęp do swoich spraw, nawet będąc poza sądem. Równocześnie po stronie sądów założone zostały konta użytkowników dla pracowników sekretariatów, którzy również mają dostęp do portalu - mówi prof. Gołaczyński.
Niemniej źródłem większości danych, które prezentowane są w nim, są dane wprowadzane przez pracowników sądów do wspomnianych systemów repertoryjno-biurowych - podsumowuje.
Profesor dodaje, że poza projektami rozporządzeń, które są w RCL, kończą się prace nad zarządzeniem ministra sprawiedliwości o biurowości. - To jest newralgiczny akt prawny, który będzie określał szczegóły techniczne i organizacyjne. Kończą się też prace nad zmianami w regulaminie urzędowania sądów powszechnych. W ministerstwie powstał specjalny zespół, złożony z przedstawicieli różnych departamentów, ale także sądów, który już przygotował propozycje tych rozwiązań i to wszystko będzie na czas gotowe. A już niedługo rozpoczną się szkolenia w obsłudze tych nowych funkcjonalności, zarówno w sądach, jak i w samorządach reprezentujących profesjonalnych pełnomocników - dodaje.
Chodzi choćby o odpowiedź na takie pytania jak np. jak przekazać e-apelację, która wpłynie do sądu pierwszej instancji, do instancji drugiej. - To jest przedmiotem prac nad regulaminem urzędowania sądów powszechnych. Chodzi o to, by przepisy wskazywały, jak ma się odbyć przesłanie takiej apelacji, czy wystarczające będzie np. przesłanie pisma przewodniego, bo sąd wyższej instancji będzie mieć dostęp do systemu, czyli też do dokumentów sprawy i do apelacji - mówi sędzia Karaś.
Każdy obywatel może dostać pismo przez portal
Sędzia Grzegorz Karaś przypomina równocześnie, że możliwość wnoszenia pism przez portal to nie wszystkie zmiany, które wchodzą w życie w marcu.
- Po pierwsze, dodajemy nowe dwie kategorie osób - komorników i mediatorów stałych, którym sądy będą obligatoryjnie doręczać pisma przez portal. W związku z tym będą musieli założyć konta na portalu. Poza tym, co jest chyba największą zmianą, każda strona postępowania będzie mogła zawnioskować, by sąd jej doręczał pisma właśnie przez portal. I oczywiście będzie można stosownym wnioskiem z tego udogodnienia zrezygnować. Jeśli ktoś zdecyduje się na opcję doręczenia pism przez sąd przy pomocy portalu, to będzie miał obowiązek ich odbierania - wskazuje.
Trudny okres dla sądów
Zmian, a konkretnie okresu przejściowego, obawiają się natomiast pracownicy sądów. Chodzi głównie o kwestie organizacyjne i kadrowe. Na te ostatnie zwracają zresztą uwagę w opiniach do rozporządzeń także prezesi sądów. Część z nich podkreśla, że czynności, które do tej pory wykonywali adwokaci lub radcowie prawni - drukowanie odpisów pozwu i załączników - będą wykonywane przez sądy, a w związku z tym znacznie zwiększy się obciążenie pracą sekretariatów sądów i to sądy poniosą wysokie koszty - czas pracy pracownika, papier, drukarki itp.
Dariusz Kadulski, wiceprzewodniczący NSZZ "Solidarność" Pracowników Sądownictwa i Prokuratury, podkreśla, że z punktu widzenia pracowników istotne jest to, by wypracowany został kompleksowy model i uregulowania. - Wieloletnie doświadczenie pokazuje, że rozwiązania wprowadzane etapami albo jako tymczasowe, zwykle przysparzają pracownikom więcej pracy. Dlatego nie ma co się dziwić, że pracownicy i teraz są sceptyczni. Nie jesteśmy przeciwni digitalizacji akt, ale takie rozwiązania muszą być zaprojektowane kompleksowo i to nawet, jeśli będą wdrażane etapami, ważne, by wiedzieć, do czego zmierzamy - mówi. Jak dodaje, w sądownictwie jest dużo "małych rozwiązań informatycznych", systemów. - Jest problem z ich integracją, z kwestiami technicznymi, nawet z logowaniem. Praktycznie każde jest pozostałością po jakimś częściowym lub czasowym rozwiązaniu. Czyli mamy takie swoiste mikrosystemy np. do opłat sądowych, do sprawdzenia, czy dany człowiek jest osadzony w jakimś zakładzie karnym - a odpowiedzialni za to są pracownicy sądów. Przeciążeni, bez wsparcia kadrowego, z niskimi wynagrodzeniami. I teraz tak, od marca wprowadzane są e-apelacje. I ponownie ktoś, konkretnie pracownik, będzie musiał te dokumenty drukować, skanować, dołączać do akt, udostępniać lub wysyłać - podsumowuje.
Pytany o szkolenia, przyznaje, że są bardzo potrzebne. - Przy czym kolejna kwestia - do tej pory wszelkie szkolenia przeprowadzane były w formule online i dotyczyły głównie kwestii techniczno-informatycznych. Natomiast pracownicy potrzebują przeszkolenia praktycznego. Muszą wiedzieć, co i jak mają zrobić, co im umożliwia system, być przygotowani na różnego rodzaju problemy proceduralne. Potrzebne jest w końcu wsparcie merytoryczne, które pomoże w korzystaniu z nowych narzędzi - mówi związkowiec.
Trwają prace nad poprawieniem przepisów
Jak dowiedziało się Prawo.pl, finalizowane są prace m.in. w Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego nad przepisami tworzącymi fundamenty pod elektroniczne akta sprawy i automatyzację wybranych czynności w procesie cywilnym. W ramach tych prac mają zostać też doprecyzowane przepisy z sierpnia 2025 r. - wprowadzające np. e-apelację.
Prof. Monika Namysłowska z Uniwersytetu Łódzkiego, przewodnicząca zespołu Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego do spraw cyfryzacji postępowania cywilnego, przyznaje, że te regulacje określają podstawy, ale praktyka ujawni luki. - Przykład: co będzie, gdy awaria trwa, a strona musi podjąć nagłą czynność, na przykład złożyć wniosek o zabezpieczenie? Nasz projekt wprowadza przepis pozwalający wnieść pismo z pominięciem systemu. Przewidujemy też delegację dla Ministra Sprawiedliwości do określenia sposobu informowania o awariach oraz jasne reguły dla załączników w formatach nieobsługiwanych przez portal - podsumowuje.
