Jest projekt - cyfryzacja ma usprawnić postępowania cywilne
Przejście od rozproszonych, częściowo papierowych i niejednolitych rozwiązań do spójnych procesów cyfrowych, w których komunikacja, dostęp do akt, wymiana danych oraz wykonywanie czynności w toku postępowania mogą odbywać się w bezpiecznych systemach teleinformatycznych - to cele proponowanych przez Komisję Kodyfikacyjną Prawa Cywilnego zmian w procedurze. Jednak autorzy projektu zaznaczają, że technologia ma zwiększać elastyczność postępowania, ale nie kosztem autonomii stron oraz uprawnień i obowiązków sądu.
Zmiany przewidziane w opublikowanym właśnie projekcie nowelizacji Kodeksu postępowania cywilnego odpowiadają jednocześnie, zdaniem autorów, na wyzwania wynikające z dynamicznego rozwoju technologii oraz rosnących oczekiwań społecznych co do szybkości, przejrzystości i dostępności usług publicznych. - Zastaliśmy cyfryzację fragmentaryczną: pandemia wymusiła upowszechnienie rozpraw zdalnych i doręczenia przez portal informacyjny, ale bez wizji cyfryzacji sądownictwa. Zidentyfikowaliśmy kilkanaście obszarów wymagających interwencji – od umocowania portalu informacyjnego jako systemu teleinformatycznego obsługującego postępowanie sądowe, przez reguły rządzące awariami sądowych systemów IT, po ramy automatyzacji czynności sądowych. Efektem rocznej pracy jest kompleksowy projekt zmian Kodeksu postępowania cywilnego i ustaw okołokodeksowych - powiedziała Prawo.pl prof. Monika Namysłowska z Uniwersytetu Łódzkiego, przewodnicząca zespołu Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Cywilnego do spraw cyfryzacji postępowania cywilnego.
Czytaj: Prof. Namysłowska: Najpierw wybrane postępowania, a za 10 lat pełna cyfryzacja>>
Matuszczak: Sądy potrzebują cyfrowych akt i systemu do pracy z nimi>>
Trybunał Konstytucyjny, w nowym składzie, zajmie się e‑apelacjami?>>
Realne prawo do sądu, lesza sprawność i ekonomika postępowania
Jak deklaruje Komisja, kluczowe wartości, jakie mają być dzięki temu zapewnione, to prawo do sądu i efektywnej ochrony prawnej – rozumiane jako realna, a nie wyłącznie formalna możliwość dochodzenia roszczeń i obrony praw, czyli sprawne doręczenia, szybki dostęp do akt, przewidywalne terminy i usprawnienie obiegu informacji. To także sprawność i ekonomika postępowania, czyli eliminowanie zbędnych czynności technicznych, ograniczanie kosztów obiegu papierowego, minimalizacja opóźnień wynikających z doręczeń tradycyjnych czy ręcznego przetwarzania dokumentów. Autorzy projektu podkreślają, że cyfryzacja ma służyć skróceniu czasu postępowań i racjonalizacji nakładów po stronie organów państwa, organów pomocniczych (w tym komorników sądowych) oraz uczestników postępowania. Większa ma też być pewność i bezpieczeństwo obrotu prawnego. Jednolite standardy komunikacji elektronicznej, elektroniczne akta oraz rejestrowe i systemowe wsparcie procesów zwiększają przejrzystość i weryfikowalność dokonanych czynności procesowych i faktycznych ułatwią kontrolę prawidłowości działań organów postępowania oraz ustabilizują sytuację procesową stron. Ważnym elementem ma być również ochrona danych i zaufanie do instytucji publicznych. Komisja zastrzega, że informatyzacja nie może prowadzić do osłabienia standardów bezpieczeństwa informacji ani do rozmycia odpowiedzialności za przetwarzanie danych. Jak mówi prof. Namysłowska, to pierwszy etap projektowanych zmian. - Proces cyfryzacji będzie realizowany w dwóch perspektywach - w kilka lat pełna cyfryzacja wybranych postępowań, a w dekadę powszechny model cyfrowy - zapowiedziała.
