13 października 2022 roku weszły w życie przepisy ustawy zmieniającej Kodeks spółek handlowych (tj. ustawy z 9 lutego 2022 roku o zmianie ustawy - Kodeks Spółek Handlowych oraz niektórych innych ustaw) w zakresie tworzenia i funkcjonowania grup spółek (tzw. prawo holdingowe).
Czytaj: Zmiana prawa holdingowego - w październiku ważna dla spółek reforma>>
Sprawdź w LEX: Odpowiedzialność cywilnoprawna członka rady nadzorczej w grupie spółek (prawo holdingowe) >>>
Nowa regulacja wpłynie więc na funkcjonowanie dotychczasowych holdingów, które zdecydują się „przejść” na regulację ustawową i utworzyć formalną grupę spółek. Jednocześnie jednak, dotknie spółek niekorzystających z tych regulacji, ale posiadających rady nadzorcze. Zainteresowanie zmianą obejmie więc w pewnym zakresie wszystkie spółki akcyjne, (jeszcze) nieliczne proste spółki akcyjne oraz nieliczne spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Z mojego doświadczenia wynika, że spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, które posiadają rady nadzorcze, to te spółki, które muszą te rady posiadać (dobrowolnie rzadko, które spółki taką radę mają). Będą to najczęściej spółki jednostek samorządu terytorialnego, czy Skarbu Państwa.
Celem tego krótkiego opracowania jest przybliżenie wybranych, w mojej ocenie najciekawszych zmian, które dotykają wszystkie rady nadzorcze, nie tylko te funkcjonujące w ramach grup spółek.
Obowiązek przygotowywania dodatkowego sprawozdania przez radę nadzorczą
Rada nadzorcza, obok istniejącego sprawozdania, będzie miała obowiązek przygotowania pisemnego sprawozdania z jej działalności za ubiegły rok obrotowy.
Sprawdź w LEX: PROCEDURA: Odpowiedzialność karna za naruszenie obowiązków względem członków rad nadzorczych (prawo holdingowe) >
Komentarz praktyczny w LEX: Odpowiedzialność karna członków zarządu i rady nadzorczej w grupach spółek >>>
W celu przygotowania tego sprawozdania może prosić o wszelkie informacje, dokumenty, sprawozdania oraz wyjaśnienia. Powinna ona otrzymywać te dane niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin. Żądanie udzielenia danych Rada Nadzorcza będzie mogła kierować zasadniczo do każdej osoby w sposób ciągły pracującej dla spółki lub współpracującej ze spółką.
Czytaj w LEX: Grupa spółek – definicja i praktyczne problemy holdingów >>>
Obowiązek zwoływania posiedzeń rady nadzorczej
Ustawa zmieniająca wprowadza również minimalny harmonogram posiedzeń Rady Nadzorczej, wymagając by odbywały się one nie rzadziej niż raz w każdym kwartale roku obrotowego spółki.
Wprowadzono również regulację dotycząca sposobu zwoływania posiedzeń. Mianowicie, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej, posiedzenia rady nadzorczej zwołuje się przez zaproszenia, w których oznacza się datę, godzinę i miejsce posiedzenia oraz proponowany porządek obrad, a także sposób wykorzystania środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość podczas posiedzenia.
Czytaj w LEX: Grupy spółek - nowe zasady organizacji prac rad nadzorczych (rozszerzone kompetencje i obowiązki) >>>
Wskazanie proponowanego porządku obrad w zaproszeniu nie jest bezwzględnie wiążące dla toku posiedzenia. Bowiem, nowelizacja przewiduje, że w czasie posiedzenia, na którym przecież nie muszą być obecni wszyscy członkowie rady nadzorczej, rada nadzorcza może podejmować uchwały również w sprawach nieobjętych proponowanym porządkiem obrad, jeżeli żaden z członków rady nadzorczej biorących udział w posiedzeniu się temu nie sprzeciwi. Dopiero umowa spółki może zmienić tę zasadę.
