Mimo szczerych chęci rządu, samorządu i oczekiwań społeczeństwa, są sprawy, do których załatwienia przepisy wymagają bezwzględnie osobistej obecności w urzędzie przed urzędnikiem. I nie da się ich odłożyć „na później”, na przykład urodzenia dziecka czy śmierci, które trzeba zarejestrować.
Do dnia 4 grudnia 2020 r. w urzędach administracji publicznej lub jednostkach organizacyjnych wykonujących zadania o charakterze publicznym kierownicy urzędów administracji publicznej, dyrektorzy generalni urzędów lub kierujący jednostką organizacyjną polecają pracownikom wykonywanie pracy zdalnej, z wyjątkiem jednostek organizacyjnych sądów i prokuratury - czytamy w rozporządzeniu.
Podczas spotkania online samorządowców z premierem Mateuszem Morawieckim padło wyraźnie, że urzędy stanu cywilnego, wydziały spraw obywatelskich, gdzie konieczna jest obecność obywateli nie mogą przejść na pracę zdalną.
W USC nie da się zdalnie
Przepisy prawa, które dotyczą rejestracji stanu cywilnego w Polsce, całkowicie uniemożliwiają pracę zdalną przez pracowników, a na pewno przez kierowników USC. Od 2015 roku dokonuje się rejestracji zdarzeń stanu cywilnego w postaci cyfrowej w systemie teleinformatycznym - rejestrze stanu cywilnego. Jest on prowadzony w sieci wydzielonej, ze względu na politykę bezpieczeństwa i nie ma połączenia z internetem. Z powodów technicznych nie ma więc możliwości pracy zdalnej.
- Główne wydarzenia związane z rejestracją stanu cywilnego, jak rejestracja urodzenia, uznanie ojcostwa, sporządzenie aktu małżeństwa czy zgonu wymagają obecności osób zgłaszających lub tych, których te akty dotyczą – mówi Sławomir Wojciechowski, kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Nowej Soli. Jak jednak dodaje, zarówno w przypadku wiosennego lockdownu, jak i obecnie, urzędy stanu cywilnego nie były zamknięte. Część spraw można zainicjować zdalnie – np. złożyć wnioski online czy papierowe do skrzynki podawczej umieszczonej przed urzędem.
Sekretarz gminy Miedźno Agnieszka Związek przyznaje, że występują sprawy urzędowe, których urzędnicy nie są w stanie uregulować zdalnie. Oprócz zadań, za których realizowanie odpowiedzialny jest Urząd Stanu Cywilnego, wymienia zagrożenia pojawiające się w wydziale inwestycji, podczas realizowania zamówień publicznych.
- Obecne przepisy prawa mówią, iż otwarcie ofert odbywa się w siedzibie zamawiającego. Co prawda nowe przepisy prawa zamówień publicznych dopuszczają możliwość zastosowania formuły wideokonferencji, ale pojawia się pytanie, jak postąpić w przypadku zerwania łącza. Obawiam się, że procedury przetargowe będą się wówczas mocno przeciągały. To z kolei będzie generowały koszty dla gmin - mówi.
Oczekiwania społeczne wciąż barierą załatwiania spraw online
Jak się okazuje, sposób wykonywania pracy przez urzędników jest często podyktowany głównie oczekiwaniami społecznymi wynikającymi z problemów związanych z prawidłowością skompletowania dokumentacji, brakiem podpisu elektronicznego wymaganego w niektórych przypadkach do złożenia dokumentów oraz zaawansowanym wiekiem interesantów, którym dostęp do mediów elektronicznych sprawia trudność.
Jak się dowiadujemy od urzędniczki w Starostwie Powiatowym w Ostrowcu Świętokrzyskim, urząd pracuje w sposób hybrydowy. - To znaczy, że praca odbywa się po części na zasadzie obsługi interesanta drogą telefoniczną, przy pomocy poczty elektronicznej, pocztą tradycyjną, poprzez złożenie do skrzynki podawczej lub osobiście, ale po uprzednim umówieniu terminu wizyty przez telefon - mówi nam jedna z pracujących tam urzędniczek.
