Prof. Gołaczyński: Sądowy Portal Informacyjny gotowy do przyjmowana e-apelacji
Możliwość wnoszenia dokumentów, w tym apelacji i zażaleń, poprzez Portal Informacyjny sądów, to kolejny i bardzo ważny etap w cyfryzacji postępowań cywilnych i karnych – twierdzi prof. Jacek Gołaczyński, sędzia Sądu Apelacyjnego we Wrocławiu i koordynator krajowy do spraw wdrożeń systemów teleinformatycznych w sądach powszechnych. I dodaje, że wszystko jest już przygotowane do sprawnego wprowadzenia tych rozwiązań, a obawy sądów co do możliwych dodatkowych obciążeń są nieuzasadnione.
Krzysztof Sobczak: Od 1 marca 2026 r. adwokaci, radcy prawni, ale też m.in. prokuratorzy będą mieli możliwość wnoszenia części pism procesowych - w tym także apelacji - przez Portal Informacyjny sądów, i to zarówno w sprawach cywilnych, jak i karnych. Tą drogą pismami będą mogli również wymieniać się pełnomocnicy. Czy Portal Informacyjny sądów sobie z tym poradzi?
Jacek Gołaczyński: Portal poradzi sobie z tą nową funkcjonalnością, jaką będzie przyjmowanie niektórych pism procesowych w postępowaniu cywilnym i karnym. System informatyczny, nazywany Portalem Informacyjnym, to jest taka brama, za pośrednictwem której dokumenty będą wpływały do systemów reperytoryjno-biurowych sądów. Mamy w Polsce takie trzy systemy biurowe, które obsługują już elektroniczną biurowość sądową. Z tej perspektywy Portal Informacyjny pełni funkcję takiej bramy i jest on już znany pełnomocnikom procesowym, czyli adwokatom, radcom prawnym, rzecznikom patentowym, radcom Prokuratorii Generalnej, prokuratorom. Szczególnie dlatego, że w czasie pandemii koronawirusa wprowadzono, najpierw ustawami covidowymi, a później wprowadzono to do przepisów procedury cywilnej, wymóg doręczeń elektronicznych w sytuacji, gdy sąd doręcza pełnomocnikom profesjonalnym pisma sądowe. To była swego rodzaju rewolucja dla wszystkich pełnomocników zawodowych, bo w krótkim czasie nastąpiła zmiana sposobu doręczania. Pojawił się wymóg założenia konta użytkownika i sprawdzania zawartości skrzynki w Portalu Informacyjnym. Ze względu na zawrotne tempo były z tym pewne problemy, które były wyjaśniane, a błędy były szybko poprawiane. Doręczane są już miliony dokumentów rocznie.
Czytaj: Od marca możliwa e-apelacja. Sądy obawiają się problemów kadrowych
Trafiło to na podatny grunt? Uczestnicy postępowań sądowych w to weszli?
Owszem, i dziś można stwierdzić, że Portal Informacyjny sądów jest bardzo popularny jako takie medium, za pomocą którego strony i ich pełnomocnicy mają dostęp do wybranych danych z akt sądowych. Mamy ponad 500 tysięcy aktywnych kont użytkowników. A jeśli chodzi o pełnomocników profesjonalnych, to tych kont mamy 65 tysięcy. Warto zwrócić uwagę, że także ponad 3 tys. sędziów korzysta z tego Portalu, by mieć zdalnie dostęp do swoich spraw, nawet będąc poza sądem. Równocześnie po stronie sądów założone zostały konta użytkowników dla pracowników sekretariatów, którzy również mają dostęp do Portalu. Niemniej źródłem większości danych, które prezentowane są w Portalu Informacyjnym są dane wprowadzane przez pracowników sądów do wspomnianych systemów repertoryjno-biurowych. Skala funkcjonowania portalu Informacyjnego jest ogromna a już od 1 marca Portal Informacyjny zyska dodatkową funkcjonalność, wejdzie wręcz na nowy poziom.
Gdy ustawa wprowadzająca te nowe możliwości została opublikowana, ogłoszone zostały do konsultacji projekty przepisów wykonawczych mających być oprzyrządowaniem prawnym do takiego działania? To jest gotowe?
