Wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych miało na celu stworzenie dodatkowego zasobu finansowego po zakończeniu aktywności zawodowej. Jest to istotne, zwłaszcza w kontekście obniżających się stóp zastąpienia i w konsekwencji stosunkowo niskich świadczeń emerytalnych w przyszłości. Aby zachęcić do uczestnictwa w tej dobrowolnej formie oszczędzania ustawodawca zdecydował się oprzeć PPK na współfinansowaniu przez osobę zatrudnioną oraz podmiot zatrudniający, a także dopłatach z Funduszu Pracy. Jednak wdrożenie PPK to także wiele obowiązków administracyjnych dla podmiotów zatrudniających i instytucji finansowych.
Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie PPK leży po stronie podmiotu zatrudniającego, a zgodnie z art. 107 ustawy o PPK penalizowane są nieprawidłowości w zakresie terminowego dokonywania wpłat czy prowadzenia dokumentacji związanej z obliczaniem wpłat do PPK. Stąd tak ważne jest, aby podmiot zatrudniający nie miał wątpliwości, jaki tryb działania jest właściwy. Z kolei sytuacja prawna uczestnika PPK powinna być taka sama – niezależnie od tego, w której instytucji finansowej prowadzony jest jego rachunek PPK. O ile ustawa o PPK większość typowych sytuacji opisuje stosunkowo jasno, o tyle kwestia korekt wpłat nadal budzi wiele wątpliwości. Tymczasem często okazuje się, że wpłaty do PPK zostały przekazane do instytucji finansowej w niewłaściwej wysokości. Czasem jest to wynik błędu po stronie pracodawcy, czasem jest to sytuacja nie do przewidzenia w momencie dokonywania wpłaty (np. pracodawca wypłaca wynagrodzenie z góry, na tym wynagrodzeniu nalicza i odprowadza wpłatę do PPK, a następnego dnia osoba zatrudniona zachoruje i lekarz wystawi jej zwolnienie). Niezależnie od powodu – podmiot zatrudniający powinien w sposób prawidłowy korektę rozliczyć.
Czytaj również: Złożenie deklaracji nie pozbawia statusu uczestnika PPK
Problematyczne rozliczenia w PPK
Mimo wielu głosów w debacie publicznej dotyczących uregulowania zasad dokonywania korekt we wpłatach, a także konsekwencji za przekazanie wpłaty do PPK w niewłaściwej wysokości ustawodawca pozostawał nieugięty. Problemy związane z przekazaniem do PPK nienależnej wpłaty w wyniku błędu podmiotu zatrudniającego, czy też wpłaty w niewłaściwej wysokości spowodowanej trudnościami w obliczeniu prawidłowej podstawy obliczenia wpłaty do PPK, były codziennością podmiotów zatrudniających.
Zgodnie z rekomendacjami PFR Portal PPK, korekt wpłat do PPK należy dokonywać opierając się na zasadzie bilansowania. Jednak praktyka pokazała, że takie rozwiązanie nie zawsze było możliwe (chociażby w sytuacji ostatniej wpłaty za danego uczestnika). Jeśli wpłata do PPK była naliczona od zaniżonej podstawy lub nie została w terminie wypłaty wynagrodzenia naliczona i pobrana, pozornie sprawa wydawała się prosta. Wszak z punktu widzenia rozliczeń z instytucją finansową wystarczyło po prostu dopłacić brakującą kwotę i przekazać do tego stosowną listę składkową. Jednak z punktu widzenia relacji pomiędzy podmiotem zatrudniającym a osobą zatrudnioną sytuacja była już bardziej skomplikowana. O ile bowiem podmiot zatrudniający był w stanie dopłacić zaległą wpłatę pracodawcy (bo finansował ją ze środków własnych) o tyle zaległej wpłaty pracownika nie było już z czego potrącić. W praktyce – w tego typu przypadkach na ogół zdarzało się tak, że do PPK trafiała jedynie wpłata pracodawcy, który w tym celu podpisywał z osobą zatrudnioną stosowne porozumienie w myśl zasady, że do wzajemnych rozliczeń podmiotów z tytułu wpłat do PPK należy stosować przepisy Kodeksu cywilnego.
