Ministerstwo Finansów zdecydowało się wydłużyć termin na dokonanie zgłoszenia informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR) przez spółki powstałe przed 13 października 2019 r. Dotychczasowa data kreśliła wykonanie tego obowiązku na 13 kwietnia 2020r. Zgodnie z informacjami fiskusa zgłoszenie spółki do CRBR powinno nastąpić do lipca 2020 r. (komunikat MF nie wskazuje konkretnego dnia). Obowiązkiem tym objęte są spółki powstałe przed 13 października 2019 r. Dla spółek powstałych po tej dacie termin na zgłoszenie informacji do CRBR wynosi 7 dni od zarejestrowania spółki.
Rejestr dla zapobiegania nielegalnym transferom
Przypomnijmy. CRBR został utworzony na podstawie ustawy z 1 marca 2018r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, która to ustawa jest z kolei implementacją przepisów dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Radu (EU) 201//849 z 20 maja 2015 r. w sprawie zapobiegania wykorzystywaniu systemu finansowego do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu (tzw. IV dyrektywa AML).
CRBR powstał w celu zbierania, przechowywania oraz udostępniania właściwym organom informacji na temat beneficjentów rzeczywistych. Informacje gromadzone w rejestrze powinny umożliwiać identyfikację każdej osoby fizycznej będącej właścicielem podmiotu prawnego lub osoby sprawującej kontrolę nad takim podmiotem. Działania te z kolei powinny wspierać państwa członkowskie UE w zapobieganiu oraz wykrywaniu przestępstw prania pieniędzy oraz przeciwdziałać finansowaniu terroryzmu.
Czytaj w LEX: Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych >
Spółki, które nie dopełnią obowiązku zgłoszenia informacji, o których mowa w ustawie o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, w terminie wskazanym w ustawie, podlegają karze pieniężnej do wysokości 1 000 000 zł. Trzeba zatem wskazać, że należy bezwzględnie sprostać obowiązkom dotyczącym zgłoszenia informacji o beneficjencie rzeczywistym, także z tego powodu, że w obliczu obecnej sytuacji epidemicznej, brak jest przepisów prawnych zwalniających przedsiębiorców z tych obowiązków lub przesuwających w czasie termin zgłoszenia informacji w przypadku spółek powstałych przez 13 października 2019r.
Sprawdź w LEX: Kogo powinna zgłosić do CRBR spółka akcyjna? >
Starannie ustalić, kto sprawuje kontrolę nad firmą
W pierwszej kolejności trzeba wyraźnie wskazać, że Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych obejmuje informacje o osobach fizycznych, które sprawują bezpośrednią lub pośrednią kontrolę nad spółką i w tym zakresie, spółki powinny przeprowadzić wewnętrzną analizę, na podstawie której ustalą właściwego dla spółki beneficjenta rzeczywistego (lub beneficjentów). Ustalenie osoby fizycznej powinno zostać przeprowadzone z należytą starannością i odpowiednio udokumentowane zwłaszcza w tych przypadkach, gdzie struktura właścicielska obejmuje podmioty zagraniczne i różnej strukturze organizacyjnej. Warto jednak uspokoić, gdyż dla wielu podmiotów krajowych ustalenie osoby fizycznej sprawującej kontrolę nad spółką będzie stosunkowo łatwe a samo zgłoszenie informacji do CRBR nie będzie nadmiernie kłopotliwe.
Sprawdź w LEX: Czy spółka z o.o. spółka komandytowa jest objęta obowiązkiem zgłoszenia Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych? >
Kogo dotyczą te obowiązki
Drugą istotną kwestią jest zasięg podmiotowy przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, co do zakresu podmiotów zobowiązanych do zgłoszenia informacji o ich beneficjentach rzeczywistych. O zgłoszeniu informacji o beneficjencie rzeczywistym powinny bowiem pamiętać spółki jawne, komandytowe, komandytowo-akcyjne, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, proste spółki akcyjne (od 1 marca 2021r) oraz spółki akcyjne, z wyjątkiem spółek publicznych. Obowiązki te dotyczą także spółek w likwidacji bądź w upadłości.
Praktyka wskazuje, że o ile samo zgłoszenie informacji o beneficjencie rzeczywistym za pomocą dedykowanej strony internetowej udostępnionej przez Ministerstwo Finansów nie musi nastręczać istotnych problemów, to samo zebranie i przygotowanie danych podlegających zgłoszeniu może być kłopotliwe i czasochłonne, zwłaszcza, jeśli niektóre informacje trzeba ustalać na podstawie zagranicznych rejestrów.
Czytaj w LEX: Uprawnienia i obowiązki pracodawcy związane z koronawirusem >
Za nim przejdziemy do kwestii związanych z określeniem tego kim jest beneficjent rzeczywisty warto wskazać kilka uwag o nieco mniejszej wadze, ale których nie można pominąć przystępując do zgłoszenie informacji o beneficjentach rzeczywistych spółki.
Sprawdź również książkę: Przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Komentarz >>
Nie można przez pełnomocnika
Zgłoszenie danych do CRBR jest bezpłatne i odbywa się w formie elektronicznej za pośrednictwem dedykowanej strony internetowej. Nie było by w tym nic szczególnego poza tym, że dane do rejestru może zgłosić wyłącznie osoba uprawniona do reprezentacji spółki. Zgłoszenia danych do CRBR nie można dokonać przez pełnomocnika. Zgłoszenie może być zatem dokonane przez członka zarządu albo prokurenta, jeśli jest on uprawniony do reprezentacji spółki, przy czym zgłoszenie powinno być dokonane zgodnie z obowiązującymi w spółce zasadami reprezentacji i chociażby przy dwuosobowej reprezentacji, także dwuosobowo podpisane.
