93 proc. ankietowanych jednostek samorządowych realizuje swoją pracę, posługując się formą papierową, programem Excel bądź jednocześnie formą papierową i Excelem (63proc. badanych korzysta wyłącznie z „papieru”) – wynika z badań ankietowych przeprowadzonych przez Wolters Kluwer Polska w 461 samorządach.
Zagrożenia i szanse informatyzacji
Katarzyna Leńczyk-Woroniecka z Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego uważa, że z inwestycjami w robotykę związane są szanse i zagrożenia. Wśród korzyści wyróżnia między innymi większy poziom informacji i dostępu do informacji, na podstawie których podejmowane są decyzje. - Ale nie jest tak, że maszyny robią za nas wszystko, pokazywane są słabości związane z ryzykiem, które mamy badać – mówi. Wśród zagrożeń jest m.in. zapewnienie odpowiedniej ochrony danych i brak umiejętności doświadczonego personelu do wdrażania i obsługi wysoko zautomatyzowanych procesów.
Syndrom pustej koszulki
Zdaniem Leńczyk-Woronieckiej digitalizacja wymusza specjalistyczną wiedzę o najnowszych technologiach i „dobre rozeznanie w ograniczeniu ryzyka”.
Urząd Marszałkowski Województwa Dolnośląskiego wprowadził w 2018 roku system elektroniczny wspierający pracę urzędników. System zawiera możliwość archiwizacji elektronicznej, tak jak jest to w instrukcji kancelaryjnej. Jednak w przypadku dokumentu elektronicznego nie ma fizycznie odpowiednika papierowego. Trzeba więc na bieżąco sprawdzać, co działy zamieszczają w systemie.
Ekspertka zwróciła uwagę na tzw. syndrom pustej koszulki. Chodzi o to, że cyfryzacja procesów powoduje, że w przypadku dokumentów elektronicznych nie można obejrzeć dokumentacji papierowej. - Założona jest sprawa, a dokumentów nie ma – podkreśla.
E-zamówienia za 10 tysięcy rocznie
Jak wskazuje dr Jarosław Rokicki, kierownik biura zamówień publicznych w Urzędzie Miejskim w Dąbrowie Górniczej, ekspert w zakresie ekonomii Wyższej Szkoły Humanitas w Sosnowcu, czeka nas pełna automatyzacja procesów przetargowych. - Jeżeli nie zmienimy mentalności co do wykonywania naszych obowiązków, nie dojdziemy do pełnej elektronizacji. Od elektronizacji do automatyzacji potrzeba trochę czasu, ale jest to nieuchronne – podkreśla.
W UM w Dąbrowie Górniczej wykorzystywany jest Miniportal Zamówień Publicznych. Może on generować problemy, jeśli użytkowników będzie zbyt wielu - ok. 600. Urząd zapłacił ok. 10 tys. zł brutto w ciągu roku za przeprowadzenie 40 postępowań unijnych (ogłaszanych w dzienniku urzędowym UE).
- To nie są w skali urzędu duże pieniądze. A są one konieczne do tego, żeby właściwie wykonywać obowiązki i mieć przy ich wykonywaniu wsparcie - podkreśla.
Od papieru do cyfryzacji
Sławomir Szmulik, kierownik działu informatyki SPOZZ Szpitala Klinicznego MSWiA w Głuchołazach podkreśla, że urzędnicy mają kompetencje w zakresie swojej wiedzy co do zadań merytorycznych, znają przepisy i procedury, w ramach których wydają decyzje. - Kompetencje urzędników muszą dzisiaj zwiększyć się, bo urzędnik musi znać nie tylko przepisy prawa, ale także system informatyczny, przy pomocy którego pracuje, przepisy dodatkowe dotyczące np. zamówień publicznych - mówi.
Jego zdaniem bardzo często opór urzędników powodowany jest tym, że chcą zostać tylko przy swojej dotychczasowej wiedzy i wydawaniu dokumentu. - Ich zdaniem uczenie się dodatkowych umiejętności, żeby wydać ten sam dokument, nie ma sensu – zaznacza.
Procesy elektronizacji w urzędach były tematem panelu zorganizowanego przez Wolters Kluwer Polska podczas konferencji w Katowicach.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
