Matuszczak: Sądy potrzebują cyfrowych akt i systemu do pracy z nimi

Możliwość elektronicznego wnoszenia pism procesowych do sądu powinna być poprzedzona stworzeniem systemu teleinformatycznego, który umożliwi prowadzenie postępowań cyfrowych i jednocześnie pracę na aktach cyfrowych – w znacznie zautomatyzowanym stopniu. Powinna zostać temu podporządkowana decyzja o tym, w jakich formatach plików będą mogły być składane do sądu pisma i ich załączniki oraz w jakich będą prowadzone akta. Chodzi o to, by zapewnić z nich łatwą ekstrakcję danych tak, by można było je wygodnie prezentować i przetwarzać - mówi dr Jarosław Matuszczak, wiceprezes Sądu Rejonowego w Malborku.

Patrycja Rojek-Socha: Od 1 marca br. przez portal informacyjny sądów można wnosić część pism procesowych, m.in. apelację - czy to istotny krok do cyfryzacji wymiaru sprawiedliwości?

Dr Jarosław Matuszczak: Osobiście uważam, że wnoszenie elektroniczne jakichkolwiek pism powinno zostać dopuszczone dopiero w momencie, w którym po stronie sądów istnieje możliwość ich przyjęcia i przetwarzania dalej, podkreślam, wyłącznie w formie cyfrowej. Czyli, krótko mówiąc, dopiero wtedy, gdy będzie istniał system teleinformatyczny, który obsługuje postępowanie sądowe, pozwala na zarządzanie sprawami i – co istotne – umożliwia prowadzenie i przetwarzanie akt cyfrowych. Każde inne rozwiązanie, przy zachowaniu akt prowadzonych papierowo, będzie powodowało, że w którymś momencie pojawi się konieczność pracy z  papierowym dokumentem, w szczególności konieczność wydrukowania tego, co otrzymaliśmy w wersji elektronicznej. Niestety cały czas znakomita większość dokumentów jest składanych na piśmie, czyli fizycznie zostają wysłane pocztą albo złożone do sądu i takie wybiórcze zezwolenie na składanie niektórych pism drogą elektroniczną, zwiększa tylko zbędnie liczbę czynności biur podawczych. W przypadku naszego sądu w Malborku, od wielu lat skanujemy praktycznie wszystkie wpływające dokumenty, jeśli chodzi o wydział cywilny i pracy, większość składanych do wydziału rodzinnego i nieletnich, a także część składanych do wydziału karnego. Następnie skany umieszczane są w tzw. systemach repertoryjno-biurowych (SRB). Tyle że, musimy pamiętać o tym, iż te systemy nie zostały stworzone po to, żeby tworzyć akta cyfrowe, czyli innymi słowy nie są skonstruowane po to, by umożliwiać pracę na tych dokumentach jak na aktach. Mają jedynie zastąpić wykazy i repertoria prowadzone w formie papierowej, a gromadzenie w nich dokumentów jest skutkiem ubocznym braku akt cyfrowych i konieczności odnotowywania informacji z nich wynikających.

Czytaj: Od 1 marca adwokaci, radcowie mogą wnosić apelację przez portal informacyjny sądów>>

Czy dobrze rozumiem, że najpierw trzeba było wprowadzić system teleinformatyczny, zdecydować o przejściu na akta cyfrowe i wprowadzić możliwość wnoszenia pism przez portal?

Tak, z tą uwagą, że najpierw potrzebny jest harmonogram działania, którego się trzymamy i który daje jasny sygnał co i kiedy zostanie uruchomione i z jakim wyprzedzeniem zaczynają się szkolenia. Gdy byłem jeszcze zaangażowany w projekt „Cyfrowy Sąd” (FERC.02.01-IP.01-0019/25), zastanawialiśmy się m.in. nad tym, jak wprowadzić w życie budowane moduły systemu, w szczególności cyfrowe akta. Ja byłem zwolennikiem ustalenia konkretnej daty, od której wszystkie nowo wniesione sprawy prowadzone byłyby już tylko cyfrowo. Jeśli coś zostałoby po tej dacie wniesione "na papierze", w sądzie byłoby skanowane, zabezpieczane i wprowadzane do systemu, który w zautomatyzowany sposób dokonywałby klasyfikacji pism i ekstrakcji treści w celu cyfrowego przetwarzania. W tym momencie istnieje jedynie możliwość wnoszenia części pism przez portal informacyjny sądów. Przy czym jeśli chodzi o samą pracę sądów, pracę z dokumentami, to skutek tej zmiany jest porównywalny z tym, jakbyśmy pozwolili pełnomocnikom przesyłać maile na adresy poczty elektronicznej, jeśli chodzi o zdolność ich przetwarzania po stronie sądu. 

