Spółki mają coraz mniej czasu na zgłoszenie beneficjentów rzeczywistych

Przepisy tzw. tarczy antykryzysowej przesunęły termin wykonania obowiązku zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) do 13 lipca 2020 r. Data ta zbliża się nieubłaganie i, mając na uwadze rozluźnianie ograniczeń nałożonych na przedsiębiorców w związku z pandemią, zapewne nie należy spodziewać się kolejnej zmiany terminu - pisze Maciej Ciszkiewicz, radca prawny w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka.

Zmiana terminu na dokonanie zgłoszenia to jedyna zmiana, którą wprowadził ustawodawca w związku z nowym rejestrem. W szczególności, zmianie nie uległ katalog podmiotów, które obowiązane są dokonać rejestracji.

Do zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych i ich aktualizacji obowiązane są spółki jawne, spółki komandytowe, spółki komandytowo–akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne z wyłączeniem spółek publicznych. Stanowi to ponad 95 proc. wszystkich spółek handlowych w Polsce. 

Sprawdź w LEX: Jakie podmioty należy zgłaszać do Centralnego rejestru Beneficjentów Rzeczywistych? >

Zmianie nie uległa też sankcja. Nadal za brak terminowego zgłoszenia spółkom grozi kara w wysokości do PLN 1 mln. Praktyka pokaże, w jakiej wysokości kary będą rzeczywiście nakładane. Aby nie narazić się na karę, do 13 lipca 2020 r. spółki powinny ustalić swojego beneficjenta rzeczywistego – lub beneficjentów rzeczywistych – ustawowe kryteria w tym zakresie może bowiem spełniać więcej niż jedna osoba, oraz dokonać zgłoszenia w drodze elektronicznej. Oba te kroki mogą wiązać się z trudnościami dla spółek.

Czytaj: MF opublikowało przewodnik po rejestrze beneficjentów>>
 

Beneficjent rzeczywisty – czyli kto?

Definicja beneficjenta rzeczywistego przewidziana przepisami ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu jest bardzo szeroka. Odwołuje się ona przede wszystkim do pojęcia kontroli, sprawowanej nad spółką w sposób bezpośredni lub pośredni, a więc również poprzez inny podmiot. Kontrola ta ma być sprawowana poprzez posiadane uprawnienia, wynikające z okoliczności prawnych lub faktycznych, umożliwiających wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania podejmowane przez spółkę.

Zobacz procedury w LEX:

Zgłaszanie informacji o beneficjentach rzeczywistych >

Obowiązki biura rachunkowego (doradcy podatkowego) związane z praniem pieniędzy >

Dodatkowo, definicja zawiera katalog okoliczności, których wystąpienie pozwala na identyfikację beneficjenta rzeczywistego dla spółki. Te okoliczności to, przykładowo, posiadanie udziałów, akcji czy określonej liczby głosów w organie stanowiącym spółki, czy też sprawowanie kontroli nad osobą prawną, czy też osobami prawnymi, posiadającymi w tej spółce określoną liczbę udziałów, akcji czy głosów. W przypadku grup spółek, międzynarodowych, wielopodmiotowych organizacji o piętrowej strukturze, ustalenie beneficjenta rzeczywistego nie jest zadaniem prostym, wymaga ono uprzedniego pozyskania informacji z grupy oraz ich szczegółowej analizy. Jest to szczególnie istotne, bowiem zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów w zgłoszeniu trzeba podać dokładne nazwy spółek, czy też powiązania między nimi.

Dane trzeba aktualizować

Warto w tym miejscu zaznaczyć, iż po dokonaniu zgłoszenia na spółkach ciążyć będzie obowiązek bieżącego monitorowania, czy zgłoszone dane pozostają aktualne. Na aktualizację danych spółki mają bowiem 7 dni, a przedmiotowa zmiana może dotyczyć przykładowo rezygnacji ze stanowiska osoby ustalonej jako beneficjent rzeczywisty, a osoba ta może przecież być formalnie zatrudniona w zupełnie innej spółce, znajdującej się w innym kraju. Spółki powinny zatem zadbać o odpowiednią komunikację i tym samym uzyskiwać na bieżąco dostęp do informacji rodzących obowiązek aktualizacji zgłoszenia, by zachowanie ustawowego terminu było możliwe.

Czytaj w LEX: Zakres niezbędnych danych pobieranych w kontekście prawidłowej identyfikacji beneficjenta rzeczywistego >

Aktualizacja danych może być konieczna również w przypadku zmiany takich danych jak chociażby nazwa spółki, czy też jej siedziba. Niestety, fakt iż dane te podlegają również rejestracji w rejestrze przedsiębiorców KRS, nie uwalnia spółek od obowiązku ich rejestracji w CRBR.

Niełatwe elektroniczne zgłoszenie

Samo zgłoszenie może również nastręczać trudności niektórym spółkom. Dokonuje się go wyłącznie elektronicznie. Nie ma tu alternatywnej metody, w szczególności nie można po prostu wydrukować wniosku, podpisać i wysłać go pocztą.

Zgłoszenie wymaga odpowiedniego podpisania. Tu możliwości są dwie. Członkowie zarządów spółek posiadający profile zaufane ePUAP mogą użyć ich w tym celu. Jednak nie będzie to dobra metoda dla osób nieznających języka polskiego, koniecznego do obsługi profilu zaufanego. Dodatkowym wymogiem jest posiadanie numeru PESEL. 

Czytaj w LEX: Instytucja obowiązana według ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu >

Alternatywnie, zgłoszenie może zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jednak i tu należy uważać. CRBR przyjmie zgłoszenie, które będzie podpisane wyłącznie podpisem wewnętrznym (otoczonym), pochodzącym od odpowiednio uprawnionego dostawcy. Odpowiedni podpis uzyskać można w każdym kraju Unii Europejskiej zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. Należy jednak dopilnować, aby podpis ten spełniał powyższą cechę, co może wymagać wprowadzenia odpowiednich ustawień w oprogramowaniu otrzymanym od dostawcy podpisu. To z kolei może powodować pewne trudności natury technicznej, z którymi należy się liczyć i wziąć pod uwagę w planowaniu procesu zgłoszenia.

Czas na zgłoszenie

Z naszego doświadczenia wynika, że czas niezbędny do ustalenia beneficjenta rzeczywistego oraz poprawnego przygotowania i podpisania zgłoszenia może wynieść nawet kilka tygodni. Z uwagi na zbliżający się termin, gorąco zachęcamy do podjęcia działań w tym zakresie.

Maciej Ciszkiewicz jest radcą prawnym w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka