Pracodawca ponownie zatrudniający pracownika, w imieniu którego wcześniej zawarł umowę o prowadzenie pracowniczego planu kapitałowego (PPK), musi pamiętać, że jeśli między poprzednim a obecnym zatrudnieniem tego pracownika nie zmienił instytucji finansowej – nie „zgłasza” ponownie tego pracownika do PPK (nadal obowiązuje umowa o zarządzanie PPK pomiędzy pracodawcą i instytucją finansową oraz umowa o prowadzenie PPK pomiędzy tą instytucją i uczestnikiem PPK). Osoba zatrudniona, w imieniu i na rzecz której zawarto umowę o prowadzenie PPK, pozostaje uczestnikiem PPK, nawet jeśli zakończy zatrudnienie. Oznacza to, że od pierwszego wynagrodzenie wypłaconego tej osobie, po jej ponownym zatrudnieniu, pracodawca - co do zasady - będzie zobowiązany obliczyć i pobrać wpłaty do PPK, a następnie przekazać te wpłaty do instytucji finansowej. Tylko w sytuacji, gdy między poprzednim a obecnym zatrudnieniem tej osoby – pracodawca zmienił instytucję finansową, dokonywanie wpłat do PPK musi być poprzedzone zawarciem dla niej nowej umowy o prowadzenie PPK.
USTAWA z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych >>
Ważne! Uczestnikiem PPK jest osoba fizyczna, która ukończyła 18. rok życia, w imieniu i na rzecz której została zawarta umowa o prowadzenie PPK. Oznacza, że osoba zatrudniona staje się uczestnikiem PPK w chwili zawarcia - w jej imieniu i na jej rzecz - umowy o prowadzenie PPK i pozostaje nim bez względu na to, czy pozostaje w zatrudnieniu w danym podmiocie, finansuje wpłaty do PPK, jak również bez względu na tytuł do ubezpieczeń społecznych lub obowiązek podlegania tym ubezpieczeniom.
Czytaj również: Zmiana instytucji finansowej przez pracodawcę nie powoduje przerwy w oszczędzaniu w PPK>>
Ta sama instytucja finansowa
Obliczenie i pobranie wpłat do PPK już od pierwszego wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia, a następnie przekazanie tych wpłat do instytucji finansowej - do czego pracodawca jest zobowiązany w sytuacji, gdy nie zmienił instytucji finansowej – nie będzie jednak możliwe, jeśli uczestnik PPK złoży wcześniej pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Złożenie przez uczestnika PPK deklaracji o rezygnacji obliguje bowiem pracodawcę do zaprzestania odprowadzania wpłat, począwszy od chwili, w której uczestnik PPK złożył tę deklarację. Oznacza to, że od momentu złożenia przez uczestnika PPK deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK podmiot zatrudniający nie powinien już przekazać do instytucji finansowej żadnej wpłaty. Wpłaty pobrane w tym miesiącu podlegają zwrotowi. Zwrot powinien dotyczyć wpłat do PPK naliczonych i pobranych, ale niedokonanych (nieprzekazanych do instytucji finansowej) przed złożeniem deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK.
Przykład: 1 kwietnia 2023 r. pracodawca zatrudnił ponownie pracownika, którego w czasie poprzedniego zatrudnienia „zapisał” do PPK. Pierwszego dnia ponownego zatrudnienia pracownik złożył pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Pracodawca nie będzie więc dokonywał wpłat do PPK za tego pracownika, chyba że pracownik zmieni zdanie w sprawie swojego oszczędzania w tym programie i złoży wniosek o dokonywanie wpłat do PPK. Jeśli nie - złożona przez niego deklaracja o rezygnacji obowiązywać będzie do końca lutego 2027 roku (termin kolejnego tzw. ponownego autozapisu).
Pracodawca nie obliczy, nie pobierze i nie przekaże wpłat do PPK do instytucji finansowej również w sytuacji, gdy deklarację o rezygnacji pracownik złożył w trakcie poprzedniego zatrudnienia i deklaracja ta jest nadal skuteczna (do ponownego zatrudnienia doszło w trakcie jej obowiązywania, czyli przed terminem tzw. ponownego autozapisu).
Zobacz procedurę w LEX: Zasady rezygnacji z wpłat do PPK >
Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat jest bowiem skuteczna do ostatniego dnia lutego roku, w którym pracodawca jest zobowiązany do wznowienia dokonywania wpłat do PPK za osobę, która złożyła tę deklarację, chyba, że ta osoba wcześniej złoży wniosek o dokonywanie wpłat do PPK, a tym samym „wycofa” się ze złożonej wcześniej deklaracji o rezygnacji.