Czytaj: Prof. Gołaczyński: Sądom potrzebna ewolucja, a nie rewolucja w cyfryzacji>>

Czyli w praktyce? 

Chodzi mi o samo narzędzie komunikacji – klient poczty e-mail poradziłby sobie w zbliżony sposób jak portal i tak samo wymagałby warstwy pośredniczącej z systemem repertoryjno-biurowym. Skutek jest identyczny: sprawa nadal nie jest dalej przetwarzana cyfrowo. A jak to wygląda w praktyce? Przykładowo, 2 marca dostaliśmy pismo od adwokata, który zgłosił swój udział w sprawie jako pełnomocnik przez portal informacyjny. Gdyby zrobił to listownie, wpłynęłoby do nas jedno pismo, plus wiedzielibyśmy z niego, że nadał drugie do pełnomocnika strony przeciwnej (w tej akurat sprawie). W tym wypadku wydrukowane zostały przez sąd trzy dokumenty: pismo, potwierdzenie wniesienia i weryfikacja podpisu, które następnie umieszczono w papierowych aktach. Przyjęcie takiej strategii jest moim zdaniem błędem. Zresztą sprawdziłem, jak to wyglądało w niektórych innych krajach i nie znalazłem informacji, by którymkolwiek z nich, dysponujący obecnie w pełni działającym CMS i cyfrowymi aktami, decydowało się wcześniej na umożliwienie wnoszenia jedynie niewielkiej części pism elektronicznie. Zazwyczaj wcześniej był już przygotowany system do przetwarzania tych dokumentów po stronie sądu. 

Czytaj też w LEX: Wnoszenie określonych pism procesowych w postępowaniu cywilnym za pośrednictwem portalu informacyjnego >

Możemy podać przykłady? 

Hiszpania, obok systemu wnoszenia e-pism LexNET, ma system do zarządzania sprawami (Minerva-NOJ) i system stanowiący przeglądarkę akt (HORUS). Estonia, zanim umożliwiła wnoszenie e-pism do sądu (od razu wszystkich pism we wszystkich sprawach cywilnych), najpierw wprowadziła system zarządzania sprawami KIS pierwszej generacji (obecnie KIS2) i  repozytorium akt cyfrowych e-File. Następnie pod wpływem opinii sędziów zbudowała i wdrożyła moduł znany obecnie jako Digital Court File – system do pracy na ustrukturyzowanych aktach cyfrowych, umożliwiający wyszukiwanie pełnotekstowe (Full-Text Search - FTS), tworzenie adnotacji i  filtrowania akt cyfrowych. Wniosek z ich doświadczeń jest, w mojej ocenie, jeden: bez jednoczesnego istnienia takich 3-4 modułów jednego systemu albo kooperujących systemów, realizujących te zadania, samo składanie pism elektronicznie jest błędem. Wprowadzanie pojedynczych rozwiązań niczego nie przyspieszy.  Co więcej, w mojej ocenie kluczowe dla prawidłowego działania takiego ekosystemu jest to, w jakim formacie lub formatach plik zawierający pismo i załączniki jest wnoszony do sądu i jakich formatach będą prowadzone akta cyfrowe. To właśnie te formaty plików określą w jakim stopniu można je dalej przetwarzać i na ile to będzie wygodne oraz użyteczne. 

Czytaj też w LEX: Doręczanie pism przez sąd za pośrednictwem portalu informacyjnego w postępowaniu cywilnym >

Jakie możliwości są w Polsce?

Minister sprawiedliwości przewidział aż 31 różnych formatów plików, z tego 8 tekstowych. I ponownie, z tego co wiem, w zasadzie żadne państwo na coś takiego się nie zdecydowało. W Stanach Zjednoczonych jest to jeden (PDF – text searchable). W Hiszpanii jest ich maksymalnie dziewięć (wcześniej osiem), ale podstawowy to PDF/A z OCR, we Francji jest to PDF. W przypadku Estonii jest to swoisty kontener ZIP (ASiC-E, zgodny z rozporządzeniem eIDAS), w którym choć można umieścić dokumenty w większej liczbie formatów, to jego budowa ułatwia ich automatyczne przyjmowanie, walidację i rozpakowywanie przesyłek do systemu akt cyfrowych (upraszcza logikę przyjmowania pism). Jedynym znanym mi krajem, który pozwolił sobie na nieco większą, a dokładniej oficjalnie nie zawężoną liczbę formatów są Chiny. Wynika przede wszystkim z tego, że zbudowały potężny system w ramach programu Smart Court, który, ogólnie rzecz ujmując, klasyfikuje je metodami ML, przetwarza je przy użyciu NLP (Natural Language Processing – Przetwarzanie Języka Naturalnego) i grafów wiedzy. Nie mamy z pewnością takich możliwości. 

