Wiesława Moczydłowska: W czasie pandemii pracodawcy wprowadzali pracę zdalną. W niektórych firmach trwa ona nadal. Pracownicy ponoszą pewne koszty, a jakie wówczas obowiązki mają pracodawcy?
Paulina Biskup: Polecenie pracy zdalnej wydawane było na podstawie art. 3 ust. 1 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem Covid-19 (...). Pracownicy wykonują swoje obowiązki służbowe poza biurem, najczęściej w miejscu zamieszkania.
W związku z długotrwałym stanem epidemii, pracownicy ponosili koszty związane z zakupem i eksploatacją materiałów oraz narządzi związanych z dostosowaniem miejsca do wykonywania pracy zdalnej, tj. np.: koszt zakupu fotela, biurka, monitora oraz koszty zwiększonego zużycia prądu czy Internetu o właściwej przepustowości.
Obowiązki pracodawcy wynikają wprost z art. 3 ust. 4 ustawy covidowej, pracodawca jest zobowiązany zapewnić pracownikom narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Warunkiem wydania pracownikowi polecenia pracy zdalnej jest posiadanie przez pracownika możliwości technicznych i lokalowych do jej wykonywania.
Czytaj:
Będzie praca zdalna całościowa, częściowa i okazjonalna>>
Ryczałt za pracę zdalną potrzebny, ale może zachęcać do nadużyć>>
Czy pracodawca powinien wypłacić pracownikom ryczałt pokrywający wspomniane koszty?
Przepisy ustawy covidowej, jak również kodeksu pracy nie nakładały na pracodawcę obowiązku wypłaty pracownikowi dodatku za wykorzystywanie własnych narzędzi do wykonywania pracy zdalnej. W pierwszej wersji projektu tzw. Tarczy antykryzysowej 4.0. była propozycja, aby pracodawca wypłacał pracownikowi 100 zł miesięcznie za korzystanie ze sprzętu niedostarczonego przez pracodawcę. Ostatecznie jednak przepis ten nie znalazł się w ustawie.
Pracodawca mógł jednak wykazać się własną inicjatywą i faktycznie wielu pracodawców postanowiło wypłacić pracownikom ryczałt pokrywający wspomniane koszty. Odbywało się to w formie jednorazowej lub stałego, miesięcznego ekwiwalentu, mającego rekompensować te koszty.
Często pracodawcy wypłacając taki ryczałt nie żądają nawet od pracowników dowodów poniesienia ww. kosztów, a narzędzia pozostają własnością pracowników.
Sprawdź: Ryczałt za sprzęt używany do pracy zdalnej w dobie pandemii koronawirusa >
Najnowszy projekt nowelizacji kodeksu pracy przewiduje wprowadzenie przepisów, z których wprost wynikać będzie obowiązek pokrycia przez pracodawcę kosztów związanych z serwisem, instalacją, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych oraz innych kosztów, jeżeli są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.
Czy taka wypłata jednorazowego ryczałtu lub comiesięcznego ekwiwalentu łączy się z obowiązkiem rozpoznania przychodu u pracowników?
Kwestia ta wywołuje wątpliwości pracodawców. Kierują oni wnioski do organów skarbowych o interpretacje. Taki wniosek złożyła spółka prowadząca działalność m.in. farmaceutyczną i naukowo-badawczą. Postanowiła ona swoim pracownikom wypłacić taki ryczałt i uważała, że nie stanowi on ich przychodu, a na spółce nie spoczywają obowiązki płatnika. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się ze spółką w interpretacji z 18 lutego br. (0113-KDIPT2-3.4011.1095.2021.1.NM).
Potwierdził, że zgodnie z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT za przychód należy uznać każdą formę przysporzenia majątkowego – zarówno pieniężną jak i niepieniężną, w tym nieodpłatne świadczenia otrzymane przez podatnika. Jakkolwiek nie wynika to wprost z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT, to jednak za przychody podatkowe mogą być uznane tylko takie świadczenia, które nie mają charakteru zwrotu wydatków.
Zobacz również:
W rocznym rozliczeniu PIT trzeba wykazać dochody zagraniczne >>
Prawo do ulgi prorodzinnej w PIT można zbyt łatwo stracić >>
Skoro wypłata ryczałtu nie jest przychodem pracownika, to pracodawca nie ma obowiązku pobierania zaliczek na podatek, a czy świadczenie to podlega składkom ZUS?
Co do zasady pracodawca jako płatnik podatku dochodowego od osób fizycznych, zgodnie z art. 31 ustawy o PIT, obowiązany jest do obliczania i poboru w ciągu roku zaliczek na podatek dochodowy od osób, które uzyskują przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy lub zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez pracodawcę.
