Standardy kontroli zarządczej poświęcają całą grupę standardów dedykowaną wyznaczaniu celów i zarządzaniu ryzykiem. Nie jest to przypadkowe. Jeśli spojrzymy z perspektywy zarządzającego jednostką, którego odpowiedzialność wpisana jest w szereg aktów prawnych, wyznaczenie celów dla nadzorowanej działalności wspiera go w prawidłowej realizacji obowiązków.
Wyznaczanie celów i ich ograniczenia
Z drugiej strony wyznaczanie celów jest pewnym sygnałem dla pracowników, jakie priorytety są istotne dla zarządzającego i pozwalają skoncentrować się na wyborze zadań niezbędnych do realizacji wybranych celów. Można więc powiedzieć, że jest elementem swoistej komunikacji pomiędzy zarządzającym a pracownikami.
Przy czym dla jednostek samorządu terytorialnego przy wyborze celów istnieją dwa główne ograniczenia:
- zapisy obszarów działalności dla każdego szczebla jednostki samorządu terytorialnego wpisane w przepisy ustrojowe (odrębnie dla gminy, powiatu i samorządu województwa),
- obligatoryjne zadania określone w szczegółowych przepisach, które w ramach obszarów działalności przypisane są do realizacji danego samorządu.
Ustawodawca wprowadzając standardy wskazał, że do prawidłowej hierarchizacji celów jest niezbędne określenie misji jednostki. W praktyce oznacza to, że aby prawidłowo wyznaczyć cele, należałoby wyjść od dokumentów strategicznych danej jednostki samorządu terytorialnego, w których ta misja powinna zostać określona.
Czytaj w LEX: Zarządzanie ryzykiem jako element kontroli zarządczej w jst >
Największym problemem związanym z połączeniem misji z celami jest charakter strategii danego szczebla samorządu. Im większy obszar strategiczny zostaje opisany w dokumencie, tym trudniej przełożyć go na cele realizowane w jednostce. Wynika to z faktu, że wskaźniki wybierane do weryfikacji realizacji strategii np. samorządu województwa są często typowane z powszechnie dostępnych danych ogłaszanych przez GUS, który nie publikuje dla wszystkich wskaźników informacji w perspektywie rocznej. Natomiast wyznaczane cele dla danej organizacji wymagają zgodnie ze standardami kontroli zarządczej określenia mierników w co najmniej rocznej perspektywie.
Cele i zadania muszą być mierzalne
W kontekście zapisów standardów kontroli zarządczej cele i zadania muszą być przede wszystkim mierzalne, wskazane co najmniej w perspektywie rocznej i monitorowane. Taki zapis prowadzi do szeregu błędów w procesie wyznaczania celów, zadań i konstrukcji mierników. Same standardy nie wyjaśniają różnicy pomiędzy celami i zadaniami, i jak są one ze sobą powiązane. Tymczasem cel pełni rolę nadrzędną wobec zadania, za pomocą którego jest on osiągalny. W praktyce więc wybranie miernika powinno dotyczyć zadania lub zadań, za pomocą których wyznaczony cel zostanie osiągnięty.
Zobacz też w LEX: Formułowanie celów i zadań do planu działalności jednostki>>
Takie podejście pozwala na budowanie systemu kaskadowego wyznaczania zadań do realizacji celów przez jednostki podległe i nadzorowane danego szczebla samorządu. Wymóg ten wynika z wpisanego w teść standardów kontroli zarządczej obowiązku zapewnienia przez jednostkę nadrzędną odpowiedniego systemu monitorowania realizacji celów przez te jednostki. Trudno sobie wyobrazić, aby jednostka oświatowa, instytucja kultury, bądź biblioteka pedagogiczna wykonujące inne zadnia i funkcjonujące w oparciu o inne akty prawne w taki sam sposób osiągały wyznaczony cel.
Czytaj w LEX: 10 dobrych praktyk cyberbezpieczeństwa w jst >
Bardzo ważnym i podkreślanym przez ustawodawcę elementem jest wskazanie jednostki, komórki organizacyjne lub osoby odpowiedzialnej bezpośrednio za wykonanie celów i zadań oraz zasobów przeznaczonych do ich realizacji. Jest to niezbędny element rozliczalności zarówno pracowników wobec kierownika jednostki jak i samego zarządzającego przed interesariuszami – mieszkańcami, czy w węższej perspektywie radnymi.
Czytaj też: Rejestr ryzyka – typowe błędy i ich wpływ na zarządzanie jednostką
Kryteria oceny przez audytora wewnętrznego
Ustawodawca określił, że zaleca się przeprowadzanie oceny realizacji celów i zadań uwzględniając kryterium oszczędności, efektywności i skuteczności. Tutaj istotna rolę pełni audytor wewnętrzny, który ustawowo wspiera kierownika jednostki poprzez dokonywanie systematycznej oceny kontroli zarządczej w szczególności pod kątem jej adekwatności, skuteczności i efektywności oraz czynności doradcze.
Czytaj w LEX: Rekomendacje i dobre praktyki w kontroli zarządczej >
Praktycznie audytor wewnętrzny może wpierać kierownika jednostki na wielu etapach procesu wyznaczania celu i wyznaczania mierników: poprzez badanie samego procesu tworzenia strategii, wyznaczania celów, czy mierników, ale także w trakcie wykonywania audytów w konkretnym obszarze merytorycznym jednostki.
Dosyć częstą sytuacją w jednostkach samorządu terytorialnego jest występowanie różnych procesów, w których wyznacza się cele i mierniki np. w procesie zarządzania ryzykiem prowadzonym na potrzeby kontroli zarządczej, wdrażaniu ISO, analizie ryzyka dla oszustw i nadużyć finansowych, procesie zapobiegania korupcji, realizacji różnych projektów i przedsięwzięć, w tym finansowanych ze środków budżetu Unii Europejskiej.
Ważne jest, aby przy wyznaczaniu celów starać się integrować, tam gdzie tylko to możliwe cele poszczególnych procesów tak, aby pracownicy wykonujący zadania nie znaleźli się w sytuacji, w której w różnych procesach realizując podobne cele mają wyznaczone inne zadania lub do takich samych zadań, ale innych procesów zbierają takie same mierniki raportując je odrębnie i powielając informacje zarządcze. Również przy weryfikacji takich sytuacji zarządzający jednostką samorządu terytorialnego może szukać wsparcia u audytora wewnętrznego.
Katarzyna Lenczyk Woroniecka – jest członkiem Zarządu IIA Polska i dyrektorem Wydziału Audytu Wewnętrznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Dolnośląskiego.
Czytaj w LEX: 10 zasad dla urzędu jst podczas kryzysu wywołanego pandemią >
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