Czytaj: Prof. Gołaczyński: Sądowy Portal Informacyjny gotowy do przyjmowania e-apelacji>>
Pisma procesowe wnoszone do sądowego systemu teleinformatycznego
W odniesieniu do kluczowego problemu, jakim jest wnoszenie pism procesowych przez system teleinformatyczny, zmieniony ma być przepis, zgodnie z którym pismo procesowe – mimo regulacji szczególnych – wniesione z pominięciem sądowego systemu teleinformatycznego „nie wywołuje skutków prawnych”, a przewodniczący jedynie zawiadamia wnoszącego o tym fakcie. Zdaniem Komisji, prowadziło to w praktyce do powstania rozstrzygnięcia o charakterze władczym, które nie przybierało formy orzeczenia sądowego. W konsekwencji strona była pozbawiona możliwości jego zaskarżenia, a sąd drugiej instancji – możliwości jego merytorycznej kontroli. – Projekt odchodzi od konstrukcji zawartej w obowiązującym dziś art. 125.2¹ k.p.c, który przewiduje bardzo surowy skutek: jeśli pismo, które powinno zostać wniesione przez system teleinformatyczny, zostanie złożone poza nim, nie wywołuje skutków prawnych. W praktyce oznacza to, że strona nie dostaje orzeczenia, które mogłaby zaskarżyć, lecz jedynie informację, że jej pismo nie odniosło żadnego skutku procesowego – mówi dr Maria Dymitruk z Centrum Badań Problemów Prawnych i Ekonomicznych Komunikacji Elektronicznej Uniwersytetu Wrocławskiego, także radca prawny, zaproszona do współpracy przy tym projekcie. Jednak analogiczny mechanizm został pozostawiony w elektronicznym postępowaniu upominawczym, co jest uzasadniane jego szczególnym, wysoce sformalizowanym i w pełni zinformatyzowanym charakterem.
Czytaj też w LEX: Doręczanie pism przez sąd za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym >
Komisja uznała też za niezbędne przeniesienie regulacji szczególnych adresowanych wyłącznie do portalu informacyjnego sądów do przepisów ogólnych regulujących funkcjonowanie sądowych systemów teleinformatycznych obsługujących postępowanie sądowe. W efekcie portal informacyjny ma być subsydiarnym elektronicznym kanałem wnoszenia pism procesowych, a warunkiem skorzystania z portalu byłoby łączne spełnienie dwóch przesłanek: istnienie przepisu szczególnego nakładającego ten obowiązek oraz niemożność wniesienia pisma za pośrednictwem innego systemu teleinformatycznego. Nowelizacja ma doprecyzować też zasady dotyczące wnoszenia załączników utrwalonych w postaci elektronicznej, ale także uregulować przypadki, gdy ze względu na właściwości techniczne lub fizyczne załącznika jego skuteczne wniesienie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego jest niemożliwe, w tym w szczególności sytuacje, w których załączniki zawierają dane w formatach nieobsługiwanych przez system teleinformatyczny albo portal informacyjny.
Projektowana zmiana zwiększy pewność prawa i ułatwi stronom postępowania prawidłowe wniesienie załączników w toku elektronicznej komunikacji z sądem. Jednocześnie ograniczona zostanie liczba przypadków, w których załączniki są składane wadliwie lub w sposób nieczytelny dla systemów teleinformatycznych – deklaruje Komisja.
Czytaj też w LEX: Wykorzystanie narzędzi opartych o sztuczną inteligencję w pracy sędziego, asystenta sędziego i referendarza sądowego >
Awaria przesunie termin czynności procesowej
Celem proponowanych zmian jest też uregulowanie sytuacji procesowych, w których w ostatnim dniu terminu do złożenia pisma wystąpią ograniczenia w dostępności systemu teleinformatycznego albo portalu informacyjnego, leżące po stronie sądu, uniemożliwiające wniesienie pisma do sądu. Obecnie brakuje jednoznacznej regulacji w tym zakresie (z wyjątkiem portalu informacyjnego), co może prowadzić do sytuacji, w których strona lub pełnomocnik procesowy – pomimo dołożenia należytej staranności – nie ma możliwości skutecznego dokonania czynności procesowej. Proponowana regulacja ma w sposób jednoznaczny przesądzać, że w przypadku awarii każdego sądowego systemu teleinformatycznego w dniu upływu terminu strona nie ponosi negatywnych konsekwencji procesowych, a termin ulega odpowiedniemu przesunięciu.