WZORY DOKUMENTÓW:
- Informacja o rozpoczęciu dokonywania wpłat dla uczestnika PPK, który złożył deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK (uczestnik PPK, który nie ukończył 55 r.ż.) >
- Informacja dla uczestnika PPK, który ukończył 55. rok życia po złożeniu deklaracji o rezygnacji >
- Deklaracja o rezygnacji z dokonywania wpłat do pracowniczych planów kapitałowych (PPK) >
Przykład: Załóżmy, że w styczniu 2024 roku pracodawca zatrudni ponownie pracownika, który został „zapisany” do PPK w trakcie swojej poprzedniej pracy u tego pracodawcy – w maju 2023 roku i niedługo po „zapisaniu” go do PPK złożył pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Zatrudniając pracownika w styczniu 2024 roku, pracodawca nadal nie będzie mógł naliczać, pobierać i dokonywać wpłat do PPK za tego pracownika (deklaracja o rezygnacji nadal będzie bowiem skuteczna). Gdyby do ponownego zatrudnienia tego pracownika doszło w maju 2027 roku - pracodawca nie musiałby honorować tej deklaracji. Obowiązywałaby ona bowiem tylko do końca lutego 2027 roku (termin tzw. ponownego autozapisu do PPK).
Zobacz procedurę w LEX: Wpływ terminu wypłaty wynagrodzenia (do końca miesiąca i do 10. dnia następnego miesiąca) na sposób naliczania i odprowadzanie wpłat do PPK >
Zmiana instytucji finansowej
Zawarcie kolejnej umowy o prowadzenie PPK w imieniu danego pracownika będzie natomiast konieczne, jeśli - między poprzednim a obecnym jego zatrudnieniem - pracodawca zmienił instytucję finansową, chyba że przed zawarciem tej umowy pracownik złoży pracodawcy deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK. Jeśli tego nie zrobi, aby mógł kontynuować oszczędzanie w PPK, pracodawca musi zawrzeć w jego imieniu i na jego rzecz umowę o prowadzenie PPK z instytucją z którą wiąże go umowa o zarządzanie PPK.
Sprawdź również książkę: Orzecznictwo Sądu Najwyższego. Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych - Nr 4/2023 >>
Ponowne zatrudnienie osoby „niezapisanej” do PPK
Może się też zdarzyć, że pracodawca przyjmie ponownie do pracy osobę, której w czasie jej poprzedniego zatrudnienia nie „zapisał” do PPK, bo nie miała wymaganego okresu zatrudnienia. W takiej sytuacji powinien to zrobić teraz - w trakcie bieżącego zatrudnienia - pod warunkiem, że pracownik nie zadeklaruje wcześniej niedokonywania wpłat do PPK. Termin, w jakim pracodawca powinien „zgłosić” taką osobę do PPK, zależy od tego, kiedy osiągnie ona wymagany – do zawarcia umowy o prowadzenie PPK – okres zatrudnienia.
Co do zasady - zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o PPK - podmiot zatrudniający zawiera umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej nie wcześniej niż po upływie 14 dni zatrudnienia i nie później niż do 10 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynął termin 3 miesięcy zatrudnienia, chyba że osoba zatrudniona zadeklaruje przed upływem tego terminu niedokonywanie wpłat do PPK, na podstawie deklaracji, złożonej w formie pisemnej podmiotowi zatrudniającemu, albo przestanie być w stosunku do tego podmiotu zatrudniającego osobą zatrudnioną.
Zobacz procedurę w LEX: Obowiązki administracyjne i informacyjne podmiotu zatrudniającego wobec uczestnika PPK oraz wybranej instytucji finansowej >
Należy przy tym pamiętać, że - zgodnie z art. 16 ust. 2 ustawy o PPK - do okresu zatrudnienia, o którym mowa wyżej, wlicza się okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy, które miały miejsce w obecnym podmiocie zatrudniającym, a także okresy zatrudnienia w innych podmiotach zatrudniających, jeżeli z mocy odrębnych przepisów obecny podmiot zatrudniający jest następcą prawnym w stosunkach prawnych nawiązanych przez podmiot zatrudniający, który poprzednio zatrudniał daną osobę zatrudnioną. Jeśli zatem pracodawca zatrudnia osobę, która - wcześniej, w okresie 12 miesięcy od daty zatrudnienia - była już u niego zatrudniona, okres tego zatrudnienia powinien uwzględnić w okresie wymaganym do zawarcia umowy prowadzenie PPK.
Ważne! Do okresu zatrudnienia nie należy wliczać zatrudnienia na podstawie tytułów innych niż wymienione w katalogu z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK oraz okresów dobrowolnego podlegania ubezpieczeniom społecznym.
Przykład: Pracodawca 1 kwietnia 2023 r. zatrudnił na umowę o pracę osobę, która wcześniej - od 1 grudnia 2022 r. do 31 stycznia 2023 r. - pracowała u niego na podstawie umowy zlecenia, z której podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym. Okres zatrudnienia tej osoby u tego pracodawcy w momencie ponownego zatrudnienia wynosił już zatem 62 dni. Oznacza to, że pracodawca może „zapisać” do PPK taką osobę już pierwszego dnia zatrudnienie, przy czym najpóźniej powinien zrobić to 10 maja 2023 r.
Sprawdź w LEX: W jakiej formie pracownik powinien poinformować pracodawcę, że już po 14 dniach od zatrudnienia chce przystąpić do PPK? >
Więcej na temat PPK na mojeppk.pl i pod nr telefonu +48 22 703 43 10. Zachęcamy również do korzystania z bezpłatnych szkoleń prowadzonych przez ekspertów PFR Portal PPK. Na szkolenia można zapisać się tutaj.
Podstawa prawna:
ustawa z 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (tekst jedn. Dz.U. z 2023 r. poz. 46)
Autorka jest ekspertem PFR Portal PPK.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
