Hanna Hendrysiak: Czy samoocena w kontroli zarządczej jest ważna dla działania organizacji?

Joanna Przybylska, audytor, pełnomocnik Rektora Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu ds. koordynacji kontroli zarządczej, autorka publikacji naukowych poświęconych audytowi wewnętrznemu i kontroli zarządczej: W każdej jednostce sektora finansów publicznych powinna być zapewniona adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. System kontroli zarządczej tworzą wszystkie mechanizmy kontrolne wdrożone w danym podmiocie, które mają wspomóc jednostkę w osiąganiu jej celów i realizacji zadań. Nie ma uniwersalnych rozwiązań w tym zakresie, właściwych do zastosowania w każdej jednostce. Można się nawet pokusić o stwierdzenie, że nie ma dwóch identycznych systemów kontroli zarządczej. Za zapewnienie kontroli zarządczej, która będzie najbardziej dopasowana do danego podmiotu odpowiada minister w kierowanych przez niego działach administracji rządowej, wójt, burmistrz, prezydent miasta, przewodniczący zarządu jednostki samorządu terytorialnego oraz kierownik jednostki.

Czy pośrednio samoocena jest oceną szefa?

Kontrola zarządcza w każdym podmiocie powinna być monitorowana i poddawana ocenie. Jedną z form tej oceny jest tzw. samoocena. Samoocena dotyczy zatem systemu kontroli zarządczej, nie „szefa”, czyli kierownika jednostki. Bardzo ważne jest odpowiednie rozumienie podejścia do samooceny – działanie to nie jest ukierunkowane na ocenę działań poszczególnych osób, lecz na ocenę rozwiązań systemowych. Co prawda za prawidłowe, całościowe działanie kontroli zarządczej odpowiada kierownik jednostki, ale w kształtowaniu całego systemu kontroli zarządczej uczestniczą zarówno kierownicy wszystkich szczebli, jak i wszyscy pracownicy danej jednostki, którzy chociażby wykonują kontrolę funkcjonalną na swoich stanowiskach pracy.

Samoocena kontroli zarządczej nie jest więc oceną „szefa” , a jej wynik nie powinien być brany personalnie ani przez kierownika jednostki, ani przez innych pracowników danego podmiotu. Myślę, że kluczowe w tym zakresie jest pozytywne nastawienie „szefa” i pozostałych pracowników organizacji do samooceny. Samoocenę kontroli zarządczej należy traktować jako narzędzie, które – mimo, że może wykazać pewne niesprawności czy mankamenty przyjętych rozwiązań – w dłuższej perspektywie przyczynia się do ulepszania systemu kontroli zarządczej i powoduje, że staje się on jak najlepiej dopasowany do danego podmiotu.

Czy przepisy mówią, jak często powinno się dokonywać samooceny?

Zgodnie ze standardami kontroli zarządczej (Komunikat nr 23 Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, standard E.20) samoocena kontroli zarządczej powinna być przeprowadzona przynajmniej raz w roku. Wytyczne nie precyzują dokładnie, kiedy należy tę samoocenę przeprowadzić. Należy jednak pamiętać, że część jednostek sektora finansów publicznych jest zobowiązana do składania co roku oświadczenia o stanie kontroli zarządczej, a wyniki samooceny kontroli zarządczej są jednym ze źródeł informacji o funkcjonowaniu tej kontroli, będących podstawą do podpisania oświadczenia. Przeprowadzenie samooceny kontroli zarządczej musi być zatem zsynchronizowane z terminami składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. Zazwyczaj proces samooceny przeprowadza się za dany rok w grudniu danego roku lub w styczniu roku następnego.

Kto i jak powinien przygotować kwestionariusze do samooceny?

