Hanna Hendrysiak Jak audytor wewnętrzny może odciążyć burmistrza, prezydenta w pracy urzędu?

Patrycja Szulin, audytor wewnętrzny w Urzędzie Miejskim w Nysie: Zagadnienie jest problematyczne. Z jednej strony mamy standardy audytu wewnętrznego, które nie pozwalają audytorowi podejmować działań operacyjnych. Z drugiej strony są oczekiwania kierownika jednostki, który literalnie odczytuje brzmienie innej części standardów, gdzie jest wprost zapisane, że audyt wewnętrzny jest działalnością usprawniającą organizację. Aby pogodzić oczekiwania burmistrza - uznajmy, że tak będziemy nazywać kierownika jednostki, choć może to być wójt, burmistrz, prezydent, starosta czy marszałek - oraz standardy audytu wewnętrznego, warto wykorzystywać jak najpełniej czynności doradcze.

 


Trzeba też pamiętać, że burmistrz realizuje swój program wyborczy i działa strategicznie na wielu płaszczyznach, w ramach współpracy z różnymi szczeblami administracji czy instytucjami, także z przedsiębiorcami. Audytor wewnętrzny więc, aby rzeczywiście go odciążyć, powinien działać „na produkcji”, być blisko procesów, które na co dzień się dzieją w urzędzie i blisko ludzi, którzy za nie odpowiadają. Jak w japońskich systemach zarządzania - chcesz wiedzieć jak jest naprawdę, idź na produkcję. Wówczas jest największa szansa na zrozumienie procesów, jak również – przy wykorzystaniu obserwacji uczestniczącej – wychwytywanie luk w systemach. Na tej podstawie audytor może i powinien inicjować odpowiednie zmiany i w razie potrzeby wykorzystywać swoje możliwości doradcze poprzez organizację postaci szkoleń, udział we wdrożeniach itp.

Burmistrz zazwyczaj nie ma na to czasu i - ze zrozumiałych względów - jest zainteresowany wyłącznie efektami. Audytor powinien zatem zdejmować mu z głowy problem z „zapleczem kuchennym” - żeby danie było na odpowiednim poziomie, liczy się praca wszystkich osób zaangażowanych w jego przygotowanie oraz warunki, w jakich się to odbywa.

Zdarza się, że audytor wewnętrzny występuje w roli „adwokata diabła”; ma to zazwyczaj miejsce w przypadku audytu zgodności i, w konsekwencji, wydawaniu zaleceń postępowania zgodnie z przyjętymi przepisami i zasadami. 

A jak audytor powinien współpracować z sekretarzem, który organizuje pracę urzędu?

Sekretarz, o ile wykonuje zadania zwyczajowo do tego stanowiska przypisane, a zatem zarządzanie organizacją pracy i kadrami urzędu, ma sporo wspólnego z zainteresowaniami audytora wewnętrznego.

Zgodnie ze standardami, rolą audytu wewnętrznego jest ocenianie tzw. governance, czyli ładu organizacyjnego. Natomiast do standardowych zadań sekretarza należy tworzenie tego ładu.

Czytaj też: Stefan Płażek: Sekretarz to najwyżej wykwalifikowany człowiek w urzędzie

A jak to wygląda w praktyce?

Zazwyczaj sekretarz zajmuje się wieloma różnorodnymi sprawami. W zależności od urzędu, jego kompetencje mogą być różne, zwłaszcza, że burmistrz może mu powierzyć inne zadania. W ferworze tych wielu zadań trudno na co dzień monitorować realizowanie standardów kontroli zarządczej, które w urzędzie tworzą ład organizacyjny. I tu pole do popisu dla audytora wewnętrznego, zainteresowanego każdym standardem kontroli zarządczej.

 


Audytor powinien więc w swojej pracy prowadzić „badania kliniczne” - mieć nie tylko uszy,  jak sama nazwa profesji wskazuje, ale i oczy otwarte; obserwować to, co się dzieje w urzędzie i interesować się każdym obszarem działalności. 

Najbardziej pomocne dla sekretarza jest doradztwo dedykowane konkretnym obszarom – archiwizacji dokumentów, obiegowi dokumentów, ciągłości działania, systemowi zastępstw, delegowaniu kompetencji. Może to być również udział audytora wewnętrznego w pracy zespołów zajmujących się budowaniem nowelizacji wewnętrznych zasad, mogą to być szkolenia wewnętrzne dedykowane konkretnym obszarom działalności, względnie opinie w sprawach konkretnych projektów działań ex ante.