Oczywiście, najpierw konieczne było sprawdzenie, czy takie postępowanie będzie zgodne z obowiązującym regulaminem wynagradzania, a także innymi wewnątrzzakładowymi źródłami prawa pracy.
Sprawa komplikowała się, gdy odprowadzono zawyżoną lub nienależną wpłatę. Niestety, ale popularne powiedzenie, że od przybytku głowa nie boli, tym razem się nie sprawdzało. W pierwszym odruchu pracodawcy występowali do instytucji finansowej o zwrot dokonanych nadpłat. Jeśli podmiot zatrudniający złożył taki wniosek po dokonaniu wpłaty, ale jeszcze przed jej rozliczeniem przez instytucję finansową, z reguły środki (w nominalnej wysokości) do niego wracały. Natomiast jeśli wpłata była już rozliczona – środki stanowiły własność uczestnika (zarówno w części finansowanej przez podmiot zatrudniający, jak też w części finansowanej przez pracownika). A to oznaczało, że pracodawca nie mógł bez jego zgody zlecić funduszowi zdefiniowanej daty odkupienia jednostek. Stąd instytucje finansowe nierzadko żądały od pracodawcy stosownych oświadczeń potwierdzających, że zwrot nadpłaty jest zgodną wolą obu stron.
Zmiany od 21 listopada 2022 roku
Przełom nastąpił dopiero po 3 latach. Ustawodawca zdecydował się wreszcie wprowadzić przepisy wskazujące zasady postępowania w przypadku dokonania nienależnych wpłat do PPK. Zmiany dotyczą sytuacji dokonania wpłat do instytucji finansowej np. w przypadku zawarcia umowy o prowadzenie PPK na rzecz osoby niespełniającej definicji osoby zatrudnionej, dokonania wpłat po złożeniu przez uczestnika PPK deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK czy też dokonania wpłat w wysokości wyższej niż należna. Przepisy ustawy o PPK będą pozwalały na wycofanie nienależnych wpłat przekazanych do instytucji finansowej. Ustawodawca przesądził, że wpłaty, które zostały nienależnie przekazane do PPK powinny zostać zwrócone na rzecz podmiotu, który je sfinansował.
Konsekwencje dla pracodawców
Warto pamiętać, że wpłaty dokonywane do PPK mogą pochodzić ze środków uczestnika PPK, jak też podmiotu zatrudniającego. W przypadku, gdy wpłatę (podstawową i dodatkową) sfinansował podmiot zatrudniający, po stronie uczestnika PPK odnotować należy przychód, który będzie wymagał uwzględnienia w rozliczeniach z urzędem skarbowym. Zatem dokonanie korekty w przypadku nienależnie odprowadzonej lub zawyżonej wpłaty do PPK i jej odzyskanie na rzecz podmiotu finansującego będzie wymagało odpowiednich działań w obszarze prawa podatkowego.
Pracodawca powinien pamiętać o tym w kontekście zaliczek na podatek dochodowy uczestnika, jak i w kontekście swoich rozliczeń z tytułu kosztów uzyskania przychodu. Ponadto, wysokość wpłaty do PPK finansowana przez podmiot zatrudniający sprawozdawana jest do ZUS na formularzu ZUS RCA. Zatem nienależnie przekazana wpłata do PPK, która zostanie zwrócona, będzie wymagała także określonych czynności po stronie podmiotu zatrudniającego jako płatnika składek.
Sprawdź również książkę: Polski system emerytalny. Prawne uwarunkowania trzech filarów ebook >>
Co nadal wymaga uregulowania?
