Hanna Hendrysiak: Jak przekonać do audytu wewnętrznego jednostkę samorządu terytorialnego, czyli tak naprawdę kierownika JST?

Bożena Derda: Samorządy, które dysponują dużymi środkami publicznymi są zobowiązane do prowadzenia audytu wewnętrznego. Jednak często jest on traktowany jako kolejny uciążliwy obowiązek ustawowy, a nie element wsparcia dla jednostki. Tymczasem w każdej organizacji, w tym w gminie, starostwie czy województwie dobrze działająca funkcja audytu może przynieść wymierne korzyści. Jakie? Audyt wewnętrzny wspiera np. organizację w osiąganiu jej celów poprzez systematyczną ocenę, poprawę procesów zarządzania, w tym — zarządzania ryzykiem oraz kontrolę zarządczą. I dlatego audyt powinien dostarczyć kierownikowi JST takich informacji, które zapobiegną zmaterializowaniu się istotnych ryzyk, a także przedstawić usprawnienia systemowe.

 


A jakiś konkretny przykład?

Dużo jest takich przykładów. Rzetelnie przygotowane sprawozdania z audytu dostarczają kierownikowi JST ogromnej wiedzy na temat funkcjonowania jednostki. Jakie to mogą być informacje? Przede wszystkim takie, które pokazują obraz pracy poszczególnych komórek, wpływają na wzrost jakości wykonywanej pracy czy świadczonych przez urząd usług. Audyt daje możliwość spojrzenia na zagadnienia z innej perspektywy — czasem zdarza się, że kierownik patrzy inaczej na dane zagadnienie, a my jako audytorzy dajemy mu możliwość zobaczenia problemu z innej strony.

Co najważniejsze jednak — audyt daje możliwość wskazania luk w kontroli zarządczej. Pomimo tych korzyści nie jest łatwo przekonać kierownika jednostki do audytu. Dlatego myślę, że należy o nich i w ogóle działaniach audytu dużo z nim rozmawiać. Jest bowiem grono kierowników, którzy nie do końca są przekonani co do wagi audytu — ważne, by przekonać ich, że to przydatne narzędzie. Zresztą to kwestia nie tylko zmiany podejścia kierownika, ale również pracowników urzędu.

Czytaj też: Audyt ma ostrzegać kierownika jednostki, co wymaga poprawy>>

No właśnie, pamiętam że jak wchodziła ustawa o audycie wewnętrznym, to duże wątpliwości mieli też skarbnicy miejscy... Czy ich się udało przekonać?

Wydaje mi się, że tak, teraz współpraca układa się dobrze. Wiadomo, początek zawsze jest trudny, pojawia się opór przed zmianą, ale tu duża jest rola audytorów, którzy muszą stale rozmawiać z kolegami — urzędnikami. Muszą przekonać ich, że nie przychodzą jak prokurator, który chce wykryć przestępstwo i przykładnie ukarać sprawcę, lecz wspomóc pracę i że z wiedzy audytora warto skorzystać. Audytor musi cały czas o tym przypominać. Myślę, że skarbników udało nam się już do siebie przekonać.

Jak audytor powinien rozmawiać podczas działań audytowych?

To jest czasem wyższy poziom dyplomacji. Uważam, że odpowiednia komunikacja jest bardzo ważnym elementem pracy audytora. Prowadzenie aktywnego dialogu z audytowanym jest niezmiernie ważne. Audytor musi nieustannie zapewniać, że badany jest system, a nie konkretny pracownik, bo tu właśnie tkwi przyczyna oporu ludzi. Trzeba tłumaczyć, że my występujemy nie w roli prokuratora, a raczej lekarza, który chce uzdrowić jakiś obszar.

Wydaje mi się, że najważniejszą rzeczą jest wypracowanie relacji na linii audytor — pracownik, bo to od niej zależy sukces zadania audytowego. Audytorzy są często postrzegani jako osoby, które chcą wszystkich pouczać. A nikt nie lubi być ani pouczany, weryfikowany ani kontrolowany. Jednak ten proces może się odbywać na różne sposoby. I to od audytora zależy, w jakiej atmosferze to się będzie odbywało.

 


Czyli audytor, pani zdaniem, powinien być otwartą, serdeczną osobą?

Tak, powinien taki być, ale też musi być stanowczy i dociekliwy, bo musi przecież zrealizować swoje cele. Dlatego myślę, że najważniejsze jest zbudowanie relacji - to jest klucz do sukcesu.

Czy to jest realne, żeby w dużym albo nawet średnim mieście audytor zbudował relacje w większością pracowników?

