O to, jaki był średni czas usuwania problemów technicznych (od ich zgłoszenia do rozwiązania) w ostatnich latach (od 2016 r.) zapytaliśmy Centralny Ośrodek Informatyki (COI). Jego rzecznik prasowy Igor Ryciak odmówił udostępnienia tych danych. W odpowiedzi poinformował, że „zgłoszenia kierowane do Service Desk Centralnego Ośrodka Informatyki są realizowane w możliwie najkrótszym czasie przy zachowaniu należytej staranności. Aktualnie czas podjęcia zgłoszenia przez naszych specjalistów to ok. 6,5 godziny od chwili jego rejestracji”. Zapewnił też, że „z każdym rokiem skokowo rośnie liczba pism przesyłanych za pośrednictwem platformy ePUAP. Natomiast liczba rejestrowanych incydentów utrzymuje się na podobnym poziomie”.  W 2016 r. COI zarejestrował 24.463 problemy techniczne, w 2017 r. ‒ 19.984, w 2018 r. ‒ 25.614, a w 2019 r. (do 30 września) ‒ 18.749 zgłoszeń. Ile z nich rozwiązał i w jakim czasie - nie wiadomo.  

EZD a platforma ePUAP

O problemach pełnomocników z doręczeniem pism za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) już pisaliśmy. Teraz okazało się, że kłopoty dotyczą także funkcjonowania platformy ePUAP w połączeniu z EZD używanym przez wiele organów podatkowych. Chodzi o tzw. brak wątkowania w systemie EZD. W efekcie, jeśli korespondencja do pełnomocnika wysyłana jest przez system EZD i trafia na jego skrzynkę odbiorczą na platformie ePUAP, to platforma ta nie informuje pełnomocnika, czy wysłany do niego dokument jest doręczany mu po raz pierwszy, czy po raz drugi. W tym przypadku jest to ważne, bo nieodebranie pisma w ciągu kolejnych 7 dni skutkuje uznaniem dokumentu za doręczony. Szkopuł w tym, że przeoczenie terminu w takiej sytuacji wcale nie musi być zamierzone. Wystarczy, że pełnomocnik odbiera dużo korespondencji w postaci elektronicznej i brak informacji o szczegółach doręczenia stanowi dodatkowe utrudnienie.

Jak się nieoficjalnie dowiedzieliśmy, administracja podatkowa sygnalizowała Ministerstwu Finansów problemy z wątkowaniem korespondencji już w 2016 r. ‒ Do dziś problemy ma z tym samo ministerstwo ‒ mówi nasz informator.

 


Anna Dzierszko, rzecznik prasowy Wojewody Podlaskiego (a to Podlaski Urząd Wojewódzki jest autorem jednej z wersji EZD, znanej jako EZD PUW – przyp. red.) twierdzi, że urzędy skarbowe i celno-skarbowe nie korzystają z systemu EZD PUW, poza jednostkami w Białymstoku, stąd żadne zgłoszenia w przedmiotowej kwestii nie były do PUW kierowane.

‒ Awizowanie wysyłki dokumentów elektronicznych przez ePUAP nie jest funkcjonalnością EZD PUW, a Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP). Integracja EZD PUW z ePUAP umożliwia przygotowanie i zlecenie wysłania dokumentów elektronicznych przez ePUAP bezpośrednio z EZD PUW, ale sam proces doręczania dokumentów elektronicznych odbywa się na platformie ePUAP. Po zleceniu wysłania dokumentów, w EZD PUW wysyłka taka uzyskuje status oczekującej. Wynika to z faktu, iż strona ma 14 dni na  jej odebranie ‒ tłumaczy Dzierszko. Jak mówi, przez ten okres nic nie jest wysyłane z EZD PUW (powtórnie czy dodatkowo), gdyż prowadzący sprawę oczekuje, czy odebranie wysyłki nastąpi przed upływem 14 dni, czy po upływie 14 dni. Jeśli wysyłka jest odebrana w ciągu 14 dni, to w EZD PUW automatycznie pojawia się potwierdzenie odebrania wysłanych dokumentów, tzw. UPD (urzędowe potwierdzenie doręczenia). Jeśli natomiast przesyłka nie jest odebrana w ciągu 14 dni, to w EZD PUW, po tym czasie, automatycznie dołącza się potwierdzenie doręczenia wysyłki, pomimo jej nieodebrania, tzw. PND (poświadczenie nieodebrania dokumentu).

Zobacz również: Rozstrzyganie sporów i współpraca z fiskusem po nowemu >>
‒ Podmioty publiczne, w tym urzędy Krajowej Administracji Skarbowej, korzystają z różnych systemów klasy EZD, pochodzących od różnych dostawców ‒ zaznacza Anna Dzierszko.

Ten preferowany i rozbudowywany przez COI to konkurencyjny do EZD PUW system EDOK4. Tymczasem z informacji dostępnych na stronie ezd.gov.pl wynika, że kontynuacją wdrażanego od 2011 r. systemu EZD PUW będzie EZD RP. Ma on powstać do końca 2021 r., a od 2022 r. rozpocznie się jego wdrożenie w administracji rządowej oraz innych podmiotach zainteresowanych wykorzystaniem EZD RP jako jednolitego systemu polskiej administracji. Pytanie, co w takim razie stanie się z system EDOK4 i jak wpłynie to na funkcjonowanie platformy ePUAP.

