Opublikowanie na stronie Rządowego Centrum Legislacji projektu nowelizacji Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw (nr UD318) stało się powodem do wznowienia dyskusji o kosztach popularnej obecnie pracy zdalnej. Zwłaszcza, że zarówno prawnicy, jak i pracodawcy nie widzą, by najnowsza propozycja Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej w tym zakresie znacząco różniła się od poprzedniej wersji projektu.
Czytaj również: Będzie praca zdalna całościowa, częściowa i okazjonalna>>
Jakie koszty miałby pokrywać pracodawca?
MRiPS chce, by pracodawca zapewniał pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca miałby też pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych.
Kalkulator wynagrodzeń 2022 r. >
Zgodnie z projektowanym art. 6724 par. 2, strony mogłyby ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, niezapewnionych przez pracodawcę, a pracownikowi przysługiwałby wtedy ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą.
Co więcej, obowiązek pokrycia kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnych usług telekomunikacyjnych oraz pokrycia innych kosztów bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, albo wypłaty ekwiwalentu (jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, regulaminie, poleceniu albo porozumieniu zawartym z pracownikiem) będzie mógł być zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość – jak mówi proponowany art. 6724 par. 4 - odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Nie wiadomo, w jaki sposób ustalać ryczałt
Propozycja ministerstwa zakłada, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu mają być brane pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału i jego ceny rynkowe, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych. Szkopuł jednak w tym, że nie wiadomo, w jaki sposób ten ryczałt należy ustalić.
WZORY DOKUMENTÓW:
Jednocześnie zaproponowało, by zapewnienie przez pracodawcę materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie stanowiły przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (projektowany art. 6725).
- Dziwić może, że w kwestii kosztów pracy zdalnej ponoszonych przez pracownika, w których miałby partycypować pracodawca, ministerstwo nic nie zaproponowało. W tym zakresie obecny projekt ustawy niewiele różni się od poprzedniej wersji z marca 2021 r. A właśnie koszty pracy zdalnej były przecież jedną z najbardziej kontrowersyjnych kwestii projektu, szeroko dyskutowaną – zauważa dr hab. Monika Gładoch, prof. UKSW, kierownik Katedry Prawa Pracy, radca prawny. Jej zdaniem, przepisy w zaproponowanym kształcie mogą rodzić problemy praktyczne z ustaleniem wysokości ryczałtu.
– Albo będzie bardzo mały dla pracowników, albo będzie nieproporcjonalnie wysoki. W zakładach pracy, gdzie nie ma związków zawodowych i pracownicy nie mają reprezentacji, nie można wykluczyć, że w niepodlegający opodatkowaniu ryczałt może być przerzucana część kosztów pracy – mówi prof. Monika Gładoch. I dodaje: - Dlatego dobrze byłoby określić w przybliżeniu sposób ustalania tego ryczałtu. Nie służy temu sformułowanie zamieszczone w projekcie: „Koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej”.
Także Robert Lisicki, radca prawny, dyrektor Departamentu Pracy Konfederacji Lewiatan podkreśla, że kluczowy jest zakres i sposób ustalania kosztów związanych z pracą zdalną pokrywanych pracodawca. - Od początku prac ta część projektu była najbardziej dyskusyjna. Wielu pracodawców rozumie potrzebę partycypacji w kosztach pracy zdalnej, ale są też takie sektory gospodarki, w których praca zdalna nie będzie powszechna, będzie dotyczyła wąskiej grupy pracowników i jest traktowana jako benefit. W takich przypadkach zalety pracy zdalnej często przeważają nad kosztami z perspektywy pracowników – tłumaczy Robert Lisicki.
Podkreśla, że projekt obecnie przewiduje obowiązek zwrotu kosztów energii elektrycznej i internetu. Dla firm istotne jest, jak pracochłonne będzie ustalanie i rozliczanie zwrotu kosztów. Zwraca też uwagę na zasady ustalania ryczałtu. - Ryczałt oznacza całkowitą sumę przeznaczoną na określone wydatki, bez podziału na poszczególne pozycje. Bez odpowiedniego doprecyzowania, ryczałt nie oznacza jednak, że pracodawca może przyjąć pewne sumy w stosunku do grupy pracowników albo całej załogi. Firmy mają obawy, że będą musiały odnosić się do kosztów ponoszonych przez konkretnego pracownika kosztów w związku z pracą zdalną – podkreśla mec. Lisicki. I dodaje: - w trakcie prac proponowaliśmy odniesienie się do pewnego uśrednienia kosztów ponoszonych w danych okolicznościach. Z drugiej strony firmy muszą mieć na uwadze, iż ryczałt nie będzie stanowił przychodu po stronie pracowników, a zatem jego wysokość może być przedmiotem weryfikacji ZUS bądź urzędu skarbowego, co oznacza konieczność dokumentowania pokrywanych kosztów.
Według Roberta Lisickiego, firmy zastanawiają się również, czy nie będzie konieczne rozliczanie kosztów według wymiaru czasu pracy zdalnej.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