Najpopularniejszą, choć nie jedyną możliwą, formą przeprowadzenia samooceny jest rzeczywiście wykorzystanie do tego celu ankiet. W Komunikacie nr 3 Ministra Finansów z 16 lutego 2011 roku w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych zawarto wzór takiego formularza, co stanowi niewątpliwie duże ułatwienie w przygotowaniu kwestionariusza samooceny. Warto jednak zaznaczyć, że propozycja Ministra Finansów ma charakter bardzo uniwersalny i nie jest to ankieta do zastosowania wprost w każdej jednostce sektora finansów publicznych. Przed wykorzystaniem formularza należałoby go dostosować do specyfiki danego podmiotu – inny zakres pytań będzie właściwy w urzędzie gminy, inny w szpitalu, a jeszcze inny na uczelni wyższej.

 


Przeprowadzenie samooceny kontroli zarządczej jest zadaniem kierownika jednostki i to on odpowiada również za przygotowanie formularza ankiety. W praktyce jednak bardzo rzadko się zdarza, aby kierownik jednostki samodzielnie taką ankietę opracowywał. Zadanie to zazwyczaj jest delegowane na innego pracownika. Jeśli w organizacji zatrudniony jest audytor wewnętrzny, może on pomóc w opracowaniu kwestionariusza. Trzeba tylko pamiętać, że rola audytora wewnętrznego ma charakter wyłącznie wspierający. W przypadku, gdy w jednostce nie ma audytora wewnętrznego, kierownik jednostki może powierzyć wykonanie tego zadania innemu pracownikowi, np. koordynatorowi kontroli zarządczej. Decyzja w tym zakresie należy do kierownika jednostki.

Co zrobić, by samoocena nie była traktowana jak kolejna uciążliwość urzędniczego życia?

Myślę, że przede wszystkim nie można z góry zakładać, że dokonanie raz w roku samooceny jest uciążliwością. Zdaję sobie sprawę z tego, że bardzo często proces samooceny tak jest odbierany, ale uważam, że jest to nieuzasadnione podejście wynikające z braku świadomości wśród zaangażowanych w samoocenę osób przydatności tych działań. Kadra kierownicza i pracownicy, którzy dokonują samooceny kontroli zarządczej przyczyniają się do usprawniania działalności całej organizacji. Traktowałabym samoocenę na równi z wykonywaniem innych obowiązków pracowniczych. A przecież nikt nie używa sformułowań, że jego obowiązki wynikające z faktu bycia pracownikiem są dla niego uciążliwe. Jeśli tak jest – taka osoba powinna pomyśleć o zmianie pracy.

Czytaj też: Samoocena w kontroli zarządczej, czyli sukces porażki i lekcja, by nie powtarzać błędów>>

Wydaje mi się również, że wypełnienie raz w roku ankiety dotyczącej przyjętych w jednostce rozwiązań w zakresie kontroli zarządczej nie jest szczególnie uciążliwe i powinno być traktowane jako okazja do wskazania obszarów, rozwiązań, które utrudniają nam wykonywanie naszych obowiązków.
Moim zdaniem problem tkwi gdzie indziej. Bardzo często osoby zaangażowane w samoocenę nie widzą jej przełożenia na dalsze działania, stąd mają poczucie jej bezcelowości i traktują ją jako uciążliwość. Tutaj ogromne znaczenie ma podejście kierownica jednostki. Jeśli kierownictwo będzie traktowało samoocenę jako źródło informacji o nieprawidłowościach, które należy eliminować i będzie podejmowało działania prowadzące do usprawniania kontroli zarządczej, to odbiór całego procesu samooceny będzie inny. Zacznijmy traktować samoocenę kontroli zarządczej jako szansę do wskazania naszych codziennych uciążliwości i wyeliminowania ich, a nie jako uciążliwość samą w sobie.

Jak przeprowadzić samoocenę i jak interpretować jej wyniki, żeby miała wymiar praktyczny?

No właśnie… Celem samooceny kontroli zarządczej jest identyfikacja jej słabości i niedoskonałości tak, aby prawidłowo zaprojektować i zastosować odpowiednie środki naprawcze dla zapewnienia realizacji celów i zadań organizacji. Samoocena jest procesem, w który zaangażowani są pracownicy i kierownictwo jednostki. Jest ona narzędziem, które w stosunkowo krótkim czasie może dać ogólny obraz funkcjonowania kontroli zarządczej.

