Rząd apeluje o zdalną pracę, ale w urzędach to trudne

Z powodu narastającej pandemii rząd apeluje o pracę zdalną, jednak urzędy doszły już do ściany. Nie jest ona możliwa w wielu przypadkach - zgodnie z prawem klient musi się stawić osobiście, bo dedykowane systemy do obsługi są tylko na miejscu. Wreszcie - bo nie ma sprzętu czy połączenia z siecią. Tam, gdzie raczej nie pracuje się „z domu”, urzędnicy mogą pracować rotacyjnie. A i tak muszą zjawiać się w urzędzie, bo tam są dokumenty.

O zwiększenie możliwości pracy zdalnej w firmach i urzędach apeluje minister zdrowia Adam Niedzielski. Mówi, że to konieczne, żeby ograniczyć transmisję wirusa. Jak się okazuje, w wielu przypadkach nie jest to możliwe, a urzędy przeszły na pracę online na tyle, na ile mogły, już na początku pandemii.

Praca zdalna nie zawsze możliwa

Kamila Kowalska, rzecznik prasowy Starostwa Powiatowego w Zgorzelcu informuje, że urząd pracuje stacjonarnie z zachowaniem wszelkich przepisów i reżimu sanitarnego. W indywidualnych przypadkach na wniosek pracowników istnieje możliwość wykonywania pracy zdalnej i jest to realizowane. - Niestety udzielenie pracy zdalnej dla każdego z pracowników nie jest możliwe. Dotyczy to m.in. pracowników wydziału komunikacji, pracujących na sprzęcie i oprogramowaniu dedykowanym przez Ministerstwo Cyfryzacji czy pracowników Biura Obsługi Interesanta - mówi.

Patryk Jeziak, rzecznik prasowy Starostwa Powiatowego w Częstochowie mówi nam, że od początku pandemii w urzędzie wprowadzono pracę rotacyjną, urzędnicy wymieniali się – część pracowała zdalnie, a część stacjonarnie. Jak jednak zaznacza, są takie stanowiska, na których pracę można wykonywać w dużej części zdalnie, np. tak wykonują swoje obowiązki pracownicy Wydziału Geodezji i Kartografii, którzy korzystają z pulpitów zdalnych, czyli będąc w domu, posiadają dostęp do swoich pulpitów służbowych. Jednak raz w tygodniu pracownicy pojawiają się w biurze, żeby uzupełnić dokumentację papierową. .

Niemożliwe jest świadczenie pracy z domu w wydziale komunikacji, gdzie sprawy można załatwić tylko na wydzielonym stanowisku pracy, co ma związek z systemami informatycznymi przypisanymi do konkretnych komputerów, których poza starostwo nie można wynosić ze względów bezpieczeństwa zawartych tam danych.  – Osoby tam zatrudnione muszą przychodzić do pracy, ale one również mają zapewnione jeden lub dwa dni w tygodniu, kiedy mogą pracować zdalnie, wtedy osoby z zespołu rotują się tak, żeby część wykonywała zadania zdalnie, a część na miejscu – podkreśla Patryk Jeziak.

Mieszkańcy mogą się umówić

W wydziałach, w których prowadzona jest bezpośrednia obsługa interesantów, wprowadzono telefoniczne umawianie wizyt na konkretną godzinę, by wyeliminować gromadzenie się petentów w kolejkach.

- Bezpośrednia obsługa interesantów jest dopuszczalna pod warunkiem, że liczba osób przebywających w tym samym czasie w jednym pomieszczeniu nie może być większa niż 1 osoba na jedno stanowisko obsługi, z wyłączeniem osób realizujących zadania w zakresie obsługi interesantów oraz z wyjątkiem wypadków przewidzianych przepisami prawa – podkreśla Kamila Kowalska. W pozostałych wydziałach starostwa obsługa prowadzona jest drogą mailową, telefoniczną oraz za pośrednictwem Biura Obsługi Interesanta. Dodatkowo uruchomiony został system e-boi, za pomocą którego można składać dokumenty drogą elektroniczną, bez konieczności wychodzenia z domu.

Pracy stacjonarnej nie da się bardziej ograniczyć

Szefowie urzędów starają się, żeby w pokoju, gdzie pracują dwie osoby, pracowała jedna, tak aby ograniczyć kontakt z współpracownikami. - Nie da się bardziej ograniczyć pracy stacjonarnej – mówi Patryk Jeziak. - Życie cały czas się toczy i mieszkańcy realizują wiele inwestycji, których nie możemy wstrzymywać. Dla przykładu, w 2020 r. wydano 2524 decyzje o pozwoleniu na budowę, rozbiórkę oraz decyzje zmieniające pozwolenia na budowę/rozbiórkę, o blisko 400 więcej niż w roku ubiegłym i o około 1000 więcej niż w latach 2012-2018 - dodaje.

Władze powiatu starają się dla wygody mieszkańców prowadzić obsługę tak, żeby nie musieli mieć kontaktów z urzędnikiem, jeśli nie jest to konieczne. W tym celu przed wejściem do urzędu umieszczono skrzynki na korespondencję, gdzie mogą wrzucać dokumenty. Można również korzystać z poczty elektronicznej lub platformy ePUAP.

Wszyscy pracownicy Starostwa Powiatowego w Zgorzelcu, mają zapewnione odpowiednie 1,5 metrowe odstępy pomiędzy stanowiskami i zobowiązani są do noszenia maseczek podczas przemieszczania się ciągami korytarzowymi, schodami, podczas kontaktu bezpośredniego z innymi pracownikami, a także podczas obsługi interesantów.

Zobacz też: Urodzenie, ślub czy zgon - wielu spraw nie da się załatwić zdalnie, nawet w COVID>>

Nie ma sprzętu, sieci i narzędzi

Urząd Gminy w Suchym Lesie również pracuje w trybie hybrydowym, cześć pracowników przebywa w urzędzie, część na pracy zdalnej. Joanna Radzięda, radna gminy, uczestniczka Akademii Samorządowej Fundacji Batorego uważa, że rozluźnienie restrykcji i próba powrotu do pracy stacjonarnej spowodowały wysyp zachorowań wśród pracowników. Jednak są przeszkody w pracy zdalnej, które nadal trudno jest pokonać. - Ciągłym problemem technicznym, w zasadzie od marca 2020, jest niedostateczna liczba komputerów służbowych oraz brak możliwości połączenia się z „siecią miejską” z komputerów prywatnych - podkreśla.

Anna Olejniczak, radna gminy Świdwin podkreśla, że praca zdalna w urzędzie, który nie dysponuje odpowiednimi narzędziami technologicznymi ,nie ma najmniejszego sensu. Dokumenty, na których pracują pracownicy urzędu gminy znajdują się w urzędzie, podobnie jak systemy do pracy. Aby efektywnie wykonywać swoją pracę, urzędnik musiałby mieć zdalny dostęp przynajmniej do gminnych systemów teleinformatycznych.

- Małych gmin nie stać na zapewnienie systemów informatycznych do pracy zdalnej. Mowa tu o faktycznej i efektywnej pracy zdalnej - mówi. Gmina Świdwin po pierwszym lockdownie, kiedy stosowano hybrydowy tryb pracy, przywróciła pracę stacjonarną. - Przy zastosowaniu odpowiednich środków bezpieczeństwa - szyby oddzielające interesanta od pracownika urzędu, środki dezynfekcji, maseczki, urząd pracuje normalnie - dodaje.