 


Kto zadba o podatników i urzędy

Sprawa jest ważna, bo dotyczy relacji urząd-podatnik. Ministerstwo Finansów twierdzi, że „w Departamencie Informatyki MF są wyznaczone osoby, które w swoich zadaniach mają m.in. monitoring poprawności działania skrzynki ePUAP należącej do MF”. Administrowanie systemem, w ocenie MF, leży jednak w gestii Ministerstwa Cyfryzacji (właściciela platformy), a MF „administruje jedynie skrytkami dedykowanymi do obsługi urzędu”. Każda zaś z jednostek organizacyjnych resortu finansów posiada własne skrzynki ePUAP, ewentualne więc opóźnienia w korespondencji powinny, według MF, być wyjaśnianie z urzędem, którego skrzynki dana sprawa dotyczyła.

Sprawdź w LEX: Czy pismo objęte tajemnicą skarbową można wysłać przez ePUAP? >

Co ciekawe, na początku br., „w celu sprawnej obsługi incydentów informatycznych” w resorcie finansów został wdrożony Centralny Service Desk (CSD) i wszelkie zgłoszenia, także dotyczące ePUAP, powinny ‒ jak twierdzi MF ‒ trafiać do systemu zgłoszeń w ramach CSD. W okresie od 2 stycznia do 30 września 2019 r. rozwiązano 253 tys. incydentów zarejestrowanych w CSD. Nie trudno wyliczyć, że średnio jest to ponad 28 tys. problemów technicznych miesięcznie, czyli około 940 dziennie. Jeśli podzieli się to przez liczbę jednostek podległych ministrowi finansów (400 urzędów skarbowych, 16 izb administracji skarbowej i 16 urzędów celno-skarbowych, czyli w sumie 432 jednostki), to na każdą jednostkę przypadają dziennie po ponad 2 problemy techniczne do rozwiązania.

Igor Ryciak twierdzi, że Service Desk COI nie jest organizacyjnie związany z CSD  resortu finansów. Co więcej, administracja skarbowa nie posiada w COI odrębnego help desku, a wpływające zgłoszenie o problemie technicznym nie jest oznaczane priorytetem ze względu na instytucję, z której pochodzi.

Sprawdź w LEX: Czy przesyłanie pism poza postępowaniem stricte administracyjnym między organami adm.publicznej przez platformę epuap w myśl art. 39(1) k.p.a jest obowiązkowe czy dobrowolne? >

‒ Już dawno zwracałem uwagę na to, że skoro Ministerstwo Finansów wprowadziło przepisy nakazujące doręczanie pism przez organy podatkowe za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej, to nie powinno pozbawiać się nadzoru nad tym systemem ‒ mówi Marek Kwietko-Bębnowski, doradca podatkowy specjalizujący się w procedurach podatkowych i postępowaniach przed sądami administracyjnymi. Jak podkreśla, zgłoszenie problemów technicznych do COI nie rozwiązuje kłopotów zgłaszających. ‒ Jeżeli odpowiedź z Service Desku przychodzi po sześciu miesiącach od zasygnalizowania problemu, to jak mam ją wykorzystać przy tej konkretnej sprawie, której dotyczyła? Przecież terminy procesowe są zdecydowanie krótsze: jest to 7 i 14 dni albo 30 dni w przypadku skargi do wojewódzkiego sądu administracyjnego. Liczenie na przywrócenie terminu może okazać się bardzo ryzykowne ‒ mówi Kwietko-Bębnowski.

Sprawdź w LEX: Czy możliwe jest wniesienie skargi na bezczynność organu w formie dokumentu elektronicznego, podpisanego profilem zaufanym ePUAP? >

Nie należy z tej możliwości rezygnować

‒ Pełnomocnicy mogą zażądać od COI podania informacji na temat logów systemowych dotyczących awarii. Pozwoli to sprawdzić, czy w czasie, kiedy próbowali odebrać korespondencję z organu podatkowego lub ją do tego organu wysłać, występował błąd w zapisie systemów ‒ radzi Artur Piechocki, radca prawny z kancelarii APLaw.   

Sprawdź w LEX: Czy osoba z biura rachunkowego może przesłać do KRS sprawozdanie finansowe za 2017 r. swojego klienta mając jego loginy do ePUAP? >

Zdaniem Małgorzaty Sobońskiej-Szylińskiej, adwokata, partnera w spółce doradztwa podatkowego Gekko Taxens, w takich przypadkach trudno mówić o doręczeniu. ‒ Gdy w grę wchodzi błąd doręczenia, to trudno nawet mówić o liczeniu terminu, jego przekroczeniu czy tym bardziej przywróceniu. Bardziej logicznym rozwiązaniem w takiej sytuacji wydaje się wniosek o prawidłowe doręczenie pisma przez organ, żeby znana była data, od której należy liczyć termin procesowy ‒ podkreśla mec. Sobońska-Szylińska. I dodaje: ‒ Wniosek o przywrócenie terminu zakłada, że po pierwsze, podatnik wie, kiedy dany termin upłynął, a w przypadku, w którym z powodów technicznych w ogóle nie dostaje informacji o doręczeniu pisma, albo dostaje ją już po upływie rzekomego terminu jej odbioru – trudno mówić o prawidłowym doręczeniu. Po drugie, w przypadku wniosku o przywrócenie terminu podatnik musi temu terminowi najpierw uchybić i wykazać, że nastąpiło to bez jego winy, a brak informacji o przesyłce do odbioru niweczy możliwość uchybienia terminowi.