Sprawdź w LEX: Kogo należy zgłosić do CRBR w przypadku spółki jawnej, w której jeden z pięciu wspólników posiada 45% udziału w zyskach? >
Zgłoszenie powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Sytuacja może się nieco komplikować w przypadku spółek komandytowych, gdzie komplementariuszem spółki jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. W tym przypadku za spółkę komandytową działają osoby uprawnione do reprezentacji komplementariusza. Z powyższego wynika, że spółka dokonująca zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych powinna zadbać o to, aby zgłoszenie zostało złożone zgodnie z zasadami reprezentacji właściwymi dla jej formy organizacyjnej i zasadami określonymi w umowie spółki, tym bardziej, że zgłaszający oświadcza o prawidłowości zgłaszanych danych.
Dane spółki i dane beneficjenta
Druga z uwag, które należy poczynić zanim jeszcze przejdziemy do ustalenia beneficjenta rzeczywistego dotyczy zakresu danych jakie będą niezbędne w celu zgłoszenia informacji. Zgłoszenie obejmuje dwie grupy danych. Pierwsza z nich to dane spółki dokonującej zgłoszenia oraz dane beneficjentów rzeczywistych i reprezentantów spółki dokonującej zgłoszenia.
Będzie to zatem nazwa (firma), forma organizacyjna, siedziba, numer w Krajowym Rejestrze Sądowym oraz numer NIP. Druga grupa danych obejmuje dane osoby fizycznej. I chodzi tu zarówno o dane osoby, która jest beneficjentem rzeczywistym spółki jak i dane osoby będącej członkiem organu uprawnionym do reprezentacji spółki. Wpisowi podlegają imię i nazwisko, obywatelstwo, państwo zamieszkania, numer PESEL albo data urodzenia w przypadku osób nie posiadających numeru PESEL.
Definicja beneficjenta
Nie ulega wątpliwości, że celem działania Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, jest gromadzenie i przetwarzanie danych o osobach fizycznych, które sprawują bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad spółką. Definicja beneficjenta rzeczywistego zawarta w art. 2 ust. 2 pkt 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu może powodować pewne wątpliwości dotyczące tego w jaki sposób ustalić ostatecznie osobę będącą beneficjentem rzeczywistym.
Beneficjentem rzeczywistym spółki będzie osoba fizyczna (lub osoby fizyczne) sprawująca bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem (tu, spółką) poprzez posiadane uprawnienia, które wynikają z okoliczności prawnych lub faktycznych. Sprawowanie kontroli sprowadza się do sprawowania kontroli rozumianej jako możliwość decydowania o czynnościach lub działaniach podejmowanych przez spółkę. Poszukiwanie osoby fizycznej znajdującej się na końcu struktury własności albo sprawującej kontrolę nad spółką winniśmy przeprowadzić zgodnie z art. 2 ust. 2 pkt 1 lit a) ustalając czy, a jeśli tak, to kto spełnia kryteria wskazane w tiret pierwsze – czwarte. Na uwagę zasługuje fakt, że w niektórych przypadkach za beneficjenta rzeczywistego uznany powinien być choćby zastawnik, jeśli dysponował on będzie więcej niż 25 proc. ogólnej liczby głosów w organie stanowiącym spółki.
Także podmioty będące właścicielami innych podmiotów prawnych
Jak czytamy w motywie 13 dyrektywy IV AML identyfikacja i weryfikacja beneficjentów rzeczywistych powinna obejmować w stosownych przypadkach podmioty prawne będące właścicielami innych podmiotów prawnych, a podmioty zobowiązane powinny starać się zidentyfikować osoby fizyczne ostatecznie sprawujące kontrolę - w drodze własności lub w inny sposób - nad podmiotem prawnym będącym klientem. Sprawowanie kontroli w inny sposób może między innymi obejmować kryteria dotyczące kontroli wykorzystywane podczas przygotowywania skonsolidowanych sprawozdań finansowych, a więc kontrolę taką mogą na przykład stanowić umowa udziałowców lub akcjonariuszy, wywieranie dominującego wpływu lub uprawnienie do mianowania kadry kierowniczej wyższego szczebla. Może się zdarzyć, że nie uda się zidentyfikować osoby fizycznej, która ostatecznie jest właścicielem podmiotu prawnego lub go kontroluje. W takich wyjątkowych przypadkach podmioty zobowiązane - po wyczerpaniu wszystkich możliwych sposobów identyfikacji i pod warunkiem że nie ma podstaw do podejrzeń - mogą uznać za beneficjenta rzeczywistego lub beneficjentów rzeczywistych osobę lub osoby zajmujące wyższe stanowiska kierownicze.
Proces ustalenia beneficjenta rzeczywistego zwłaszcza w przypadkach skomplikowanych powinien być przeprowadzony ostrożnie i w oparciu o obiektywne i ogólnodostępne źródła informacji i przy użyciu wszelkich dostępnych dokumentów takich jak rejestry sądowe, statuty lub umowy spółek.
Przy braku możliwości ustalenia beneficjentów rzeczywistych na podstawie art. 2 ust. 2 pkt 1 lit. a tiret pierwsze – czwarte, znajduje zastosowanie tiret piąte, co będzie skutkowało obowiązkiem wskazania w zgłoszeniu do CRBR osób zajmujących wyższe stanowisko kierownicze w spółce dokonującej zgłoszenia.
Obowiązki spółek nie kończą się jedynie na dokonaniu pierwszego zgłoszenia informacji o beneficjentach rzeczywistych. Spółka winna dokonywać aktualizacji danych objętych zgłoszeniem w terminie 7 dniu od wystąpienia zmiany.