Można powiedzieć, że rozporządzenia wykonawcze są już gotowe. Zarówno te, które dotyczą samego składania pism procesowych, jak i te dotyczące doręczeń elektronicznych przez Portal Informacyjny sądów. Kończą się też prace nad zarządzeniem ministra sprawiedliwości o biurowości. My to nazywamy instrukcją o biurowości i to jest newralgiczny akt prawny, który będzie określał szczegóły techniczne i organizacyjne. Kończą się też prace nad zmianami w regulaminie urzędowania sądów powszechnych. W Ministerstwie Sprawiedliwości powstał specjalny zespół, złożony z przedstawicieli różnych departamentów, ale także sądów, który już przygotował propozycje tych rozwiązań i to wszystko będzie na czas gotowe. A już niedługo rozpoczną się szkolenia w obsłudze tych nowych funkcjonalności, zarówno w sądach jak i w samorządach reprezentujących profesjonalnych pełnomocników. Organizujemy też na ten temat dużą konferencję szkoleniową, która odbędzie się 28 stycznia na Uniwersytecie Wrocławskim, we współpracy z wrocławskim Sądem Apelacyjnym oraz z Okręgową Izbą Radców Prawnych we Wrocławiu i Izbą Adwokacką we Wrocławiu. Będziemy wtedy mówić już o tych szczegółowych rozwiązaniach zawartych w przygotowywanych rozporządzeniach.
Czy podczas takiego szkolenia zainteresowani usłyszą, że te ważne dla nich funkcjonalności będą działać? Czy może są z czymś problemy?
Zdecydowanie tak. Będzie to już na tyle zaawansowane, żebyśmy mogli wskazać, jak technicznie to będzie funkcjonowało. Warto tu zauważyć, że skala tego wdrożenia z jednej strony jest duża, bo dotyczy wszystkich sądów, które procedują na podstawie przepisów Kodeksu postępowania cywilnego i Kodeksu postępowania karnego, ale wyłącznie w sprawach odwoławczych. Ale z drugiej strony dotyczy to tylko niektórych dokumentów, które będą mogły być składane do sądów za pośrednictwem Portalu Informacyjnego, a konkretnie w sprawach karnych wyłącznie apelacji i zażaleń, a w sprawach cywilnych apelacji, zażaleń oraz wybranych pism, które będą mogły być składane również przed sądem pierwszej instancji. Czyli skala korzystania z tej drogi elektronicznego kontaktu z sądem na początku wdrożenia nie będzie duża. To będzie dobry okres przejściowy do przygotowania się do procesu pełnej cyfryzacji akt postępowania, a zwłaszcza cyfryzacji poszczególnych trybów postępowań sądowych.
Jak daleko jest do tego celu?
Ten proces trwa. Komisja Kodyfikacyjna Prawa Cywilnego powołała zespół problemowy do spraw cyfryzacji postępowania cywilnego, który przygotował już wstępne projekty. W lutym oceni je cała Komisja i jeśli będzie akceptacja kierunku, to będą prowadzone intensywne prace w odniesieniu do wybranych typów postępowań sądowych, które najbardziej się nadają do informatyzacji. Głównie ze względu na większy udział w nich profesjonalnych pełnomocników. Jako przykład można podać postępowanie przed sądami własności intelektualnej, bo w Polsce jest pięć sądów okręgowych, które są rzeczowo i miejscowo właściwe dla takich spraw i co do zasady obowiązuje w nich przymus adwokacko-radcowski. Z tych względów to postępowanie nadaje się do cyfryzacji w pierwszym rzędzie. Zapewne będzie też propozycja cyfryzacji postępowań przed sądem ochrony konkurencji i konsumentów, do rozważenia jest kwestia informatyzacji w postępowaniu w sprawach gospodarczych, a jeśli to odrębne postępowanie zostanie zniesione, w postępowaniach przed sądami gospodarczymi. Czyli w sytuacji, gdy stronami są przedsiębiorcy przeważnie reprezentowani przez profesjonalnych pełnomocników.
A co z postępowaniami karnymi?
Komisja Kodyfikacyjna Prawa Karnego też powołała zespół, który bardzo intensywnie pracuje i przygotował już wstępne propozycje. One zostały przekazane do ministerstwa i jest szansa, że po wielu latach pewnego opóźnienia pod tym względem, również sądy karne będą bardziej cyfryzowane. Na pewno rozpoczną się prace dotyczące zwiększenia udziału wideokonferencji, czyli rozpraw zdalnych w postępowaniu karnym. Teraz one są bardzo ograniczone w porównaniu do postępowań cywilnych, gdzie bardzo dużo rozpraw odbywa się w tej formie. To też pokłosie okresu pandemii, które w dużym stopniu przyjęło się. Wydaje się więc, że nie ma przeszkód by było szerzej stosowane w procedurze karnej, oczywiście z pewnymi ograniczeniami wynikającymi ze specyfiki tych postępowań.