- Ludzie obawiają się technologii i np. tego, że za jej pośrednictwem ważne, wrażliwe informacje po prostu wyciekną. To też powoduje, że nie każdą sprawę, zwłaszcza dotyczącą problemów życiowych, mieszkaniec chce omówić telefonicznie, czy przedstawić ją w korespondencji mailowej – dodaje Agnieszka Związek. W przypadku starszych osób bariera technologiczna jest zrozumiała - tacy mieszkańcy wolą spotkania w formule tradycyjnej, a więc bezpośredni kontakt.
Część spraw można „odłożyć na potem”
Urzędy obserwują jednak w ostatnich tygodniach spadek odwiedzin i wpływającej korespondencji. To może oznaczać, że dużo spraw urzędowych można „odłożyć na potem”. - Takim przykładem jest sprawdzenie w urzędzie tego, jak można podzielić działki, czy złożenie wniosku o wydanie zaświadczania o przeznaczeniu działki w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego – mówi Agnieszka Związek.
USC wprowadzają system pracy rotacyjnej i dzielą się na zespoły tak, żeby ograniczyć ryzyko zakażenia. Jak podkreśla Sławomir Wojciechowski, w przypadku wszystkich czynności realizowanych przez administrację publiczną można poczekać, ale jest to niemożliwe w przypadku spraw takich jak urodzenie czy zgon, które urzędnik musi zarejestrować w systemie. Nie ukrywa, że system rotacyjny bardzo mocno obniża wydajność USC, ale jest niezbędny dla zachowania ciągłości pracy. – Paraliż USC, w obrębie którego jest szpital, jest dramatem dla ludzi – podkreśla.
Ze strony zgłaszającego rejestracji urodzenia dziecka można dokonać w urzędzie albo przez internet, wtedy konieczne jest jednak posiadanie:
- profilu zaufanego,
- dowodu z warstwą elektroniczną (e-dowodu),
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Czytaj też: Szykuje się zawieszenie biegu spraw administracyjnych>>
Zdalnie można coś załatwić
Aktualna sytuacja dowodzi, że w urzędzie można bardzo dużo spraw uregulować zdalnie, czyli telefonicznie, mailowo czy w formule wideokonferencji. W urzędzie gminy Miedźno zdalnie można wydać decyzję administracyjną dotyczącą zwrotu podatku akcyzowego czy w sprawie dowodu osobistego, który opatrzony został podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Można porozmawiać na temat sposobu segregowania odpadów, dowiedzieć się, jakiej wysokości jest podatek od nieruchomości lub gruntowy. - W takiej formule można również uzyskać informację związaną z tym, jak i kiedy należy złożyć wniosek o 500+.
W starostwach jedynie wydziały komunikacji nie mają możliwości pracy na systemach informatycznych w sposób zdalny, bo ich praca oparta jest na centralnych rejestrach, do których dostęp jest jedynie z miejsca pracy i odbywa się ona na odpowiednio zabezpieczonym sprzęcie komputerowym.
W Referacie Rejestracji Pojazdów osobiście należy się stawić dla załatwienia następujących spraw:
- odbioru stałego dowodu rejestracyjnego i karty pojazdu,
- odbioru wtórników dokumentów komunikacyjnych,
- odbioru zamówionych wtórników tablic rejestracyjnych,
- czasowego wycofania pojazdu z ruchu,
- nadania cech identyfikacyjnych.
W Referacie do spraw Praw Jazdy, po pozytywnej weryfikacji dokumentów, osobiście należy zgłosić się w celu przedstawienia oryginałów dokumentów oraz:
- odbioru prawa jazdy (dot. również wtórnika prawa jazdy/zwrot zatrzymanego prawa jazdy) - w niektórych sytuacjach możliwe jest przesłanie prawa jazdy pocztą,
- odbioru profilu kandydata na kierowcę (istnieje możliwość wysłania mailem),
- złożenie wniosku o wydanie zezwolenia na prowadzenie pojazdów uprzywilejowanych,
- doręczenie opłaty po zdanym egzaminie (może być mailem lub pocztą),
- odbiór międzynarodowego prawa jazdy.
Zdalnie można wnioskować
W Referacie Rejestracji Pojazdów za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej lub platformy ePUAP istnieje możliwość złożenia wniosków o: rejestrację pojazdu, jego przerejestrowanie i wyrejestrowanie pojazdu. Można też w ten sposób dokonać zawiadomienia o zbyciu, nabyciu pojazdu, złożenia wniosku o wtórnik dokumentów czy wtórnik tablic rejestracyjnych.