Zobacz też szkolenie online w LEX: Nowa odsłona Portalu Informacyjnego i nowe obowiązki zawodowego pełnomocnika - wnoszenie pism do sądu >

Wyjaśnijmy, dlaczego format ma znaczenie.

Ponieważ te dokumenty, które zostaną wniesione do sądu stworzą fundament całej cyfrowej „budowli”, tj. pierwszą warstwę akt cyfrowych. Dokumenty te, po zabezpieczeniu, powinny trafić do repozytorium elektronicznych akt sądowych, zostać opisane metadanymi. Z tego względu muszą być jak najłatwiej przetwarzalne semantycznie, a nie tylko składowane, przynajmniej w drugiej warstwie, powstałej na podstawie tej pierwszej. Tym samym format pliku powinien umożliwiać jak najłatwiejsze, spójne i czytelne prezentowanie treści sędziom i stronom, a także ich przetwarzanie. Zakładam, że dążymy do tego, by na tych  aktach, stanowiących sumę złożonych przez podmioty zewnętrzne i wytworzonych przez sąd dokumentów oraz informacji pobranych z innych baz danych i rejestrów, będzie można cyfrowo pracować, bez konieczności ich drukowania. A jeśli tak, to format tej drugiej warstwy musi być tak dobrany, by było to możliwe i jak najprostsze, także z uwzględnieniem przetwarzania przez AI, zarówno klasyczną jak i generatywną. Tu natomiast trzeba wziąć pod uwagę m.in. to, z jakimi formatami najlepiej sobie radzą odpowiadające nam modele językowe i multimodalne. Format plików akt cyfrowych powinien maksymalnie ułatwiać ekstrakcję danych, zwłaszcza tekstowych. Nadto w szczególności zawierać metadane, pozwalające na automatyczne tworzenie na ich podstawie spisu treści cyfrowych akt i umożliwić łatwe dotarcie do konkretnego dokumentu, albo jego części - np. odpowiedzi na pozew, czy fragmentów poszczególnych załączników. Wizualizacja struktury takich akt, powinna być maksymalnie czytelna, a ich obsługa łatwo dostępna nie tylko dla sędziego, referendarza, asesora czy urzędnika sądowego, ale także dla stron, tak by przejście na akta cyfrowe było jak najłatwiejsze.

Idąc dalej, format plików tworzących akta cyfrowe, przynajmniej w wyższych warstwach musi umożliwiać tworzenie notatek, zaznaczanie i ekstrahowanie bardzo różnych kategorii informacji. Do tego dochodzi jeszcze kwestia automatyzacji znacznej liczby procesów (czynności), w szczególności rejestracji i dekretacji dokumentów (np. za pomocą klasycznych metod Machine Learningu) oraz asystenta sztucznej inteligencji. Przez ten ostatni rozumiem moduł systemu, którego silnikiem jest wielki model językowy lub multimodalny (LLM/LMM), wspomagający analizę i generowanie projektów dokumentów, osadzonych (weryfikowalnie) w informacjach, pochodzących co najmniej z cyfrowych akt, z przepisów prawa i z poglądów orzecznictwa i to w sposób uwzględniający wiedzę o podejmowaniu decyzji i interakcji człowiek-AI. Jest to potrzebne, bo naszym celem powinno być przerzucenie jak największej liczby czynności dających się zautomatyzować, w szczególności powtarzalnych i łatwo weryfikowalnych, na maszynę, żeby odciążyć ludzi, ale – podkreślam – bez redukcji ich realnego wpływu i odpowiedzialności za decyzje. Kolejną taką kwestią jest też udostępnianie cyfrowych akt pomiędzy sądami - bo to też jest zysk czasu i cięcie kosztów, ponoszonych na ich „wędrówkę” między sądami.

Czytaj też w LEX: Najważniejsze zmiany w KPC wynikające z nowelizacji z 5 sierpnia 2025 r. >

Na jakim etapie teraz jesteśmy?