Czytaj także:
Zmiany w prawie spółek - nowe zasady odpowiedzialności członka zarządu>>
Dr Poprawski: Interes grupy spółek – jak wyważyć różne dążenia?>>
Obowiązek wysłuchania audytora spółki
W celu, jak się wydaje, zapewnienia faktycznego nadzoru nad spółką, w stopniu choćby minimalnym, rada nadzorcza zobowiązana jest zwołać posiedzenie i zaprosić na nie audytora badającego sprawozdanie finansowe spółki (o ile oczywiście spółka jest zobowiązana takie badanie przeprowadzić na podstawie ustawy). Zaproszenie powinno zostać doręczone audytorowi z, co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem, a spółka (sic!) ma zapewnić, by audytor (lub inna osoba z ramienia firmy audytorskiej) stawiła się na posiedzeniu. W trakcie posiedzenia audytor lub inny przedstawiciel firmy audytorskiej przedstawia radzie nadzorczej sprawozdanie z badania, w tym ocenę podstaw przyjętego oświadczenia odnoszącego się do zdolności spółki do kontynuowania działalności, oraz udziela odpowiedzi na pytania członków rady nadzorczej.
Jako wniosek poboczny można wskazać, że po stronie spółki celowe będzie zawarcie w umowie z audytorem zobowiązania do stawienia się na posiedzenia rady nadzorczej w celu omówienia sprawozdania finansowego i jego oceny przez audytora. W ten sposób spółka będzie mogła wywiązać się z nałożonego na nią obowiązku do zapewnienia obecności audytora na tymże posiedzeniu.
Obowiązek protokołowania posiedzeń rady nadzorczej
Choć posiedzenia rady nadzorczej na ogół były protokołowane, to nie istniał wyraźny obowiązek w tym zakresie. Ustawa zmieniająca wprowadza go teraz i wskazuje także, z czego taki protokół miałby się składać. Mianowicie, protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków rady nadzorczej i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. Głosowanie jest jawne, z zasady (we wszystkich sprawach). W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka rady nadzorczej wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół podpisuje co najmniej członek rady nadzorczej prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie (tj. przewodniczący), chyba że umowa spółki lub regulamin rady nadzorczej stanowi inaczej.
Obowiązek zachowania staranności, lojalności i poufności
Ustawa zmieniająca wymaga, by członek rady nadzorczej przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Członek nadzorczej nie może ujawniać tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu. Z uwagi na formę tego opracowania, przy tej okoliczności nie będę dalej tych wątków rozwijał, a osoby zainteresowane znajdą na pewno ciekawe opracowania pod hasłem zasady osądu biznesowego (business judgement rule).
Poza nowymi obowiązkami, ustawa zmieniająca daje radzie nadzorczej dwa charakterystyczne prawa, tj.:
Prawo do utworzenia komitetu
Regulacja komitetu rady nadzorczej, znana już prostej spółce akcyjnej, zawita również do tradycyjnych spółek kapitałowych. Komitet rady nadzorczej będzie mógł być stały lub doraźny i będzie mógł składać się wyłącznie z członków rad nadzorczej. Ma to być ciało, które ma usprawnić działanie rady nadzorczej w jakimś określonym, węższym zakresie. Tym niemniej, ustanowienie komitetu, nie zwalnia członków rady nadzorczej z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru.
Prawo do korzystania z usług eksperckich
W mojej ocenie jedno z najistotniejszych jakościowo praw przyznanych radzie nadzorczej, a mianowicie możliwość do pozyskiwania opinii doradców wybranych i zakontraktowanych przez radę nadzorczą. Koszt pozyskania opinii obciąża spółkę. Właściciele spółki mogą w uchwale lub statucie/umowie spółki, określić limity zaciągania zobowiązań przez radę nadzorczą lub ograniczyć ją w inny sposób (np. poprzez konieczność uzyskania zgody właścicieli).
W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, rada nadzorcza nabywa wyżej omówione prawo, dopiero jeżeli umowa spółki wprost takie prawo jej przyznaje. Wyobrażam sobie, że znakomita większość umów spółek takich zapisów nie ma, zatem rady nadzorcze tych spółek nie będą mogły skorzystać z tego, jakże istotnego uprawnienia, do czasu, aż właściciele nie postanowią zmienić umowy spółki (i zmianę zarejestrować!).
Powyższe opracowanie nie wyczerpuje, a jedynie wręcz porusza bardzo powierzchownie i z pominięciem pewnym niuansów zmiany wprowadzone przez ustawę zmieniającą. Słowem podsumowania można stwierdzić, że wprowadzane zmiany są próbą wprowadzenia pewnego minimalnego zakresu dobrych praktyk do sposobu funkcjonowania rad nadzorczych, a w przypadku niektórych spółek może nawet próbą nadania sensu ich funkcjonowania. Myślę, że ta próba może okazać się udana, przynajmniej w części przypadków.
Autor: Filip Krężel, senior associate w Praktyce Prawa Spółek, Fuzji i Przejęć kancelarii Domański Zakrzewski Palinka.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.