W Referacie do spraw Praw Jazdy za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej lub platformy ePUAP możliwe jest złożenie wniosku o wydanie profilu kandydata na kierowcę, o wydanie prawa jazdy i wtórnika prawa jazdy, o wymianę prawa jazdy i przedłużenie jego ważności. Możliwe też jest w ten sposób złożenie wniosku o zwrot zatrzymanego prawa jazdy, o przywrócenie uprawnień do kierowania pojazdami, o wymianę czy wydanie zagranicznego prawa jazdy.
Zaniedbania sprzętowe i wyzwanie technologiczne dla samorządów
Samorządy w dobie COVID stanęły przed nowym wyzwaniem. Po pierwsze wiązało się ono z problemami stricte technicznymi - systemy informatyczne w wielu urzędach nie były dostosowane do uwarunkowań pandemii. - Serwery były przeciążone, łącza internetowe zawieszały się, a komputery zawodziły – podkreśla Agnieszka Związek. Jak dodaje, koszty dostosowania pracy urzędu do standardów technologicznych w dobie pandemii były i wciąż są wysokie, a usługi internetowe oraz zdalne platformy w ostatnim czasie bardzo podrożały, tak samo jak sprzęt i oprogramowanie komputerowe. Wciąż występują też problemy natury technicznej. - Wyzwaniem jest zsynchronizowanie rożnych programów, z których korzystamy, czy umieszczenie ich w tzw. „chmurze” - zaznacza.
Zdaniem Sławomira Wojciechowskiego, lata zaniedbań dotyczące finansowania zadań zleconych w zakresie nie tylko USC, ale także dowodów osobistych, ewidencji ludności, paszportów itp., doprowadziły do tego, że samorządy nie są przygotowane technicznie do realizacji tych zadań zdalnie. – Zawsze byliśmy niedofinansowani, dotacje celowe nie wystarczały, a sprzęt, jakim się posługują urzędy, jest w krytycznym stanie – mówi. Nie wyobraża sobie, z jakich środków można by było zakupić laptopy, na których urzędnicy mogliby pracować. Problemem byłoby też przygotowanie „domowych” sprzętów urzędników i przystosowanie ich do pracy siłami gminnych informatyków.
Sławomir Wojciechowski jest też zdania, że eksperci od zabezpieczeń nie zgodziliby się na to, żeby dostęp do rejestrów państwowych został odblokowany i przeniesiony do domów urzędników. – To kwestie bezpieczeństwa, bo np. przejęcie danych z rejestru stanu cywilnego byłoby gigantycznym zagrożeniem dla wszystkich obywateli, których dane są tam zawarte – zaznacza.
Propozycje uproszczeń od kierowników USC
Kierownicy USC zrzeszeni w Ogólnopolski Porozumieniu Organizacji Samorządowych już od kliku lat składają postulaty, jak można uprościć i odformalizować procedury rejestracji stanu cywilnego. Swoje propozycje uwzględniające sytuacje wywołaną wirusem przesłali do resortu cyfryzacji już wiosną. Obejmowały one między innymi wykorzystanie komunikacji elektronicznej w procesach rejestracji stanu cywilnego.
Jak nam mówią, niestety do dzisiaj nikt ze strony rządu nie podjął się nawet rozmów na temat tych opracowań. A bardzo im zależy, aby współpraca w tym zakresie była jak najbardziej efektywna, i by móc wykorzystać możliwości technologii informatycznych.
Niezbędne jest także spowodowanie aby instytucje, które masowo korzystają z danych zawartych w rejestrze stanu cywilnego np. ZUS, sądy nie obarczały obowiązkiem dostarczenia im odpisów aktów stanu cywilnego obywateli lecz same się kontaktowały elektronicznie (poprzez ePUAP) z urzędami stanu cywilnego. Nadal bowiem dostarczają je ludzie, zwiększając w ten sposób rozprzestrzenianie się wirusa.
Zobacz też i uzupełnij nasz katalog spraw, które można w urzędzie załatwić zdalnie oraz kiedy trzeba stawić się osobiście
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Linki w tekście artykułu mogą odsyłać bezpośrednio do odpowiednich dokumentów w programie LEX. Aby móc przeglądać te dokumenty, konieczne jest zalogowanie się do programu. Dostęp do treści dokumentów w programie LEX jest zależny od posiadanych licencji.