Zobacz też w LEX: Informatyzacja postępowania cywilnego – pierwsze doświadczenia i pułapki nowelizacji KPC >
Zmiany w sporządzaniu zapisu przebiegu posiedzenia
Projekt zawiera również zmiany zmierzające do dalszej modernizacji i cyfryzacji sposobu dokumentowania przebiegu posiedzeń sądowych, w szczególności poprzez umożliwienie szerszego wykorzystania rozwiązań technicznych opartych na automatyzacji. A jeden z konkretów to możliwość sporządzania protokołu z posiedzenia w sposób automatyczny, z wykorzystaniem odpowiednich systemów teleinformatycznych, pod nadzorem przewodniczącego, bez udziału protokolanta. Protokół taki podpisywałby wyłącznie przewodniczący, co pozwoli zachować pewność co do autentyczności dokumentu i jego mocy dowodowej.
Sądy powinny wykorzystywać technologię tam, gdzie może ona rzeczywiście przyspieszyć czynności procesowe. Transkrypcja przebiegu posiedzenia sądowego to dobra przestrzeń na wdrożenia AI. Projekt nie oddaje przy tym sporządzania protokołu w ręce systemu bez żadnej kontroli. Uzasadnienie wprost zakłada, że technologia będzie narzędziem wspomagającym sędziego, a nie samodzielnym decydentem – podkreśla prof. Monika Namysłowska.
Zobacz też szkolenie online w LEX: Nowelizacja KPC - szkolenie dla sędziów i pracowników sądów >
Posiedzenia zdalne tylko na wniosek uczestników
Komisja Kodyfikacyjna proponuje także usystematyzowanie i uelastycznienie instytucji posiedzenia zdalnego, a także uporządkowanie stosowanej terminologii oraz dostosowanie jej do zasad ogólnych prawa cywilnego procesowego. I tak wyeliminowane ma zostać z siatki pojęciowej k.p.c pojęcie „posiedzenie zdalne” dla określenia posiedzenia sądowego przeprowadzanego przy wykorzystaniu narzędzi komunikacji na odległość. Zdaniem Komisji brzmienie regulującego tę kwestię art. 151 k.p.c wskazuje na znaczną elastyczność i dowolność sposobu udziału w posiedzeniu sądowym. Projekt proponuje wyeliminowanie pojęcia „posiedzenie zdalne” i zastąpienie go stosowaniem konsekwentnie odniesienia do udziału zdalnego w posiedzeniu sądowym.
Chodzi o podkreślenie, że nie powstaje odrębny, zdalny typ posiedzenia. Posiedzenie online to nadal zwykłe posiedzenie jawne. Ponownie widoczna jest główna myśl projektu, że technologia ma zwiększać elastyczność postępowania, ale nie kosztem autonomii stron - zaznacza dr Maria Dymitruk.
Zrewidowany ma zostać też sposób organizacji posiedzenia sądowego z udziałem zdalnym uczestników. Dotychczasowe brzmienie przepisów przewidywało dwustopniowe czynności w zakresie zarządzania takiego posiedzenia, wskazując zarówno na możliwość przeprowadzania posiedzenia w tej formie z urzędu, jak i na wniosek. Tymczasem Komisja uznała, że forma udziału każdorazowo zależna powinna być od woli uczestnika, który zamiar zdalnego udziału winien uprzednio zgłosić, a więc posiedzenie sądowe z tą szczególną formą udziału winno odbywać się na wniosek uczestników, nie zaś na zarządzenie z urzędu. Natomiast przewodniczącemu nadane ma być uprawnienie do żądania udziału zdalnego danego uczestnika z ograniczeniem dopuszczalnego miejsca pobytu tego uczestnika do budynku innego sądu. – Takie uprawnienie jest niezbędne w sytuacjach, w których, w ocenie przewodniczącego, zapewni to np. większą wiarygodność zeznań świadków czy wyeliminuje ryzyko niepożądanego wpływu osób zewnętrznych na udział uczestnika w posiedzeniu sądowym – uzasadnia Komisja.
Zobacz też w LEX: Wnoszenie pism przez portal w postępowaniu cywilnym z perspektywy pełnomocnika >
Ważną nowością ma być też możliwość utrwalenia wyroku w formie elektronicznej i opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym w każdej sprawie. Autorzy projektu wyjaśniają, że ma to być zaawansowany podpis elektroniczny, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego.
Czytaj też w LEX: Jak kupuje się usługi i produkty prawnicze w erze social mediów? >