Jeśli pracownicy ponoszą koszty związane z wykonywaniem pracy zdalnej ze względu na stan epidemii to przyznanie ryczałtu ma charakter zwrotu poniesionych przez nich kosztów, które są niezbędne w związku z wykonywaniem pracy, które w dotychczasowych warunkach pracodawca ponosił samodzielnie. W konsekwencji, taki zwrot jest zdarzeniem neutralnym podatkowo. Pracownicy nie uzyskują realnej korzyści majątkowej. Ryczałt stanowi jedynie rekompensatę kosztów, których pracownik nie poniósłby, gdyby nie wyraźne działanie w interesie pracodawcy. Zatem zwrot taki nie stanowi przychodu pracownika podlegającego PIT. Na pracodawcy nie będą spoczywały z tego tytułu obowiązki płatnika.
Omawiany ryczałt nie stanowi również podstawy wymiaru składek ZUS. Podlega zwolnieniu na podstawie par. 2 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe.
Bardziej skomplikowana jest sytuacja w przypadku wypłaty przez pracodawcę ryczałtu za zużyty przez pracownika Internet, czy zwiększone zużycie prądu i wody. W rozporządzeniu wskazuje się wprost na ekwiwalent za użyte przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, brak jest natomiast zwolnienia w przypadku wypłaty ryczałtu za pokryte przez pracownika koszty eksploatacyjne.
Podnoszone były głosy, że zwrot kosztów poniesionych przez telepracowników związanych z zapewnieniem Internetu, podlega zwolnieniu, jeżeli, wysokość ekwiwalentu odzwierciedla wydatki poniesione przez pracownika, a pracodawca nie może wypłacać ryczałtu, którego wysokość jest oderwana od wysokości poniesionych przez pracownika kosztów.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne ubezpieczonych stanowi przychód. w rozumieniu ustawy o PIT.
ZUS stanął na stanowisku, że ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych nie kształtuje samodzielnie pojęcia przychodu, lecz każdorazowo odsyła do ustawy o PIT, nigdy organ rentowy nie może zadecydować, co może stanowić przychód. Każdorazowo, jeśli dane świadczenie jest przychodem z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy, zgodnie z przepisami prawa podatkowego czy ustaleniami poczynionymi na ich podstawie przez organy podatkowe, jest nim również dla organu rentowego (pismo z 20 maja 2021 r. Centralnego ZUS, DI/ 1000000/43/283/2021).
Można zatem uznać, że uzyskanie przez podatnika interpretacji podatkowej, z której wynikać będzie, że wypłacony przez niego ryczałt nie stanowi przychodu, skutkować powinno zwolnieniem ze składek ZUS.
W projekcie nowelizacji kodeksu pracy wprost wskazano, że pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, nie stanowi przychodu w rozumieniu ustawy o PIT.
Czy jest to tyko jedna korzystna interpretacja?
Temat ten był przedmiotem także innych interpretacji, w których organy potwierdzały, że w sytuacji, gdy pracodawca jest zobligowany do zapewnienia pracownikowi warunków do wykonywania pracy, a pracownik sam ponosi koszty przygotowania swojego miejsca pracy, to zwrot kosztów przez niego poniesionych nie stanowi dla niego przychodu (np. z 5 marca 2021 r., 0114-KDIP3-2.4011.817.2020.2.AK).
Dyrektor KIS uznał, że świadczenie pieniężne przyznane przez pracodawcę w formie ryczałtu za zwiększone koszty prądu i wody oraz koszty dostępu do Internetu, zakupu sprzętu elektronicznego (monitora), zakupu biurka i fotela pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT.
Tożsame stanowisko dyrektor KIS sformułował w interpretacji z 15 grudnia 2020 r. (0115-KDIT2.4011.739.2020.1.RS).
A jeśli praca zdalna wykonywana jest incydentalnie?
Organy skarbowe rozróżniają sytuację pracowników wykonujących pracę zdalną incydentalnie oraz wykonujących pracę zdalną w okresie epidemii.
Dyrektor KIS wskazał, że w przypadku pracowników wykonujących pracę zdalną incydentalnie, pracodawca może wypłacić pracownikowi ekwiwalent np. za zakup krzesła koniecznego do wykonywania tej pracy, ale jego wysokość powinna być przeliczona na miesięczny koszt zużycia krzesła i odnoszona do rzeczywiście świadczonej w danym miesiącu pracy w formie zdalnej (z dnia 3 grudnia 2020 r., 01130 – KDIPT2-3. 4011.725.2020.2.KS).
W przypadku wykonywania pracy zdalnej na podstawie art. 3 ustawy covidowej dyrektor KIS stwierdził, że otrzymany zwrot kosztów zakupu krzesła nie będzie skutkował powstaniem u pracownika przychodu w rozumieniu ustawy o PIT, a na Wnioskodawcy nie będą ciężyły obowiązki płatnika. Bez znaczenia jest, czy praca zdalna jest świadczona w pełnym wymiarze czasu pracy czy jedynie w części.
Wspomniany projekt nowelizacji kodeksu pracy nie przewiduje jednak takie rozróżnienia. Pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, ma nie stanowić przychodu w rozumieniu ustawy o PIT.
Paulina Biskup, radca prawny w JKP.Legal Kancelaria Rad-ca Prawny Paulina Biskup.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