To dla mnie trudne pytanie, ze względu na brak klarownego przekazu. Obecnie, jak rozumiem, celem ministerstwa w projekcie „Cyfrowy Sąd” nie jest budowa „monolitycznego” systemu wzorowanego na EPU 3.0. Natomiast chyba nadal resort zamierza stworzyć repozytorium akt cyfrowych (REAS?) i przeglądarkę tych akt. Zresztą pierwsza wersja takiej przeglądarki została udostępniona sądom do testowania jeszcze w zeszłym roku. Mogę się pochwalić, że skany dokumentów, które służyły do testowania i przeglądania pochodziły z Sądu Rejonowego w Malborku. Dostarczyliśmy w pełni zanonimizowane dokumenty w ciągu jednego dnia. Oczywiście było i jest wiele uwag do przeglądarki, w tym wygody jej obsługi, także z naszego sądu. I dobrze, bo to właśnie taka informacja zwrotna prowadzi do obniżenia progu technicznego używania sądowych systemów IT, zanim zostaną wdrożone. Ten próg musi być stosunkowo niski. Chodzi przecież o to, by było to łatwo dostępne narzędzie i dla osób bardziej obeznanych cyfrowo i tych, które z nowych technologii korzystają mniej chętnie. Na kanwie umiejętności posługiwania się systemami teleinformatycznymi chciałbym zaznaczyć, że według mnie rozsądnym byłoby wejście we współpracę Ministerstwa Sprawiedliwości z Ministerstwem Cyfryzacji - przede wszystkim w zakresie rozwoju kompetencji cyfrowych, po to, by jak największa liczba osób z sądownictwa w jak najkrótszym czasie uzyskała wiedzę potrzebną do pracy przy takich projektach i oceniania ich w sposób konstruktywny. Z tego co wiem, także z osobistych doświadczeń, w MC prężnie działa w tym zakresie Centrum Rozwoju Kompetencji Cyfrowych, oferujące bardzo dobre szkolenia. 

Czytaj: #Frontiś do wspierania dzieci na granicy zwycięzcą Legal Hackathon 2026>>

A może zainteresuje cię w LEX:

• Jak kupuje się usługi i produkty prawnicze w erze social mediów? >
• AI w kancelarii prawnej – jak korzystać bezpiecznie i zgodnie z prawem? >
• Umowy i regulaminy dostawców AI – jak je czytać i tworzyć? >
• Odpowiedzialność cywilna za szkody wyrządzone klientom w wyniku wykorzystywania przez radców prawnych systemów sztucznej inteligencji >

Na jakie modele językowe powinny postawić sądy?

Tu na pierwsze miejsce wysuwają się kwestie dokładności, użyteczności i oczywiście bezpieczeństwa. Duże modele, takie jak Claude 4.6, ChatGPT w wersjach 5 i wyżej czy Gemini 3.1 pozwalają na przetwarzanie tekstów w zasadzie w dowolnych formatach i to błyskawicznie, ale ze względu na bezpieczeństwo danych, ich użycie w sądowych systemach teleinformatycznych, moim zdaniem, nie wchodzi w rachubę, nawet przy zastosowaniu pseudoanonimizacji przed ich przesłaniem do tych modeli zewnętrznych. Uważam, że powinny zostać użyte polskie modele, tj. PLLuM i Bielik, w obrębie wewnętrznej, zamkniętej sieci sądowej, prawdopodobnie dodatkowo dostrojone do różnych zadań. Mam przy tym świadomość, że są one w zasadzie we wszystkich wariantach modelami „małymi” (największy to chyba LLama-PLLuM 70B), zwłaszcza w porównaniu z ww. amerykańskimi „Behemotami”. Ich ograniczenia z kolei wymuszają, według mnie, większą dyscyplinę w określeniu wymagań dla akt cyfrowych, w szczególności formatu plików, w którym prowadzone są akta oraz nakłady na sądową infrastrukturę w szczególności obliczeniową i komunikacyjną (pomijam na razie Rządową Chmurę Obliczeniową).  Muszą też zostać wypracowane standardy korzystania z AI i polityki bezpieczeństwa z nimi związane. Najważniejsze jest jednak ukształtowanie wśród orzeczników i pracowników świadomości, z czym mamy do czynienia, jakie konsekwencje wiążą się z używaniem tej technologii, jakie są jej wady i zalety, jakie ryzyka i korzyści, np. co może spowodować wrzucenie danych ze sprawy do zewnętrznej aplikacji AI. W naszym sądzie, m.in. w celu wypracowania metodyki i polityki korzystania z systemów AI-LLM, testowaliśmy w zeszłym roku jeden z polskich systemów analizy prawnej, nota bene z poważnymi ograniczeniami dotyczącymi wprowadzania danych, z możliwością następczej weryfikacji. Dostrzegaliśmy nie tylko słabości czy też zalety narzędzia, ale także uczyliśmy się, jak z niego najefektywniej korzystać (np. używając napisanej przeze mnie instrukcji systemowej), jak w ten sposób zapobiegać zjawisku „Shadow AI”.