No właśnie, i to jest ogromny problem i wielkie wyzwanie dla audytorów. Nie mówię, że mi się udało, ale cały czas próbuję nawiązać te relacje. Każdy audytowany jest inny — z niektórymi szybko udaje się znaleźć wspólny języki i audyt odbywa się w miarę sprawnie, a z innymi — jest trudno, czuje się opór. lm dłużej audytor pracuje, tym większego nabywa doświadczenia w tej kwestii. Na pewno nie warto zaczynać współpracy z pozycji siły, bo to spowoduje niepożądane, np. złośliwe reakcje pracowników.

Jak komunikować priorytety audytu dla organizacji, aby audytorzy nie byli traktowani jak intruzi?

To się bardzo łączy z poprzednim pytaniem. I również jest wielkim wyzwaniem dla audytorów. Już sama nazwa „audyt wewnętrzny” powoduje niezbyt przyjemne odczucia. Sam audytor często jest ignorowany lub traktowany jak intruz. Jak temu zaradzić? Audytor powinien być takim słuchaczem, którego zadaniem jest wsłuchiwanie się w innych i wspieranie ich w dążeniu do realizacji celów. Aczkolwiek najważniejsze jest jego nastawienie na współpracę. To jest podstawowa zasada, począwszy od etapu planowania zadania audytowego, poprzez uzgadnianie celów czy kryteriów aż po dyskutowanie i omawianie ustaleń i rekomendacji. I tu znów — bardzo wiele zależy od umiejętności komunikacyjnych audytora, jego umiejętności przekonania i zaangażowania ludzi w wypracowanie nowych rozwiązań, pomimo naturalnego oporu przed zmianami. Wypracowanie relacji z audytowanym przyczynia się do zmniejszenia tego oporu. Myślę, że od tego głównie zależy, jak będzie postrzegany nie tylko sam audytor, ale też funkcja audytu wewnętrznego w samorządzie terytorialnym.

Czytaj też: Audytor sprzymierzeńcem burmistrza, ale nie zawsze docenianym>>

Czy audytorzy mają jakieś szkolenia z tzw. umiejętności miękkich, np. komunikowania trudnych faktów bez zrażania do siebie audytowanych?

W urzędzie nie mamy tego typu szkoleń, jednak ja np. należę do Instytutu Audytorów Wewnętrznych (The Institute of Internal Auditors Polska), który organizuje cykliczne spotkania. Bardzo je sobie cenię. Spotykamy się na konferencjach i szkoleniach, na których ta tematyka również jest poruszana. Ważna jest też wtedy wymiana doświadczeń między audytorami, bo każdy wypracowuje swoje rozwiązania. To jest cenne zwłaszcza dla takich „samotnych” audytorów, tj. piastujących samodzielne stanowiska w urzędzie. Samemu czasem trudno jest znaleźć rozwiązanie, więc czerpanie z doświadczeń innych jest dla nas źródłem praktycznej wiedzy.

Jak zwiększyć efektywność zarządzania JST z wykorzystaniem audytu wewnętrznego?

Zacznijmy od przypomnienia, że podstawowym celem funkcjonowania jednostki samorządu terytorialnego jest spełnienie określonych potrzeb społecznych. lm racjonalniej pieniądze, będące w gestii JST są wydawane, im trafniejsze decyzje podejmuje kierownictwo, tym większa jest możliwość osiągnięcia założonych celów i lepszych wyników danej jednostki.

Samo istnienie i funkcjonowanie określonych zasad nie gwarantuje sukcesu, jeśli zabraknie narzędzia czy mechanizmu, który wspiera kierownika w sprawnym i skutecznym zarządzaniu wszystkim procesami. Takim narzędziem jest właśnie audyt wewnętrzny. Wiedza dostarczana kierownikowi JST przez audytora daje możliwość szybkiej reakcji na pojawiające się zagrożenia czy też niebezpieczeństwa. Uważam, że bardzo ważnym zadaniem audytora jest proces szacowania ryzyka — wskazywanie czułych obszarów w funkcjonowaniu miasta, w których prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożeń jest znaczne. To właśnie audytorzy odgrywają dużą rolę w prawidłowej identyfikacji ryzyk. Informację o nich przekazują następnie kierownikowi.

A może Pani podać konkretne przykłady takich informacji?

Identyfikacja ryzyk ma miejsce w momencie tworzenia planu audytu oraz w trakcie każdego zadania audytowego. Identyfikacja ryzyk, luk w systemie pozwala zapobiegać istotnym nieprawidłowościom. W Urzędzie Miejskim w Bytomiu audytor obligatoryjnie raz w roku przeprowadza audyt bezpieczeństwa informacji, wskazując na ryzyka związane z dostosowaniem do wymogów rozporządzenia w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności. 

Aczkolwiek trzeba pamiętać, że w przypadku jednoosobowych stanowisk audytu działanie audytora jest mocno ograniczone czasowo. W przypadku wieloosobowych zespołów jest możliwość równoczesnego przeprowadzania audytów w różnych obszarach oraz zatrudnienia osób specjalizujących się w innych dziedzinach.

Instytut Audytorów Wewnętrznych