Wprowadzenie przepisów porządkujących dokonywanie rozliczeń nienależnie przekazanych wpłat do PPK to dopiero początek naprawiania systemu. Uregulowania wymaga jeszcze kwestia wysokości zwracanych środków. Fundusze zdefiniowanej daty będące wehikułem inwestycyjnym dla PPK prowadzą rachunki PPK w jednostkach uczestnictwa, których wartość może się zmieniać w każdym dniu wyceny. Załóżmy, że nienależna wpłata została rozliczona przez fundusz zdefiniowanej daty w dniu D, według obowiązującej w tym dniu wyceny. Jeśli po jakimś czasie podmiot zatrudniający zwróci się o dokonanie korekty skutkującej zwrotem nadpłaty – fundusz zidentyfikuje, ile jednostek uczestnictwa zostało w dniu D za ową nienależną wpłatę przydzielonych uczestnikowi PPK i odkupi te jednostki według aktualnej wyceny a środki uzyskane z odkupienia przekaże pracodawcy.
W praktyce oznacza to, że pracodawca otrzyma albo więcej środków niż wpłacił (gdy w międzyczasie fundusz wypracował zysk) lub mniej (gdy fundusz poniósł stratę). Co powinien w tej sytuacji zrobić pracodawca? Czy zwrócić uczestnikowi nienależnie pobrana kwotę wpłaty uczestnika w wartości nominalnej – czy z uwzględnieniem zysku/straty?
Wydaje się, że przerzucanie ewentualnej straty na uczestnika jest nieuzasadnione, gdyż błąd powstał po stronie pracodawcy, który ewentualną stratę uczestnika PPK powinien pokryć ze środków własnych. Jeśli jednak fundusz wypracował zyski i w efekcie pracodawca zwróci uczestnikowi PPK wyższą kwotę niż mu pobrał na poczet wpłaty do PPK, wówczas nadwyżka będzie dla uczestnika przychodem. Powstaje pytanie, jak ten przychód zakwalifikować? Czy np. zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy PIT, jako inne źródła? Jeśli tak, to oznacza, że podmiot zatrudniający powinien wykazać tę kwotę w informacji PIT -11 a uczestnik PPK powinien rozliczyć te kwotę w zeznaniu rocznym. Z kolei wobec zwrotu środków pochodzących z wpłaty pracodawcy (która była dla uczestnika PPK przychodem), powstaje kwestia właściwego rozliczenia podatkowego przez uczestnika, który na podstawie art. 26 ust. 1 pkt 5 ustawy PIT powinien odliczyć zwrócone świadczenia od podstawy opodatkowania w zeznaniu podatkowym.
Ponadto należy zauważyć, że jeśli wartość wpłaty uległa zmianie, to może mieć to konsekwencje nie tylko na gruncie przepisów podatkowych, ale też na gruncie składek na ubezpieczenia społeczne. Rozważenia wymaga także sytuacja, gdy instytucja finansowa nie ma możliwości zwrócenia podmiotowi zatrudniającemu nadpłaty, gdyż w międzyczasie uczestnik dokonał wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu środków z PPK.
Zasadnym byłoby wprowadzenie obowiązku informacyjnego wobec uczestnika, którego dotyczyła sytuacja korekty. Wydaje się, że podmiot zatrudniający nie tylko powinien poinformować uczestnika o dokonanej korekcie, ale też o jej przyczynie i wynikających z korekty ewentualnych dodatkowych zobowiązaniach pracownika. Skoro bowiem dyspozycja może być złożona bez jego zgody, to może on nawet nie wiedzieć, że pojawił się po jego stronie jakiś obowiązek. Skoro powyższe kwestie nie są wprost uregulowane w ustawie o PPK i wymagają sięgania do innych przepisów i ich interpretowania, może warto, aby PFR Portal PPK będący oficjalnym źródłem wiedzy o PPK wydał w tym zakresie wytyczne dla pracodawców. Wszak zmiany wchodzą już w listopadzie, a to oznacza, że przełożyć się mogą na rozliczenia roczne PIT i CIT za 2022 r.
Agnieszka Łukawska, ekspert Instytutu Emerytalnego Sp. z o.o.
dr Antoni Kolek, prezes Instytutu Emerytalnego Sp. z o.o.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