Zazwyczaj do zadań sekretarza należy także realizacja standardu samooceny kontroli zarządczej – tutaj pomoc audytora wewnętrznego bywa kluczowa. Zadbanie o właściwy przebieg procesu, dający ankietowanym maksimum anonimowości i związane z tym poczucie bezpieczeństwa powinno przełożyć się na otwartość audytowanych. To z kolei daje spore szanse na swego rodzaju „inicjatywę oddolną”. Audytor wewnętrzny może sekretarza w tym obszarze wspomóc w opracowaniu konstruktywnego raportu dla burmistrza i zainicjowaniu działań usprawniających najsłabiej oceniane obszary.

Jak wybierać obszary tematyczne do planu audytu?

W samorządzie ta kwestia nie nastręcza żadnych trudności. Dla przykładu w gminach, minimum zakresu przedmiotowego dla planu audytu stanowią obszary działalności jednostki wyznaczone w art. 7 ustawy o samorządzie gminnym – katalog zadań własnych.

Mając na względzie standardy i rolę audytu wewnętrznego, należy także uwzględnić priorytety wójta/burmistrza/prezydenta. Jego zdanie bowiem  jest istotne w kontekście pomocniczej dla niego funkcji audytu wewnętrznego.

Z praktycznego punktu widzenia optymalnym rozwiązaniem jest stosowanie dalej analizy matematycznej, czyli zastosowanie możliwie obiektywnych kryteriów, by właściwie zidentyfikować obszary narażone na najwyższe ryzyko operacyjne i strategiczne. Stosując obiektywne kryteria i przydając każdemu z nich pewne wartości liczbowe, uzyskujemy prosty wynik arytmetyczny, który nie pozostawia wiele miejsca na przypadek. I jednocześnie usuwa wątpliwości w kwestii „szczególnych sympatii” audytora wewnętrznego. Ma to szczególne znaczenie w przypadku audytorów zatrudnionych na stałe w danym urzędzie.

Trzeba sobie jasno powiedzieć, że nie wyeliminuje się do końca elementu subiektywizmu, gdyż każdy audytor ocenia, uwzględniając sumę posiadanych doświadczeń. Jednak wykorzystanie analizy matematycznej zdecydowanie wzmaga standard obiektywizmu i profesjonalizm audytora wewnętrznego.

Czytaj też: Audyt ma ostrzegać kierownika jednostki, co wymaga poprawy

Jak przygotować katalog działań od kierownika jednostki dla audytora?

Burmistrz powinien mieć wobec audytora wewnętrznego konkretne oczekiwania – chce otrzymać zapewnienie o dobrym funkcjonowaniu badanych przez audytora wewnętrznego obszarów. Powinien mu więc zapewnić nieograniczony dostęp do wszelkich informacji, rzecz jasna zgodnie z prawem i poszanowaniem tajemnic chronionych ustawowo. Powinien też zapewnić audytorowi niezależność organizacyjną i funkcjonalną. 

W tym miejscu warto wspomnieć o różnych perspektywach ze względu na podstawę zatrudnienia audytora. Audytor może być zewnętrznym usługodawcą lub pracownikiem urzędu. Obie podstawy mają tyle samo zalet, co zagrożeń. W obecnym stanie prawnym JST, które przekroczyły próg 100 mln zł nie mają wyboru – muszą zatrudnić audytora wewnętrznego w ramach umowy o pracę.

Niestety, w przypadku audytorów wewnętrznych zatrudnionych przez samorząd na podstawie umowy o pracę, sytuacja jest niewygodna. W ramach zależności służbowej audytorzy mają bowiem prezentować niezależność i obiektywizm. Jest to oczywiście ze wszech miar pożądane i możliwe, ale w praktyce - ogromnie trudne. Pozytywnym aspektem jest fakt, że audytor wewnętrzny zatrudniony w jednostce doskonale zna pracowników, procesy działania, specyfikę.

A jak wygląda sytuacja audytora z zewnątrz?

Audytor wewnętrzny, który jest usługodawcą zewnętrznym, jako „ciało obce” ZAZWYCZAJ ma zupełnie świeże spojrzenie, zazwyczaj nie zna zupełnie pracowników jednostki, zazwyczaj bywa w urzędzie tylko w ramach Planu audytu, do realizacji którego został zaangażowany. Zazwyczaj, ponieważ generalizowanie bywa niebezpieczne, a każdy przypadek należy indywidualnie rozpatrywać... Jak to w audycie – niewiele jest tym, na co wygląda.

Podsumowując, kierownik jednostki, mając do dyspozycji audytora wewnętrznego, a jednocześnie posiadając zagwarantowane prawo wpływu na Plan audytu na dany rok, powinien czerpać z tej sytuacji jak najwięcej korzyści. Audytor wewnętrzny, który realizuje swoje zadania z misją i szczególnym uwzględnieniem wcześniej wspomnianych procesów w urzędzie, może i powinien być dla burmistrza źródłem cennych informacji, praktycznie z każdego obszaru funkcjonowania.