To chyba wymaga integracji z systemem prokuratorskim? Na jakim etapie są prace?
Także trwają intensywne prace, w których Ministerstwo Sprawiedliwości współpracuje z Prokuraturą Krajową. Chodzi o zapewnienie integracji systemu prokuratury PROK-SYS z systemami reperytoryjno-biurowymi sądów. Będzie to polegało na tym, że dane będą przekazywane sądowi w momencie wniesienia sprawy do sądu. Będzie przekazywany akt oskarżenia z uzasadnieniem, ale chcemy, żeby były przekazywane całe akta postępowania przygotowawczego w wersji cyfrowej i żeby one miały status akt w znaczeniu procesowym. Czyli nie trzeba by było ich drukować na potrzeby postępowania sądowego. W tym celu toczą się też prace legislacyjne w Ministerstwie Sprawiedliwości. Zmierzają one też do tego, by w momencie importu danych z prokuratury do sądu następowało ich przekazywanie w takim formacie, aby one były bezpośrednio pobierane przez system sądowy w zakresie rejestracji sprawy. Obecnie odbywa się to ręcznie, czyli pracownik sekretariatu musi wpisać wszystkie te dane na etapie dekretacji.
Przygotowania do tych zmian, które mają nastąpić od 1 marca, są z dużymi nadziejami obserwowane przez prawników występujących w roli pełnomocników. Ale czy sądy są do tego przygotowane? Ich prezesi wręcz biją na alarm, że i tak wiele dokumentów trzeba będzie drukować, co może sparaliżować sekretariaty. Że system, który miał odciążyć i usprawnić sądy, może je zablokować. Uzasadnione obawy?
Nie są uzasadnione. Jeśli chodzi o składanie poprzez Portal Informacyjny apelacji i zażaleń, to w postępowaniu cywilnym w projektach aktów wykonawczych przyjęto, że taki dokument wniesiony elektronicznie nie będzie drukowany, tylko będzie on udostępniony sędziemu właśnie w tej postaci. Natomiast akt sprawy, które nadal będą występowały w postaci papierowej, bo tak toczyło się postępowanie w pierwszej instancji, nie będziemy dygitalizować tylko po to, by rozpoznać apelację, którą ktoś wniósł elektronicznie. Natomiast jeśli druga strona nie będzie reprezentowana przez profesjonalnego pełnomocnika, to będziemy drukowali tę apelację z załącznikami i wysyłali jej pocztą. Jednak nie będą tego robiły sądy, do których apelacja wpłynęła, tylko wydzielona instytucja, w tym przypadku działająca przy Sądzie Rejonowym w Raciborzu, która wykonuje tę usługę dla wszystkich sądów w sposób zautomatyzowany. Do tzw. centralnego wydruku Portal Informacyjny przekaże automatycznie apelację i zleci przekazanie akt sprawy.
Czy wiadomo, jaka część apelacji będzie tak obsługiwana?
Wiemy, że takich sytuacji nie będzie dużo, ponieważ jak obliczyliśmy, w sądach apelacyjnych mamy ok. 90 proc. udział pełnomocników profesjonalnych w sprawach cywilnych, a w sądach okręgowych w postępowaniach apelacyjnych – 80 proc. A to oznacza, że ogromna większość spraw będzie się toczyć bez drukowania i tradycyjnego doręczania dokumentów, tylko w obiegu elektronicznym. Co do zasady apelacja złożona przez Portal Informacyjny będzie doręczana pełnomocnikowi drugiej strony tą samą drogą. To oczywiście zmniejszy koszty po stronie pełnomocników, ale obawy sądów przed dodatkowymi zadaniami i kosztami są nieuzasadnione. A jeśli takie opinie pojawiały się, to może dlatego, że jeszcze nie były znane szczegóły tych przepisów wykonawczych, które określą zasady korzystania z tego systemu.
Czytaj: Od marca 2026 r. e-apelacja w sprawach cywilnych? Ustawę musi podpisać nowy prezydent>>