Podstawowym błędem, który bardzo często pojawia się w praktyce, jest traktowanie samooceny jako przykrego obowiązku, który trzeba wypełnić czy uciążliwości, o której była mowa wcześniej. A powinna być traktowana jako narzędzie, które dostarcza niezwykle cenne dla kadry zarządzającej informacje dotyczące tego, co w jednostce nie działa tak, jak powinno.

Kierownictwo jednostki powinno mieć świadomość, że przekazywane za pośrednictwem kwestionariusza uwagi przez osoby zaangażowane w proces samooceny stanowią źródło informacji o kierunkach usprawniania kontroli zarządczej. System kontroli zarządczej nie jest czymś stałym. Można powiedzieć, że kontrola zarządcza żyje, powinna być nieustannie zmieniana, dostosowywana do zmieniających się uregulowań prawnych, warunków wewnętrznych czy otoczenia. A jednym ze źródeł informacji o tym, w jaki sposób kształtować kontrolę zarządczą jest właśnie jej samoocena.
Kluczowa w tym zakresie jest świadomość oraz nastawienie kierownictwa, bo to ono będzie podejmować decyzje odnośnie wprowadzania ewentualnych zmian w zakresie kontroli zarządczej. Podejście kierownictwa jednostki do samooceny i jej wyników można natomiast kształtować poprzez działania edukacyjne, promujące kontrolę zarządczą.

Czy samoocena jest ważna z punktu widzenia zarządzania urzędem?

Proces samooceny kontroli zarządczej jest kluczowy z punktu widzenia zarządzania urzędem. W jednostce zawsze będą występować obszary, które mogą funkcjonować sprawniej, a samoocena może właśnie te obszary wskazać. Przyczynia się ona również do poprawy komunikacji między kierownictwem a pracownikami jednostki, a także wzmacnia świadomość odpowiedzialności kierownictwa i pracowników jednostki za funkcjonowanie kontroli zarządczej.

Nie można w góry odpowiedzieć na pytanie, jakie działania naprawcze należy podjąć w celu usprawnienia organizacji, gdyż jest to kwestia bardzo indywidualna i w każdym podmiocie te działania będą przybierały inny zakres i inny wymiar. Samoocena kontroli zarządczej jest jednym z narzędzi, które dostarczają nam właśnie informacji w tym zakresie.

Jak wygląda samoocena w kontroli zarządczej w dobie pandemii? Czy w ogóle jest dokonywana?

W okresie pandemii samoocena kontroli zarządczej nabiera szczególnego znaczenia. Jednostki sektora finansów publicznych – podobnie zresztą jak pozostałe podmioty – działają w niezwykle dynamicznie zmieniającym się otoczeniu. Z kolei zmiany w otoczeniu wymuszają bardzo często konieczność zmian w samej jednostce. Przykładowo, zmienił się i cały czas zmienia sposób wykonywania niektórych zadań, sposób świadczenia usług przez urzędy administracji, szkoły, uczelnie... Działalność tych i szeregu innych podmiotów została, przynajmniej w części, przeniesiona do świata wirtualnego. Zmienił się sposób świadczenia pracy – na zdalną lub hybrydową. Wszystkie te zmiany, które zachodzącą w jednostce wywołują bardzo często konieczność dokonywania zmian w systemie kontroli zarządczej. Wprowadzone są nowe rozwiązania, nowe mechanizmy kontrolne, których działanie w praktyce powinno być cały czas na bieżąco monitorowane.

Funkcjonowanie w warunkach niepewności, z którym mamy obecnie do czynienia, powoduje, że bardzo często zmiany dokonywane muszą być szybko, organizacja musi działać elastycznie. W związku z tym, w mojej opinii, jest wskazane, aby samoocena kontroli zarządczej w warunkach pandemii była dokonywana z większą częstotliwością niż raz na rok. Samoocena pokazuje, czy wprowadzone – często ad hoc – rozwiązania sprawdzają się w praktyce, wspomagają wykonywanie zadań przez jednostkę. Informację, którą otrzymujemy w wyniku samooceny możemy wykorzystać do wprowadzania dalszych zmian, usprawniających system kontroli zarządczej w naszej organizacji.