Zmiana terminu na dokonanie zgłoszenia to jedyna zmiana, którą wprowadził ustawodawca w związku z nowym rejestrem. W szczególności, zmianie nie uległ katalog podmiotów, które obowiązane są dokonać rejestracji.
Do zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji obowiązane są spółki jawne, spółki komandytowe, spółki komandytowo–akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne z wyłączeniem spółek publicznych. Stanowi to ponad 95 proc. wszystkich spółek handlowych w Polsce.
Sprawdź w LEX: Jakie podmioty należy zgłaszać do Centralnego rejestru Beneficjentów Rzeczywistych? >
Zmianie nie uległa też sankcja. Nadal za brak terminowego zgłoszenia spółkom grozi kara w wysokości do PLN 1 mln. Praktyka pokaże, w jakiej wysokości kary będą rzeczywiście nakładane. Aby nie narazić się na karę, do 13 lipca 2020 r. spółki powinny ustalić swojego beneficjenta rzeczywistego – lub beneficjentów rzeczywistych – ustawowe kryteria w tym zakresie może bowiem spełniać więcej niż jedna osoba, oraz dokonać zgłoszenia w drodze elektronicznej. Oba te kroki mogą wiązać się z trudnościami dla spółek.
Czytaj: MF opublikowało przewodnik po rejestrze beneficjentów>>
Beneficjent rzeczywisty – czyli kto?
Definicja beneficjenta rzeczywistego przewidziana przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu jest bardzo szeroka. Odwołuje się ona przede wszystkim do pojęcia kontroli, sprawowanej nad spółką w sposób bezpośredni lub pośredni, a więc również poprzez inny podmiot. Kontrola ta ma być sprawowana poprzez posiadane uprawnienia, wynikające z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiających wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę.
Zobacz procedury w LEX:
Zgłaszanie informacji o beneficjentach rzeczywistych >
Obowiązki biura rachunkowego (doradcy podatkowego) związane z praniem pieniędzy >
Dodatkowo, definicja zawiera katalog okoliczności, których wystąpienie pozwala na identyfikację beneficjenta rzeczywistego dla spółki. Te okoliczności to, przykładowo, posiadanie udziałów, akcji czy określonej liczby głosów w organie stanowiącym spółki, czy też sprawowanie kontroli nad osobą prawną, czy też osobami prawnymi, posiadającymi w tej spółce określoną liczbę udziałów, akcji czy głosów. W przypadku grup spółek, międzynarodowych, wielopodmiotowych organizacji o piętrowej strukturze, ustalenie beneficjenta rzeczywistego nie jest zadaniem prostym, wymaga ono uprzedniego pozyskania informacji z grupy oraz ich szczegółowej analizy. Jest to szczególnie istotne, bowiem zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów w zgłoszeniu trzeba podać dokładne nazwy spółek, czy też powiązania między nimi.
Dane trzeba aktualizować
Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż po dokonaniu zgłoszenia na spółkach ciążyć będzie obowiązek bieżącego monitorowania, czy zgłoszone dane pozostają aktualne. Na aktualizację danych spółki mają bowiem 7 dni, a przedmiotowa zmiana może dotyczyć przykładowo rezygnacji ze stanowiska osoby ustalonej jako beneficjent rzeczywisty, a osoba ta może przecież być formalnie zatrudniona w zupełnie innej spółce, znajdującej się w innym kraju. Spółki powinny zatem zadbać o odpowiednią komunikację i tym samym uzyskiwać na bieżąco dostęp do informacji rodzących obowiązek aktualizacji zgłoszenia, by zachowanie ustawowego terminu było możliwe.
Czytaj w LEX: Zakres niezbędnych danych pobieranych w kontekście prawidłowej identyfikacji beneficjenta rzeczywistego >
Aktualizacja danych może być konieczna również w przypadku zmiany takich danych jak chociażby nazwa spółki, czy też jej siedziba. Niestety, fakt iż dane te podlegają również rejestracji w rejestrze przedsiębiorców KRS, nie uwalnia spółek od obowiązku ich rejestracji w CRBR.
Niełatwe elektroniczne zgłoszenie
Samo zgłoszenie może również nastręczać trudności niektórym spółkom. Dokonuje się go wyłącznie elektronicznie. Nie ma tu alternatywnej metody, w szczególności nie można po prostu wydrukować wniosku, podpisać i wysłać go pocztą.
Zgłoszenie wymaga odpowiedniego podpisania. Tu możliwości są dwie. Członkowie zarządów spółek posiadający profile zaufane ePUAP mogą użyć ich w tym celu. Jednak nie będzie to dobra metoda dla osób nieznających języka polskiego, koniecznego do obsługi profilu zaufanego. Dodatkowym wymogiem jest posiadanie numeru PESEL.
Czytaj w LEX: Instytucja obowiązana według ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu >
Alternatywnie, zgłoszenie może zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jednak i tu należy uważać. CRBR przyjmie zgłoszenie, które będzie podpisane wyłącznie podpisem wewnętrznym (otoczonym), pochodzącym od odpowiednio uprawnionego dostawcy. Odpowiedni podpis uzyskać można w każdym kraju Unii Europejskiej zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. Należy jednak dopilnować, aby podpis ten spełniał powyższą cechę, co może wymagać wprowadzenia odpowiednich ustawień w oprogramowaniu otrzymanym od dostawcy podpisu. To z kolei może powodować pewne trudności natury technicznej, z którymi należy się liczyć i wziąć pod uwagę w planowaniu procesu zgłoszenia.
Czas na zgłoszenie
Z naszego doświadczenia wynika, że czas niezbędny do ustalenia beneficjenta rzeczywistego oraz poprawnego przygotowania i podpisania zgłoszenia może wynieść nawet kilka tygodni. Z uwagi na zbliżający się termin, gorąco zachęcamy do podjęcia działań w tym zakresie.
Maciej Ciszkiewicz jest radcą prawnym w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
